Sivakka-yhtymä - Osallistumispyyntö - Valokuvauksen ja videotuotannon hankinta

Hankinnan kohteena ovat Sivakka-konsernin (jäljempänä myös "tilaaja") viestinnän, markkinoinnin ja sosiaalisen median tarpeisiin tuotettavat valokuva- ja videotuotantopalvelut. Konsernissa on kolme yhtiötä: Oulun Sivakka Oy, Sivakka-yhtymä Oy ja Oulun Tervatalot Oy. Sopimus solmitaan jokaisen yhtiön kanssa. Hankinta on kaksivaiheinen ja se on jaettu kahteen osakokonaisuuteen: 1) Valokuvauspalvelut 2) Videotuotantopalvelut Tämä ilmoitus on osallistumispyyntö hankintamenettelyyn. Kaikki hankinnasta kiinnostuneet toimittajat voivat jättää osallistumishakemuksen Cloudia Tarjouspalvelu -portaalin kautta annettuun määräaikaan mennessä. Hakemuksen voi jättää yhteen tai molempiin osakokonaisuuksiin. Osallistumispyyntövaiheessa ehdokkailta ei pyydetä hinta- tai laatupisteisiin vaikuttavia tietoja. Sopimuskausi on suunniteltu alkavaksi 1.9.2026 ja on kestoltaan kaksi (2) vuotta. Sopimusta on mahdollista jatkaa kahdella optiovuodella. Option käytöstä päättää tilaaja. Osa-aluekohtaisesti valitaan valitaan kaksi palveluntuottajaa.Menettelyn pääpiirteetHANKINTAMENETTELY Hankintamenettelynä on rajoitettu menettely. Rajoitetulla menettelyllä tarkoitetaan menettelyä, jossa hankintayksikkö julkaisee hankintailmoituksen ja johon halukkaat toimittajat voivat pyytää saada osallistua. Hankintayksikkö valitsee ehdokkaat tarjouskilpailuun hankintailmoituksessa esitettyjen soveltuvuusvaatimusten ja -arviointiperusteiden mukaisesti. Valituille tarjoajille lähetetään lopullinen tarjouspyyntö, johon he voivat jättää tarjouksen. HANKINTAMENETTELYN KULKU JA ALUSTAVA AIKATAULU 1. Tilaaja julkaisee osallistumispyynnön julkisten hankintojen ilmoituskanava Hilmassa (vko 18). 2. Ehdokkaat voivat esittää hankintaan liittyviä lisäkysymyksiä ilmoitettuun määräaikaan mennessä Tarjouspalvelu.fi -portaalin kautta (vko 21). 3. Osallistumishakemukset tulee jättää annettuun määräaikaan mennessä (vko 23). 2. Hankintayksikkö tarkistaa saapuneet osallistumishakemukset ja ehdokasta koskevat vaatimukset. Kaikki soveltuvuusvaatimukset täyttävät ehdokkaat, jotka ovat jättäneet osallistumispyynnön mukaisen hakemuksen, hyväksytään mukaan rajoitettuun menettelyyn (vko 24). 3. Lopullinen tarjouspyyntö toimitetaan tarjoajille Cloudia tarjouspalvelun kautta. Hankintayksikkö kutsuu tarjoajat yhtäaikaisesti jättämään tarjouksensa. Kutsu sisältää linkin Tarjouspalvelu.fi -portaaliin, josta tarjouspyyntö liitteineen on tarjoajien saatavilla ja josta tarjous voidaan jättää. (vko 24-25). 4. Tarjoajat voivat esittää hankintaan liittyviä lisäkysymyksiä tarjouspyynnössä ilmoitettuun määräaikaan mennessä. (Ajankohta tarkentuu, kun tarjouspyynnön julkaisupäivä on tiedossa). 5. Tarjoukset tulee jättää määräaikaan mennessä Tarjouspalvelu.fi -portaalin kautta (vko 32). 6. Hankintayksikkö suorittaa tarjousten vertailun ilmoitettujen vertailuperusteiden mukaisesti (vkot 32-33). 7.Hankintapäätös liitteineen annetaan tiedoksi asianosaisille sähköisesti Cloudia -kilpailutusjärjestelmän kautta (vko 33). 8. 14 vrk odotusaika (vkot 33-34). 8. Sopimus solmitaan puitesopimukseen valittujen tarjoajien kanssa (vko 36). Ennen sopimuksen allekirjoituksia hankintayksikkö tarkistaa voittaneiden tarjoajien rikosrekisteriotteet. PUITEJÄRJESTELYN TOIMINTAMALLI Hankinnalla perustetaan puitejärjestely. Puitejärjestelyn sisäisen palveluntuottajan valinta tapahtuu ensisijaisesti etusijajärjestyksen perusteella. Tilaaja voi halutessaan tehdä myös kevennetyn kilpailutuksen. Kevennetty kilpailutus järjestetään puitesopimukseen valittujen toimittajien kesken. Toimittaja voi kevennetyn kilpailutuksen yhteydessä laskea hintojaan tarjouksessaan ilmoittamista hinnoista. Kevennetyn kilpailutuksen hinta ei voi kuitenkaan missään vaiheessa olla tarjoushintaa korkeampi. Kevennetyssä kilpailutuksessa päätöksenteon perusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous on hinnaltaan halvin. Kevennetyn kilpailutuksen periaatteet ja vaiheet: ======================================= a) Tilaaja määrittelee tarvitsemansa työn ja laatii hintatiedustelun b) Tilaaja lähettää hintatiedustelun samanaikaisesti kaikille puitejärjestelyssä mukana oleville toimittajille c) Toimittaja lähettää tarjouksensa tilaajan määrittelemään määräaikaan mennessä, mikäli haluaa osallistua kevennettyyn tarjouskilpailuun (tarjouksessa tulee noudattaa puitesopimuksen ehtoja) d) Tilaaja vertailee saapuneet tarjoukset e) Tilaaja tiedottaa päätöksestä tarjouksen jättäneille tarjoajille f) Tilaaja dokumentoi ja arkistoi materiaalin g) Tilaaja tilaa työn päätöksenteon jälkeen voittaneelta tarjoajalta puitejärjestelyssä määriteltyjen sääntöjen ja ehtojen mukaisesti