Resultat

Om anbudet

Uppdragsbeskrivning

Köparen avser upphandla ett systemstöd för processerna budget och prognos med tillhörande support och underhåll. Systemet ska tillhandahållas som en molnbaserad tjänst (SaaS) där all drift och förvaltning sker externt hos leverantören. Systemet ska stödja digitala och moderna arbetssätt samt säkerställa att våra chefer och medarbetare får ett användarvänligt och effektivt stöd för budget- och prognoshantering. Budget- och prognossystemet ska så långt som möjligt baseras på en produkt som vid anbudstillfället ska vara utvecklat och driftsatt hos andra kunder. Budget- och prognossystemet inklusive option på projektbudgetering kommer användas av hela koncernen Stiftelsen Högskolan i Jönköping som moderorganisation inklusive de sex helägda dotterbolagen: Hälsohögskolan, Högskolan för lärande och kommunikation, Internationella Handelshögskolan, Tekniska Högskolan, Högskoleservice och Jönköping University Enterprise. Nedan beskrivs översiktligt de tjänster som efterfrågas. En mer detaljerad kravställning kommer att ingå i anbudsunderlaget som distribueras till de Anbudssökande som bjuds in att lämna anbud. Upphandlingen av budget- och brognossystem omfattas av följande delar: Ekonomisk budget- och brognos Rapportering- och Uppföljning kopplat till budget och prognos Integration eller informationsutbyte med för budget- och prognosprocessen viktiga system såsom ekonomisystem, tjänsteplaneringssystem, lönesystem med flera Funktionalitet för projektbudgetering (option). Optionen är ej obligatorisk. Anbud gällande option skall lämnas om tillämpligt. Upphandlingen kommer att omfatta implementation, support, underhåll och konfigurering av tjänsterna. Villkor för dessa delar kommer att redovisas i upphandlingens steg två (2). Antal användare uppskattas vid tidpunkten för anbudsinbjudan till; 5-20 superanvändare 2-10 systemadministratörer upp till 300 budget- och prognosanvändare Bedömning kring antal användare kan komma att ändras. Annan licensmodell än användarbaserad kan bli aktuell.

Kontaktinformation

Kontakt namn

Maria Franzén

Kontakt telefon

036-157718

Kontakt e-post

maria.franzen@ju.se

Adress

Box 1026, 55111 JÖNKÖPING

• Användbarhet (systemvisning)

  25%

  Beskrivning

  Definitionen av ”användbarhet” innebär i denna utvärdering hur enkelt och logiskt det är att följa/slutföra en administrativ process i systemet. Vid utvärderingen används följande punkter som stöd för hur deltagarna skall betygsätta begreppet ”användbarhet”: * Det innebär inte för många klick för att utföra en uppgift * Det behöver inte visas många olika fönster för att utföra en uppgift * Det är lätt att få en samlad bild av en aktivitet som skall utföras i systemet * Det är lätt för användaren att förstå hur man navigerar i systemet för att utföra en uppgift * Det är enkelt att söka information och presentationen av resultatet är tydlig

• Leverans-, samverkan och utvecklingsförmåga

  20%

  Beskrivning

  Utvärdering av LSU görs utifrån svar som lämnats under flik 4, bilaga A. Vid utvärdering av LSU används skala enligt nedan. 0. Kompetens, förmåga och förutsättningar saknas helt 1. Kompetens, förmåga och förutsättningar är bristfälliga 2. Kompetens, förmåga och förutsättningar är acceptabla 3. Kompetens, förmåga och förutsättningar är bra 4. Kompetens, förmåga och förutsättningar är mycket bra

