Reisebyråtjenester
- Frist
- Nov 30,24 dager igjen
- Tildeling
- Pris 40 %
Brief
Norsk Tipping AS trenger en helhetlig reisebyråtjeneste med digital portal for bestilling, endring og avbestilling av forretningsreiser og gruppe-/avdelingssamlinger. Leveransen omfatter særlig fly, hotell, tog, leiebil og møterom, samt større samlinger og enkelte gruppereiser til utlandet. Anslått normalårsvolum er 4–5 millioner kroner for forretningsreiser og 1–2 millioner kroner for samlinger. Konkurransegrunnlaget anslår totalverdien til 30 millioner kroner ekskl. mva. over fire år, mot en maksimalverdi på 35 millioner kroner . Leverandøren må tilby utslippsrapportering, miljøvennlige hotellvalg og sporing av reisende som absolutte krav. Tilbudet skal også beskrive fastpris for forretningsreiser, som gjelder innenfor et omfangsavvik på ±10 % .
Reisebyrå- og turisttjenester
Egne vurderingskriterier
Få svar på bid/no-bid-kriteriene deres
Sett dem opp én gang, så svarer Cobrief i hvert anbud
Skal dere gi tilbud?
Agenten setter opp tilbudet og skriver førsteutkastet. Gratis i 14 dager.
Kvalifikasjonskrav
Beskrivelse
Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak.
Dokumentasjonskrav
Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Dersom leverandøren har dokumentert firmaattest via eBevis er det ikke nødvendig å legge ved dokumentasjon i pdf/tilsvarende.
Kilde
Ingen kilde funnet i dokumentene. Sjekk kravet mot konkurransegrunnlaget.
Beskrivelse
Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. innbetaling av skatt og merverdiavgift.
Dokumentasjonskrav
Norske selskaper: Skatteattest for skatt og merverdiavgift. Attest for skatt og merverdiavgift leveres av Skatteetaten og kan bestilles via Altinn. Utenlandske selskaper: Skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Dersom deres myndigheter ikke utsteder slike dokumenter, skal leverandøren legge ved en erklæring om at skatter og merverdiavgift er betalt. Erklæringen skal være bekreftet og signert av bedriftens økonomiansvarlige og revisor. Dokumentene skal foreligge innen fristens utløp, og skal ikke være eldre enn 6 måneder fra tilbudsfristens utløp. Dersom leverandøren har dokumentert skatteattest via eBevis er det ikke nødvendig å legge ved dokumentasjon i pdf/tilsvarende.
Kilde
Ingen kilde funnet i dokumentene. Sjekk kravet mot konkurransegrunnlaget.
Beskrivelse
Leverandøren skal ha tilfredsstillende økonomi.
Dokumentasjonskrav
Resultatregnskap og balanse m/noter, samt årsberetning og revisors beretning for siste år. I tillegg kreves kontantstrømoppstilling for de selskap som plikter å sette opp dette. Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfristens utløp. Dersom det er mer enn 6 måneder siden balansedag for siste årsregnskap, skal delårsregnskap vedlegges. Eventuelle andre opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall. Dersom leverandøren av saklige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon Norsk Tipping har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. Dersom leverandøren har slik saklig grunn, skal han ta skriftlig kontakt med Norsk Tipping for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres.
Kilde
Ingen kilde funnet i dokumentene. Sjekk kravet mot konkurransegrunnlaget.
Beskrivelse
Leverandøren skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne og kapasitet innenfor de områdene som etterspørres.
Dokumentasjonskrav
Oversikt over leverandørens totale bemanning samt kapasitet på alle typer roller som selskapet råder over innenfor de områdene som etterspørres (oversikten skal vise bemanning/kapasitet pr. rolle).
Kilde
Ingen kilde funnet i dokumentene. Sjekk kravet mot konkurransegrunnlaget.
Tildelingskriterier
Beskrivelse
Kvalitet vil bli vurdert basert på kravene R005 – R017 i kravspesifikasjonen. Disse kravene er "B-krav" (viktige og prioriterte krav) og vil bli scoret. Leverandørens besvarelse skal beskrive, illustrere eller forklare hvordan løsningen ivaretar det spesifikke kravet. Presise, tydelige og konkrete svar vil gi høyere score.
