Sähköisen arkistointipalvelun (Flex/eArkisto) hankkiminen suorahankintana

Oikeusrekisterikeskus (tässä ilmoituksessa myös ”ORK” ja ”hankintayksikkö”) on hankkinut sähköisen arkistointipalvelun (Flex/eArkisto) valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtorilta, jonka palveluntuottajana hankinnassa toimii Vivicta Oy. Valtori on ilmoittanut ORK:lle 12.6.2026 päättävänsä kyseisen palvelun tarjoamisen asiakkailleen. ORK on kilpailuttanut Oikeusministeriön hallinnonalan yhteisen säilytysratkaisun (ORK/264/2025, jäljempänä ”SARA”), jonka tarkoituksena on korvata myös hankintayksikön käytössä oleva sähköinen arkistointipalvelu. Uusi palvelu ei ole kuitenkaan automaattisesti käyttöönotettavissa, vaan se vaatii erillisen toimitus- ja käyttöönottoprojektin sekä aineistojen siirtämisen käytössä olevasta ratkaisusta uuteen. SARA-järjestelmän lopullinen soveltuvuus sähköisen arkistointipalvelun korvaamiseen varmistuu lisäksi vasta toimitusprojektin kuluessa, jolloin korvaava ratkaisu voidaan myös joutua vielä kilpailuttamaan markkinoilta. ORK arvioi korvaavan ratkaisun käyttöönoton olevan mahdollista aikaisintaan vuoden 2027 lopussa. Hankinnan kohteena on Flex/eArkisto-palvelun hankkiminen siirtymäajaksi, kunnes uusi korvaava ratkaisu on käyttöönotettu ja aineistot siirretty. Hankinta on väliaikaisratkaisu, jolla mahdollistetaan hallittu siirtymä kohti uutta palveluratkaisua. Hankinnan ennakoitu kokonaisarvo on enintään 1 050 000 euroa (alv 0 %). Hankinnasta solmitaan vuoden määräaikainen sopimus, joka on voimassa 1.1.2027-31.12.2027. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Hankintayksikkö ostaa palvelun Valtorilta nykyisen sopimuksen kautta palvelun tarjoamisen päättymiseen eli 31.12.2026 saakka. Hankintaan sisältyy lisäksi kaksi (2) optiota, jotka on kuvattu tarkemmin ilmoituksen osioissa "Kuvaus lisähankintamahdollisuuksista" ja "Sopimuksen optiokausien kuvaus". Hankintayksikkö toteaa, että siirtymäjärjestelyn kestoon vaikuttaa olennaisesti se, että korvaavassa ratkaisussa on kyse laajasta palvelukokonaisuudesta, jonka toimitus ja käyttöönotto sekä palvelun operatiivinen siirtymä on toteutettava hallitusti ja jonka kokonaisaikatauluun liittyy väistämättä epävarmuustekijöitä. Hankintaa ei kuitenkaan jatketa pidempään kuin on välttämätöntä. Suorahankinta on näin ollen rajattu välttämättömään siirtymäaikaan ja järjestetty siten, että uuteen palveluun voidaan siirtyä ilman palveluiden keskeytymistä, josta aiheutuisi vakavaa haittaa oikeushallinnon viranomaisen palvelutuotannolle.