Skolesekker til skolestartere i Trøndelag 2027

Bakgrunn Trøndelag fylkeskommune, ved Fylkets trafikksikkerhetsutvalg, tildeler hvert år en skolesekk til alle skolestartere i grunnskolen. Ordningen er først og fremst et trafikksikkerhetstiltak, men også et profileringstiltak for Trøndelag fylkeskommune. Sekkene skal gjøre elevene synlige i trafikken, både i dagslys og i mørke. Hver høst blir alle kommunene i fylket bedt om å melde inn antall førsteklassinger. Kommunene bes samtidig om å sørge for at skolene informerer foreldre og elever om at elevene vil få skolesekk. Oppdragsgiver har derfor behov for gode, funksjonelle og svært attraktive sekker, slik at skolestarterne ønsker å bruke dem. Beskrivelse av oppdraget Oppdraget omfatter levering av ca. 5.000 – 5.500 sekker. Endelig antall avtales ved kontraktsinngåelse. Oppdraget omfatter også at leverandøren sørger for utlevering av skolesekkene til ca. 40 lokasjoner (kommuner og fylkeshus) i Trøndelag innen leveringsfristen angitt i kravspesifikasjonen. Skolesekkene skal leveres i esker, for eksempel med 15 sekker i hver kartong. For mindre kommuner med behov for færre sekker enn en hel eske, kan annen emballering benyttes. Leveringsadresser og antall sekker til hver lokasjon avtales med leverandøren før utlevering. Vedlegget «Leveringsadresser og antall skolesekker» viser et eksempel på omfanget av utleveringen, og angir antall sekker og adresser for utlevering i 2026. Oppdatert liste med antall for utlevering i 2027 vil bli oversendt valgt leverandør i forkant av leveringen. Sekkene skal fortrinnsvis leveres til kommunene i midten av mai. Kommunene er ansvarlige for videre fordeling til de enkelte skolene. Skolene deler vanligvis ut sekkene til elevene i forbindelse med bli kjent-dager eller ved skolestart. Beskrivelse av skolesekken Sekkene skal ha en godt synlig basisfarge og være utstyrt med reflekser som er synlige fra alle sider. Økt opplevd trygghet kan bidra til at flere velger å gå til skolen, noe som også fremmer god folkehelse. Sekkens farge og mønster endres hvert år, og i 2027 skal sekken være blå (teal). Dette bidrar til at hvert skoletrinn, fra 1. til 3. trinn, får sin unike sekk. Hovedfargene rulleres i en treårssyklus og er gul, blå (teal) og oransje. Fylkeskommunen bestemmer mønsteret på sekken, se vedlegget «Profileringsbeskrivelse». Alle skolestartere skal ha en funksjonell skolesekk. Dersom det oppstår skader som gjør at sekken ikke kan brukes, skal den repareres. Fylkeskommunen ønsker ikke at skolesekker kastes. Ordninger for reparasjon og eventuell innsamling av brukte sekker til andre formål skal beskrives i tilbudet. Det er en fordel om reparasjon kan gjennomføres i nærheten av brukeren. Reparasjon bør kunne omfatte bytte av klips, glidelås eller glider, samt sømreparasjoner og lignende.Hovedtrekkene i prosedyrenOppdragsgiver planlegger å inngå kontrakt uten å gjennomføre dialog med leverandørene. Leverandører må være forberedt på at konkurransen vil bli avgjort uten at de får anledning til å forbedre sitt tilbud, og oppfordres derfor til å levere sitt beste tilbud innen tilbudsfristen. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre dialog med leverandørene. Dialogen kan gjelde alle sider ved tilbudene og andre mottatte dokumenter eller opplysninger, og kan blant annet omfatte avklaringer og forhandlinger. Oppdragsgiveren kan ha dialog med en eller flere leverandører. Eventuell utvelgelse av hvem det vil forhandles med vil bli foretatt etter en vurdering av tildelingskriteriene. Dersom Oppdragsgiver velger å gjennomføre dialog ut over avklaringer, er den planlagt gjennomført som fulle forhandlinger: 1. Oppdragsgiver informerer om forhold ved tilbudet som ønskes forbedret. Dette gjøres enten elektronisk eller i fysiske møter med Leverandørene. 2. Endringer i tilbudet dokumenteres ved innlevering av nytt oppdatert tilbud. 3. Etter at dialogen er ferdig, vil det bli gitt en siste endelig innleveringsfrist for oppdaterte tilbud. Leverandørenes opprinnelige tilbud skal være bindende, uavhengig av forhandlingsutspill og svar på disse, til vedståelsesfristen for det opprinnelige tilbudet har løpt ut.