Rammeavtale på arbeidstøy til helse og oppvekst

Oppdragsgiver Innherred Anskaffelser KO (tidligere Innherred Innkjøp) ble etablert 01.01.2019 og er et kommuneoppgavefelleskap mellom 11 kommuner. Formålet med samarbeidet er å gjennomføre rasjonelle, forsvarlige og effektive anskaffelser på vegne av kommunene. Oppdragsgivers kontaktperson er: Julie Sandnes Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen via konkurransegjennomføringsverktøyet. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder tilbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. Anskaffelsens formål Rammeavtalen omfatter levering av arbeidsbekledning, utebekledning, arbeidssko, annet arbeidsrelatert fottøy og tilhørende produkter til ansatte innen helse-, omsorgs- og oppvekstsektoren i de deltakende kommunene. Formålet med rammeavtalen er å sikre tilgang til funksjonell, robust og årstidsriktig bekledning og fottøy som støtter de ansattes arbeidshverdag gjennom hele året. Samtidig skal avtalen bidra til enklere bestilling, bedre styring av sortiment og mer likebehandling på tvers av kommuner og enheter. Sortimentet skal dekke arbeid gjennom hele året og under varierende vær-, temperatur- og arbeidsforhold. Dette omfatter blant annet produkter til ansatte i barnehage, skole, SFO, hjemmetjeneste, institusjon, miljøtjeneste og andre relevante kommunale enheter. Disse brukergruppene har andre behov enn teknisk sektor når det gjelder funksjon, passform, sortiment og bestillingsform. Det er derfor valgt å gjennomføre en egen anskaffelse for dette området. Avtalen omfatter produktleveranser, bestillingsløsning, kundeservice, størrelsesveiledning, prøveordning, levering, retur, reklamasjon, produktdata, rapportering og øvrige tjenester som er nødvendige for effektiv bruk av avtalen. Leverandørene bør være kjent med at anskaffelsen skal dekke flere kommuner og ulike tjenesteområder, og at det derfor er behov for en løsning som fungerer både for løpende bestilling og for brukere som har behov for utprøving og veiledning ved valg av størrelse og passform. Avtalen skal inngås med én leverandør som skal være totalansvarlig for hele leveransen. Leverandøren kan benytte underleverandører og samarbeidspartnere, men skal være fullt ansvarlig overfor oppdragsgiver for: Alle produkter som leveres Bestillingsløsningen Produktinformasjon Avtalte priser og rabatter Levering og transport Kundeservice Prøving og størrelsesveiledning Retur, bytte og reklamasjon Rapportering Kontraktsoppfølging Miljøforpliktelser Oppfølging av leverandørkjeden Kommunene i avtalen har ulike lokale særavtaler og det vil være variasjon i hvilke produkter hver kommune vil kjøpe for sine ansatte. Behovene i sortimentet kan endre seg dersom kommunenes lokale særavtaler endres. Anskaffelsens omfang og verdi Kontraktens verdi estimeres til ca. kr 8 620 000 eks. mva. per år, som gir en antatt samlet kontraktsverdi på ca. kr 34 480 000 eks. mva. for hele rammeavtalens varighet. Estimatet er basert på innhentede opplysninger om antall ansatte innen aktuelle tjenesteområder i deltakerkommunene, samt en beregnet årlig gjennomsnittsverdi på kr 2 000 eks. mva. per ansatt. Beløpet er benyttet som et beregningsteknisk grunnlag for estimering av kontraktsverdien. Faktisk uttak vil kunne variere betydelig mellom kommunene og mellom ulike tjenesteområder, blant annet som følge av innholdet i lokale særavtaler, ulike behov for arbeidstøy og ulike budsjettmessige prioriteringer. Flere av kommunene er imidlertid i prosess med å utarbeide eller revidere lokale særavtaler knyttet til arbeidstøy, og det foreligger derfor betydelig usikkerhet knyttet til både antall brukere av avtalen og forventet uttak. Kontraktens maksimale verdi settes til kr 40 000 000 eks. mva. Det gjøres oppmerksom på at oppgitt verdi er et estimat og ikke medfører kjøpsforpliktelser for oppdragsgiver eller rettigheter for leverandør. Faktisk omfang kan bli både høyere og lavere enn estimert innenfor kontraktens maksimale verdi. Antall ansatte per kommune i helse og oppvekst Levanger kommune: 1000 Verdal kommune: 500 Inderøy kommune: 150 Steinkjer kommune: 850 Snåsa kommune: 150 Namsos kommune: 1000 Grong kommune: 280 Høylandet kommune: 175 (opsjon) Lierne kommune: 95 Røyrvik kommune: 50 Flatanger kommune: 60 (opsjon)Hovedtrekkene i prosedyrenAlle interesserte leverandører kan levere tilbud gjennom Hyyr. Konkurransen har ingen prekvalifiseringsfase. Tilbudene evalueres direkte, og det er ikke adgang til dialog eller forhandlinger utover mindre avklaringer og korrigeringer av tilbudene. Leverandøren oppfordres på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter i kommunikasjonsmodulen i Hyyr.