Delkriterier
- Funksjonalitet reisebestilling
Norsk Tipping ønsker en løsning som automatisk kommer med forslag til mer klimavennlige reisealternativer hvis dette er tilgjengelig, gjerne støttet opp av en oversikt over konkret utslipp tilknyttet de forskjellige alternativene som presenteres. Integrering av Norsk Tipping sin reisepolicy i reisebestillingsløsningen slik at velges det reiser som ikke er i tråd med policy må dette begrunnes. Leverandør skal beskrive de ulike mulighetene som finnes i bestillingsløsningen, gjerne med illustrasjoner.
- Bestillingsportal
Tilbyders bestillingsportal skal være tilgjengelig på alle nettbaserte plattformer (PC, smarttelefon, nettbrett), ha responsivt design og være enkel og intuitiv å bruke. Det må være mulig å bestille og endre reiser og hotell på alle plattformer. Leverandøren skal beskrive reisebestillingsportalen og hvilke funksjoner den ivaretar, samt hvordan rettigheter og tilganger administreres. Funksjonaliteten skal være implementert og i ordinær drift ved tilbudsfrist. En enkel brukerveiledning med skjermbilder og hvordan UU-prinsipper er ivaretatt bes også.
- Reisebestilling enkeltpersoner
Beskriv kort hvordan den enkelte ansatte i Norsk Tipping kan opprette sin profil og bestille reiser for seg selv (fly, hotell, tog, leiebil, buss, osv.). Beskriv hvilke verktøy og tjenester som tilbys.
- Reisebestilling gruppereiser
Norsk Tipping har ved enkelte anledninger behov for å bestille gruppereiser i inn- og utland på vegne av flere i selskapet. Beskriv hvordan brukerne kan gjøre bestillinger for andre i organisasjonen. Hvilke muligheter og begrensninger som finnes; antall, tilgangsstyring, etc. Beskriv hvilke verktøy og tjenester som tilbys.
- Reisebestilling utenfor NT
Norsk Tipping bestiller årlig ca. 20 reiser for gjester og personer som ikke har profil eller et ansettelsesforhold til Norsk Tipping AS. Leverandøren bes beskrive hvordan denne tjenesten kan løses via sin nettportal av en bruker (ansatt).
- Hotelltilbud
Norsk Tipping ønsker et bredest mulig hotelltilbud. Leverandøren bes beskrive booking- og valgmuligheter, kart, miljøsertifisering, vurderinger etc. Beskriv også tilfang og hvordan det fungerer. Tilbys hoteller fra tredjeparter, som ikke ligger i vanlige Global Distribution Systems?
- Booking av møterom
Norsk Tipping ønsker i størst mulig grad en selvbetjeningsløsning for booking av møterom. Beskriv hvordan enkel møteromsbestilling håndteres, responstid fra bestilling til ferdigstillelse, online løsninger som forenkler og sparer tid, og avbestillingsbetingelser.
- Bestilling av Gruppe/avdelingssamlinger
Norsk Tipping ønsker i størst mulig grad en selvbetjeningsløsning for booking av gruppe/samlinger utenfor selskapets lokaler. Beskriv hvordan en slik bestilling håndteres, responstid fra bestilling til ferdigstillelse, online løsninger som forenkler og sparer tid, og avbestillingsbetingelser.
- Tilbudsoppsett
Leverandøren skal gi et oversiktlig og spesifisert tilbud med kostnadsoverslag som svar på en forespørsel fra Norsk Tipping. Gi et eksempel på hvordan dette overleveres kunden med utgangspunkt i en avdelingssamling for 100 personer med fysisk tilstedeværelse, lunsj til lunsj, møterom, overnatting og servering. Tilbudet må inneholde de ulike elementer for å løse et slikt arrangement. Besvarelse merkes med R013.