• Funktionella krav

  25%

  Beskrivning

  Funktionella krav

• Icke funktionella krav

  10%

  Beskrivning

  Icke funktionella krav

• Pris

  20%

  Beskrivning

  Pris

• Kreditvärdering

  Beskrivning

  Leverandøren skal ha en stabil økonomisk stilling slik at denne med bibibeholdt kvalitet kan fullføre oppdraget under hele avtaleperioden. Leverandøren skal oppnå en kredittvurdering på minst 40, "Middels risiko", i henhold til kredittmarkedsinsituttet Creditsafe eller tilsvarende fra et annet kredittopplysningsinstitutt. Har leverandøren lavere eller ingen risikoklasse/vurdering kan den likevel anses å oppfylle kravet dersom årsaken til den lavere klassifiseringen/vurderingen ikke er knyttet til faktorer som påvirker leverandørens økonomiske stabilitet. Leverandøren kan for eksempel påberope seg andre foretaks økonomiske kapasitet for oppfyllelsen av krav til økonomisk stilling. Leverandøren som ønsker å påberope seg andre foretaks kapasitet skal levere en forpliktelse fra de aktuelle foretakene eller på annen måte vise at leverandøren disponerer nødvendige økonomiske ressurser når avtalen skal fullføres. Forpliktelsen skal være undertegnet av behørig representant og være knyttet til forpliktelse i henhold til denne anskaffelsen (fullførelsesgaranti, morselskapsgaranti, bankgaranti etc.).

  Dokumentationskrav

  Kjøperen vil kontrollere leverandørens rating i Creditsafe og derfor trenger ikke attest om dette vedlegges tilbudet.

• Minimum årsomsetning

  Beskrivning

  Leverandøren skal ha en årsomsetning på minst 15 millioner SEK i løpet av det siste godkjente regnskapsåret. Hvis regnskapsåret har vært lengre enn 12 måneder, skal omsetningen for de siste 12 månedene regnes.

  Dokumentationskrav

  Kjøperen vil kontrollere leverandørens årsomsetning. Leverandøren trenger derfor ikke selv å levere årsregnskap.

• Kvalitetsstyringssystem

  Beskrivning

  Leverandøren skal ved tilbudsinnlevering og under hele avtaleperioden inneha dokumenterte kvalitetssikringsrutiner som sikrer at avtalt kvalitet oppnås, enten i form av gyldig ISO-9001-sertifisering eller i form av eget dokumentert kvalitetssystem. Av leverandørens egne dokumenterte kvalitetssystem skal minst fremgå: kvalitetspolicy, rutiner for internrevisjon eller egenkontroll, håndtering av avvik og forebyggende tiltak for disse, beskrivelse over hvordan man systematisk arbeider med å opprettholde høy kundetilfredshet.

  Dokumentationskrav

  Kopi av gyldig sertifikat med tilhørende statement of applicability skal vedlegges i tilbudet i det tilfelle leverandøren innehar sertifikat.

• Informasjonssikkerhetssystem

  Beskrivning

  Leverandøren skal inneha og kunne fremvise et systematisk og risikobasert informasjonssikkerhetsarbeid i form av informasjonssikkerhetsstandarden ISO/IEC 27001, eller sammenlignbar arbeidsmetode som minst omfatter: at sikkerhetskritiske administrative og tekniske prosesser skal dokumenteres og hvile på et formelt grunnlag, der roller, ansvar og fullmakter er tydelig definert; en prosess for risikohåndtering som på en hensiktsmessig måte, kontinuerlig eller minst hver tolvte måned, analyserer trusler og sårbarheter og som gjennom innføring av sikkerhetstiltak balanserer risikoene til akseptable nivåer; en prosess for hendelseshåndtering som systematisk sikrer kvaliteten i leveransen, former for videre rapportering og at egnede reaktive og forebyggende tiltak iverksettes for å lindre eller forhindre skade som følge av slike hendelser; at det opprettes og testes en kontinuitetsplan som tilfredsstiller kjøperens tilgjengelighetskrav, og at informasjonssikkerhetsbeskyttelsen regelmessig evalueres og forbedringstiltak innføres i styringssystemet og sikkerhetskontrollene.

  Dokumentationskrav

  Leverandøren skal fremvise gyldig ISO/IEC 27001-sertifikat alternativt en redegjørelse av eget ledelsessystem for informasjonssikkerhet. Kopi av gyldig sertifikat med tilhørende statement of applicability skal vedlegges i tilbudet i det tilfelle leverandøren innehar sertifikat.

