Siirtymäajan suorahankinta talous-, palkkahallinto- ja ohjelmistopalveluista

Porin kaupungin (hankintayksikkö) käyttämät talous-, palkka- ja ohjelmistopalvelut sekä pääosin näihin liittyvät järjestelmät on tähän saakka tuotettu Numera Palvelut Oy:n (ent. Sarastia Oy:n) toimesta, jonka kanssa Porin kaupungilla on ollut sidosyksikköasemaan perustuva sopimus. Sopimuksen asema on kuitenkin muuttunut kahdesta syystä: 1. Markkinaoikeuden ja korkeimman hallinto-oikeuden ratkaisujen perusteella Numera Palvelut Oy ei enää täytä julkisia hankintoja ja käyttöoikeussopimuksia koskevan lain (1397/2016) eli ns. hankintalain mukaisia sidosyksikön edellytyksiä, koska kaikilla kunta-asiakkailla ei ole ollut yhtiöön riittävää määräysvaltaa, ja omistuspohjan muututtua yhtiö on irtautunut sidosyksikköasemasta lopullisesti. Palveluja ei voida hankkia enää aiemman sidosyksikkösopimuksen perusteella ilman uutta hankintamenettelyä. 2. Administer Oyj on ostanut Numera Palvelut Oy:n (ent. Sarastia Oy:n) kunta-asiakkaiden talous-, palkka- ja ohjelmistopalveluliiketoiminnan. Liiketoimintakaupan hyväksymistä koskeva KKV:n päätös on saanut lainvoiman. Numera Palveluiden kunta-asiakkuudet ja niitä koskevat sopimukset siirtyvät Administerille 1.4.2026. Koska uusi palveluntuottaja, jolle sidosyksikköhankintana tehty sopimus siirtyy, on markkinoilla toimiva yhtiö, ei palveluiden jatkaminen ilman uutta hankintamenettelyä ole mahdollista. Tuomioistuinratkaisujen ja Administer Oyj:n liiketoimintakaupan jälkeen on selvää, että Numera Palvelut Oy ei enää täytä hankintalaissa määrättyjä, sidosyksikköä koskevia edellytyksiä. Kuntien on joko kilpailutettava talous-, palkka- ja ohjelmistopalvelujen toteuttamiseksi tarvittavat hankinnat tai järjestettävä ne muulla tavoin, esimerkiksi omana toimintana. Kunta-asiakkaiden on kilpailuttaessaan palveluita noudatettava hankintalakia, joka asettaa niille vastuun hyödyntää olemassa olevat kilpailuolosuhteet ja edistää näin kilpailullisen markkinarakenteen muodostumista. Kriittisten palvelujen järjestäminen muutoksessa: Talous-, palkka- ja ohjelmistopalvelut sekä niihin liittyvät järjestelmät ovat hankintayksikön toiminnan kannalta välttämättömiä. Niiden keskeytyminen toisi merkittävän riskin tietoturvalle, sekä vaarantaisi kunnan lakisääteisten tehtävien hoitamisen ja peruspalvelujen tuottamisen. Palveluja ja niihin liittyviä järjestelmiä ei ole mahdollista vaihtaa tai korvata välittömästi ilman hallittua siirtymäaikaa. Hankintayksikön velvollisuutena on turvata palvelujen katkeamaton ja häiriötön tuottaminen myös siirtymäaikana. Välttämättömien palvelujen ja järjestelmien suorahankinta siirtymäajaksi: Hankintalain pääsäännön mukaan kaikki julkiset hankinnat on kilpailutettava. Suorahankinta on poikkeus tästä pääsäännöstä, ja poikkeuksen käyttämiselle on oltava selkeä ja dokumentoitu, hankintalain 40 §:n mukainen peruste. Yrityskauppaa koskeva aiesopimus Administer Oyj:n ja Numera Palvelut Oy:n välillä on tullut julki kesäkuussa 2025. Lopullisen kaupan varmistumiseksi tuli odottaa Kilpailu- ja kuluttajaviraston (KKV) päätöksen KKV/1048/14.00.10/2025 lainvoimaisuutta. Päätös on saanut lainvoiman alkuvuonna 2026. Talous-, palkka- ja ohjelmistopalvelut järjestelmineen tulee kyetä ylläpitämään keskeytyksettä edessä olevista palvelun uudelleenjärjestelyistä huolimatta. Kyseessä on laaja, keskeinen ja välttämätön palvelukokonaisuus, jota ei ole mahdollista siirtää tai korvata ilman merkittävää valmistelua ja hallittua siirtymää. Siirtymävaiheessa palvelujen jatkuvuuden turvaaminen edellyttää, että käytössä oleva palvelu- ja järjestelmäkokonaisuus säilyy hallitusti nykyisellä toimittajalla siirtymän aikana, jotta vältetään merkittävät toiminnalliset häiriöt. Arvio ei perustu markkinoilla olevien vaihtoehtoisten palveluntarjoajien puuttumiseen, vaan siihen, että kokonaisuuden hallittu siirtäminen toiselle toimijalle ei ole toteutettavissa välittömästi ilman merkittävää riskiä palvelujen jatkuvuudelle. Suorahankinta tehdään siirtymäajaksi, välttämättömiltä osin, koskien seuraavia palveluja ja järjestelmiä: toiminnan jatkuvuuden turvaamiseksi välttämättömät talous-, palkka- ja ohjelmistopalvelut; ylläpito-, tuki- ja kehityspalvelut sekä järjestelmien käyttöoikeudet. Hankintayksikkö toteaa, että siirtymäjärjestelyn kestoon vaikuttaa olennaisesti se, että kyse ei ole yksittäisestä ohjelmistosta vaan laajasta palvelu- ja järjestelmäkokonaisuudesta, jossa muutoksen hallinta, jatkuvuus, tietoturva sekä operatiivinen siirtymä on toteutettava hallitusti. Kokonaisuuden kuvauksessa on tuotu esiin, että siirtymäajan arviointi on haastavaa. Suorahankinta toteutetaan määräaikaisena ratkaisuna siirtymäajaksi, jonka aikana hankintayksikkö käynnistää ja toteuttaa hankintalainsäädännön mukaisen kilpailutuksen, jonka arvioidaan kestävän 18 kuukautta. Hankintamenettelyn valmistelu, mukaan lukien markkinakartoitus ja hankinnan määrittely, on tarkoitus käynnistää vuoden 2026 aikana, ja tavoitteena on tehdä hankintapäätös vuoden 2027 aikana, mikäli hankintamenettely etenee suunnitellusti. Hankintayksikkö toteaa lisäksi, että hankintamenettelyn ja käyttöönoton kokonaisaikatauluun liittyy väistämättä epävarmuustekijöitä. Tämän vuoksi hankintayksikkö varaa mahdollisuuden jatkaa sopimusta käyttöönoton edellyttämän siirtymävaiheen ajan siten, että sopimus on irtisanottavissa kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla. Suorahankinta on näin ollen rajattu välttämättömään siirtymäaikaan ja järjestetty siten, että kilpailuttaminen voidaan toteuttaa viivytyksettä ja uusi ratkaisu ottaa hallitusti käyttöön ilman palveluiden keskeytymistä. Suorahankinnan kesto ei perustu hankintayksikön viivyttelyyn, vaan tekniseen ja toiminnalliseen välttämättömyyteen. Suorahankintapäätös ei sisällä optioita, joilla sopimusta voitaisiin jatkaa ilman uutta hankintaoikeudellista arviointia.