- Betalingsformer og reiseoppgjør
Norsk Tipping ønsker en fleksibel løsning på betalingsform og reiseoppgjør, og har i dag en faktura-løsning for de fleste reiser som primært ønskes videreført. Leverandøren bes beskrive hvilke betalingsformer som kan tilbys (kredittkort, reisekonto, fakturaløsninger), hvilke som anbefales og hvorfor. Beskriv hvordan reiseoppgjørstransaksjoner håndteres for Norsk Tipping, mulighet for eksport og import til økonomisystem/reiseoppgjørssystem, og hvordan oppgjøret håndteres av den ansatte/reisende.
- Sporing og varsling
Norsk Tipping har behov for muligheten til å innhente informasjon og oversikt over sine ansatte på reiser. Tjenesten skal være tilgjengelig for utvalgte personer i selskapet. Leverandøren bes beskrive hva tjenesten inneholder, hvordan sikkerhet og sporing av reisende håndteres, og rutiner for varsling ved alvorlige hendelser.
- Kommunikasjon med reisende
Det er viktig at den reisende får rask informasjon om endringer og hendelser underveis. Beskriv hvordan kommunikasjon med den reisende håndteres, og hvilke verktøy og tjenester som tilbys. Temaer som bør beskrives inkluderer kundesenter, åpningstid, varsling ved forsinkelser/kanselleringer, endring av reisen mv. elektroniske assistenter, og bistand/tjenester knyttet til kompensasjon ved forsinkelser/kanselleringer.
Kilde
Ingen kilde funnet i dokumentene. Sjekk vekten mot konkurransegrunnlaget.
Beskrivelse
I tildelingskriteriet pris skal leverandøren opplyse sine priser i bilag 7 (del 2) - Prismatrise. I evalueringen av tildelingskriteriet pris vil leverandørens årlige totalpris samt timepris for prosjektledelse legges til grunn. Norsk Tipping ber om en fastpris/management fee for forretningsreiser i henhold til Bilag 7 del 2, arkfane 1A. Fastprisen skal gjelde innenfor +/- 10 % avvik. Leverandøren bes beskrive hvilke betingelser som gjelder ved over- /underforbruk i forhold til omfanget som ligger til grunn. Leverandøren bes beskrive hva som er inkludert i årlig fastpris, og hvilke tilbudte tjenester som er utenfor. Disse prisene må fremgå i Bilag 7 (del 2). Alle priser innen forretningsreiser skal oppgis i de respektive regnearkfanene (1A – Priser og 1B – Andre tjenester) i Bilag 7 (del 2).
Kilde
Ingen kilde funnet i dokumentene. Sjekk vekten mot konkurransegrunnlaget.
Beskrivelse
Norsk Tipping har vurdert hvordan klima- og miljøhensyn mest effektivt kan ivaretas i anskaffelsen, jf. anskaffelsesloven § 5b andre ledd. Anskaffelsen gjelder reisebyråtjenester knyttet til blant annet bestilling og administrasjon av forretningsreiser, herunder fly, hotell, tog og leiebil, samt tjenester knyttet til kurs og samlinger. Norsk Tipping har foretatt en konkret vurdering av hvor klima- og miljøbelastningen knyttet til anskaffelsen oppstår, og hvilke deler av leveransen leverandøren gjennom reisebyråtjenesten har mulighet til å påvirke. På denne bakgrunn er det valgt å stille konkrete og forpliktende klima- og miljøkrav som minimumskrav (A-krav) i kravspesifikasjonen, fremfor å benytte klima og miljø som tildelingskriterium. Kravene er rettet mot klima- og bærekraftrapportering, rapporteringsløsning i portal og tilgang til miljøvennlige hoteller. Kravene innebærer at leverandøren som tildeles kontrakten, må oppfylle det fastsatte miljønivået, og kravene vil være kontraktsforpliktende i avtaleperioden. Norsk Tipping vurderer at denne innretningen gir bedre klima- og miljøeffekt enn å benytte klima og miljø som tildelingskriterium. Et tildelingskriterium vil innebære en relativ vurdering av forskjeller mellom tilbudene og sikrer ikke i seg selv at leverandøren som tildeles kontrakten, oppfyller et bestemt minimumsnivå. Ved å