SOPIMUKSEN MUUTOSILMOITUS: Projektin- ja dokumentinhallintajärjestelmä palveluna

Sopimusmuutoksen kohde ja perustelut: KEHA keskus on kilpailuttanut Projektin ja dokumentinhallintajärjestelmä palveluna -sopimuksen 1.7.2023 julkaistulla hankintailmoituksella. Sopimuksen ennakoiduksi arvoksi on ilmoitettu jälki-ilmoituksessa 500 000 €. Sopimus on voimassa toistaiseksi. Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) 136 §:n 1 momentin mukaan olennaiset sopimusmuutokset ovat kiellettyjä. Sopimusmuutos voidaan kuitenkin tehdä, jos jokin hankintalain 136 §:n 2 momentissa säädetyistä edellytyksistä täyttyy. Hankintalain 136 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan hankintasopimukseen voidaan tehdä muutos ilman uutta hankintamenettelyä, jos alkuperäisen sopimuskumppanin on tarpeen suorittaa lisätöitä tai -palveluja taikka ylimääräisiä tavarantoimituksia, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen, ja jos sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista taloudellisista tai teknisistä syistä ja aiheuttaisi merkittävää haittaa tai kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä hankintayksikölle. Sopimuksen toteuttamisen yhteydessä on tullut tarpeelliseksi toteuttaa lisätöitä ja -palveluja, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen. Palvelussa on sopimuskauden aikana otettu käyttöön kansallinen palveluväylä, mikä on aiheuttanut integraatio-, tallennustila- ja käyttöönottokustannuksia. Lisäksi palveluväylän käyttö aiheuttaa 1 000 euron kuukausittaisen lisäkustannuksen palvelun ylläpitoon. Kansallisen palveluväylän käyttöönotto ei sisältynyt alkuperäiseen sopimukseen, mutta se on välttämätön palvelun toteuttamisen kannalta. Käyttöönottoprojektin aikana on lisäksi tullut tarve ottaa käyttöön uusia rajapintoja, jotka liittyvät suoraan sopimuksen mukaiseen järjestelmään ja sen integraatioihin. Uusien rajapintojen käyttöönotto on kasvattanut ylläpidettävän kokonaisuuden laajuutta ja vaatimuksia, mikä on lisännyt palvelun kuukausihintaa noin 700 eurolla. Lisäksi aluehallintouudistuksen (2025/2026) vuoksi sopimusta käyttävien organisaatioiden rakenteissa on tapahtunut muutoksia. Muutoksiin valmistautuminen on edellyttänyt järjestelmään liittyviä integraatiomuutoksia sekä tietojen massasiirtoja. Nämä toimet ovat olleet välttämättömiä sopimuksen mukaisen palvelun toimivuuden ja jatkuvuuden turvaamiseksi. Edellä kuvatut lisätyöt ja -palvelut liittyvät kiinteästi sopimuksen mukaiseen järjestelmään ja sen tekniseen kokonaisuuteen. Toimittajan vaihtaminen ei ole ollut mahdollista teknisistä syistä ja lisäksi se olisi aiheuttanut merkittävää kustannusten päällekkäisyyttä hankintayksikölle. Näin ollen lisätöiden ja -palvelujen toteuttaminen alkuperäisen sopimuskumppanin toimesta on ollut välttämätöntä sopimuksen mukaisen palvelun toteuttamiseksi. Sopimusmuutosten arvo jää alle 50 prosenttiin alkuperäisen hankintasopimuksen arvosta.