„Servicii de organizare evenimente”, din cadrul proiectului “Sprijin pentru structura de coordonare a fondurilor europene - SEP”, cod SMIS 318850

Scopul contractului de servicii este acela de a încheia o înțelegere scrisă între autoritatea contractantă/beneficiar și un ofertant clasat pe primul loc în urma aplicării criteriului de atribuire - cel mai bun raport calitate/preț, conform detalierii din caietul de sarcini, în vederea stabilirii elementelor și condițiilor care vor guverna contractul de servicii ce urmează a fi implementat. Anticipăm că, contractul de servicii va demara în semestrul II al anului 2025 (estimat noioembrie 2025), iar perioada de implementare va fi de 48 de luni, dar nu va putea depăși maxim data de 15.11.2029. Obiectivul contractului de servicii este prestarea de servicii de organizare evenimente care pot fi mobilizate în timp util, de regulă în 15 zile lucrătoare de la semnarea Contractului de servicii/ de la Solicitarea de prestare a serviciilor de organizare eveniment a Beneficiarului. Prin mobilizare se înțelege totalitatea activităților pe care trebuie să le realizeze Prestatorul pentru a organiza evenimentele/evenimentul în condițiile din caietul de sarcini, de la momentul semnării contractului de servicii/ de la Solicitarea de prestare a serviciilor de organizare eveniment a Beneficiarului, până în ziua derulării evenimentului. Valoarea estimată a contractului de servicii este: 3.953.576,00 lei, fără TVA. În cadrul contractului se vor organiza un număr estimat de 70 de evenimente, cu următoarele caracteristici indicative: Eveniment tip 1: eveniment /reuniune /grup de lucru, ce se desfasoară în Bucuresti, durata 1 zi/fiecare; total estimat 57 de evenimente, cu participarea unui număr mediu estimat de 58 persoane/eveniment. În general, se vor organiza trimestrial, grupate în 3 evenimente consecutive, cu durata 1 zi fiecare. În mod exceptional, poate fi solicitată și organizarea unor evenimente singulare. Eveniment tip 2: eveniment/sesiune de instruire /reuniune, ce se va organiza în staţiuni montane – judeţele Braşov, Prahova şi/sau litoral, judeţul Constanţa, durata 3 zile/fiecare eveniment (durata de 2,5 zile şi 3 nopţi de cazare, din care o cazare si o cina - ante-eveniment); total estimat 13 evenimente/sesiuni de instruire /reuniuni, cu participarea unui număr mediu estimat de 30 persoane/eveniment. Numărul estimat de participanți pentru fiecare eveniment este aproximativ, numărul efectiv al participanților putând fi mai mic sau mai mare decât acesta. Numărul de participanți va fi comunicat operatorului economic cu cel puțin trei zile lucrătoare înaintea desfășurării evenimentelor. Garanția de participare: nu se solicită. Garanția de bună execuție: În conformitate cu prevederile art. 154 alin. (3) și alin (4) din Legea nr. 98/2016, cu modificările și completările ulterioare se stabilește valoarea garanției de bună execuție prin raportare la durata de 48 de luni a contractului precum și la complexitatea contractului într-un cuantum corespunzător unui procent de 2,5 % din valoarea contractului fără TVA. Operatorii economici participanți la procedura de atribuire a contractului de servicii vor avea în vedere faptul ca va fi necesară oferirea a cel puțin 2 (două) variante de locuri de derulare a evenimentelor din aceeași categorie de stele ca la atribuirea contractului, iar pentru fiecare dintre locațiile propuse se va menționa același număr de locuri de parcare ofertat la atribuirea contractului. Atât categoria de stele ofertată pentru locații cât și numărul de locuri de parcare ofertat la atribuirea contractului vor rămâne neschimbate pe toată perioada de implementare a contractului de servicii. Nu pot fi depuse oferte alternative. Legislația aplicată • OMIPE nr. 555/24.03.2025 privind atribuirea contractelor de achiziție publică organizate prin procedură proprie. (Scurta descriere: Prezentele norme interne au drept scop stabilirea cadrului general și a etapelor procedurale proprii pentru atribuirea contractelor de achiziție publică/acordurilor-cadru ce au ca obiect servicii sociale ori alte servicii specifice din categoria celor incluse în anexa nr. 2 la Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare, denumită în continuare lege. Responsabilii de evaluare au obligația de a stabili care sunt clarificările şi completările formale sau de confirmare necesare pentru evaluarea fiecărei oferte, precum și perioada de timp acordată pentru transmiterea acestora.) Modul de prezentarea documentelor care însoţesc oferta: Documentele de calificare, propunerea tehnică și propunerea financiară vor fi transmise la adresa de e-mail: mirela.zoia@mfe.gov.ro. Oferta financiară se va prezenta conform Formularului nr. 4 împreună cu detalierea prețurilor prevăzute in caietul de sarcini (anexa la formular). Toate cerințele din caietul de sarcini sunt minime și obligatorii, iar nerespectarea uneia dintre cerințe va duce automat la declararea ofertei ca fiind neconformă. Se va prezenta în cadrul propunerii tehnice și Formularul 3. Nu vor fi acceptate oferte parțiale, ci doar oferte complete, care satisfac toate cerințele prezentei documentații. Documentele prezentate intr-o alta limbă decât limba româna vor fi însotite de traducerea autorizată. Data limită pentru depunerea ofertei: 20.10.2025, ora 23:59, la adresa de e-mail: mirela.zoia@mfe.gov.ro. Data limită pentru transmiterea solicitărilor de clarificări: 20 zile inainte de termenul limita de depunere. Data la care autoritatea contractantă va răspunde consolidat la solicitările de clarificări: minim 10 zile inainte de termenul de depunere. Toate informatiile privind participarea la prezenta procedura precum si setul de documente aferente se regasesc pe site-ul MIPE (https://mfe.gov.ro/invitatii-de-participare/) la sectiunea Interes Public/Achizitii publice/Invitatii de participare. Toate clarificarile/modificarile la documentatia de atribuire se vor publica pe site-ul MIPE, in aceeasi sectiune. Ca atare operatorii economici interesati vor consulta site-ul MIPE pentru informatii complete legate de prezenta procedura.