stille kravene som absolutte minimumskrav sikres det derimot at alle tilbud som kan danne grunnlag for kontrakt må oppfylle det fastsatte miljønivået. For denne anskaffelsen vurderes dette som særlig relevant fordi klima- og miljøbelastningen i hovedsak oppstår ved de underliggende reise- og overnattingstjenestene, mens reisebyråleverandørens påvirkningsmulighet først og fremst ligger i hvordan disse alternativene presenteres, tilgjengeliggjøres og følges opp gjennom reisebyråtjenesten. En vesentlig del av klima- og miljøbelastningen knyttet til reisevirksomheten oppstår ved gjennomføringen av de underliggende transport- og overnattingstjenestene. Reisebyråleverandøren er formidler av disse tjenestene og har ikke selv direkte kontroll over eksempelvis flyselskapenes transportmidler, utslippene fra den enkelte flyreise eller hotellenes drift og energibruk. Reisebyråleverandøren har imidlertid innflytelse over hvordan tilgjengelige reise- og overnattingsalternativer presenteres og gjøres tilgjengelige for Norsk Tippings reisende, hvilken klima- og miljøinformasjon som er tilgjengelig på bestillingstidspunktet, hvordan Norsk Tippings reisepolicy understøttes i bestillingsløsningen, samt hvilken informasjon og rapportering Norsk Tipping mottar for å følge opp klima- og miljøbelastningen fra reisevirksomheten. Kravene har direkte tilknytning til reisebyråtjenesten og til hvordan tjenesten skal leveres og benyttes gjennom avtaleperioden. Kravspesifikasjoner kan omfatte miljøegenskaper og forhold gjennom leveransens livssyklus, men kravene skal ha tilknytning til leveransen og stå i forhold til anskaffelsens formål og verdi. Etter en samlet vurdering mener Norsk Tipping derfor at de konkrete klima- og miljøkravene i kravspesifikasjonen vil gi bedre klima- og miljøeffekt enn bruk av tildelingskriterier alene. Valget er dermed i samsvar med anskaffelsesloven § 5b andre ledd.
Kilde
Ingen kilde funnet i dokumentene. Sjekk vekten mot konkurransegrunnlaget.
Tidligere vinnere
Hvem konkurrerer dere mot?
Leverandørene som har vunnet lignende kontrakter hos Norsk Tipping AS
Fra kunngjøringen
Formålet med anskaffelsen er å inngå avtale om reisebyråtjenester som ivaretar Norsk Tippings behov for forretningsreiser og gruppe-/avdelingssamlinger. Norsk Tipping har behov for en helhetlig og effektiv løsning for administrasjon og bestilling av forretningsreiser samt gruppe- og avdelingssamlinger. Løsningen skal omfatte reisebyråtjenester og en digital bestillingsportal som gjør det enkelt for ansatte å planlegge, bestille, endre og avbestille reiser. Med forretningsreiser menes alle typer reiser, med hovedvekt på fly, hotell, tog, leiebil og enkle møterom i forbindelse med reiser for enkeltpersoner og mindre grupper. Med gruppe/avdelingssamlinger menes reise/overnatting/møtefasiliteter for større grupper. Norsk Tipping har i tillegg ved enkelte anledninger behov for bistand til bestilling og administrasjon av gruppereiser til utlandet på vegne av flere ansatte. Beskrivelsen av behovet er ikke uttømmende. Et normalår for forretningsreiser vil anslagsvis ha en omsetning på ca. 4–5 MNOK, mens gruppe- og avdelingssamlinger vil ha en omsetning på ca. 1–2 MNOK. Dette fordeler seg forholdsvis jevnt utover året, med noe overvekt av aktivitet i andre halvår.
Kontakt
Midtdal, Tonjee-post@norsk-tipping.no- Konkurranse · RammeavtaleType
- InnlandetLokasjon
- 63510000HovedkodeReisebyrå og lignende tjenester
- 63000000Hjelpevirksomhet i forbindelse med transport; reisebyråvirksomhet63500000Reisebyrå-, turoperatør- og turistveiledningstjenester63511000Organisering av pakkereiser63512000Salg av billetter og pakkereisetjenester63515000Reisetjenester