• Sanksjoner mot Russland og Belarus

  Beskrivning

  Leverandøren vil bli utelukket fra deltakelse i anskaffelsen dersom denne eller representanter for denne (dersom leverandøren er en juridisk person) faller innenfor utelukkelsesgrunnene knyttet til sanksjonene som EU har besluttet mot Russland og Belarus som følge av Russlands aggresjon mot Ukraina. Foretak hvis kapasitet påberopes eller eventuelle engasjerte underleverandører eller noen av deres representanter må heller ikke være gjenstand for utelukkelsesgrunner knyttet til sanksjonene som EU har besluttet mot Russland og Belarus som følge av Russlands aggresjon mot Ukraina. Leverandøren skal bekrefte at verken leverandøren eller det tiltenkte kontraktsforholdet, direkte eller indirekte, omfattes av sanksjonene. Leverandøren skal bekrefte at leverandøren ikke vil benytte seg av underleverandører med mer som omfattes av sanksjonene, eller påberope kapasiteten til slike aktører i anskaffelsen. Leverandøren skal bekrefte at leverandøren innenfor rammen av avtaleforholdet ikke vil medvirke til kjøp, import eller transport av slike produkter og tjenester som omfattes av EUs importrestriksjoner. Leverandøren skal bekrefte at verken leverandøren eller i forhold til en leverandør tilhører noen av følgende kategorier: a) russiske statsborgere eller fysiske eller juridiske personer som er etablert i Russland, b) juridiske personer, enheter eller organer hvis eiendomsrettigheter til mer enn 50 % direkte eller indirekte eies av noen som omfattes av a), c) fysiske eller juridiske personer, enheter eller organer som handler for, eller på vegne av, en enhet som omfattes av a) eller b).

  Dokumentationskrav

  Leverandøren skal bekrefte dette.

• Opplysningsplikt ved endrede forhold

  Beskrivning

  Leverandøren skal bekrefte at den umiddelbart vil opplyse kjøperen dersom det er grunn til å mistenke at forholdene i henhold til 1.22.3 sanksjoner endres, inkludert om nye sanksjoner besluttes av EU som direkte eller indirekte omfatter leverandøren eller partenes avtaleforhold. Leverandøren skal dessuten bekrefte at den: umiddelbart skal opplyse kjøperen om leverandørens rettslige status, eierforhold eller representasjon innebærer, eller endres på en slik måte, at den omfattes av sanksjonene; umiddelbart skal opplyse kjøperen om det er grunn til å mistenke at forholdene er slik at en underleverandør eller et påberopt foretak omfattes av sanksjonene; fullt ut vil samarbeide i spørsmål som gjelder etterlevelsen av sanksjonene og tilgjengeliggjøre opplysninger som er nødvendige i denne forbindelse.

  Dokumentationskrav

  Leverandøren skal bekrefte dette.

• Registreringsbevis

  Beskrivning

  Leverandøren skal oppfylle lovkrav i Sverige eller hjemlandet angående registreringsplikter i aksjeselskaps-, handels-, stiftelsesregister eller tilsvarende register. Leverandøren skal inneha F-skattsedel eller tilsvarende. Ovenstående krav gjelder også foretak hvis kapasitet påberopes og eventuelt engasjerte underleverandører.

  Dokumentationskrav

  Kjøperen vil, som en del av prøvingen av kravene til leverandøren i anskaffelsen, kontrollere at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser angående registrering samt at F-skattsedel innehas. Utenlandske leverandører skal kunne levere bevis som styrker at leverandøren og/eller eventuelle utenlandske foretak hvis kapasitet påberopes har oppfylt sine forpliktelser angående registrering i eget land samt innehar tilsvarende F-skattsedel.

• Referensprojekt

  Beskrivning

  Leverandøren skal ha evne og kapasitet til å gjennomføre aktuelt oppdrag. For å bevise at kravet oppfylles skal leverandøren oppgi to referanser der man har utført tilsvarende oppdrag de siste tre årene, regnet fra siste dag for innlevering av søknad til denne anskaffelsen. Referanseoppdragene skal gjelde ulike oppdragsgivere og skal gjelde eksterne oppdrag. Begge referanseoppdragene skal oppfylle følgende krav: Gjelde oppdrag der innføringsprosjekt er fullført (system godkjent og levert). Referanseoppdragene skal ha tilsvarende omfang og kompleksitet som det aktuelle oppdraget, for eksempel gjelde innføring av budsjett- og prognosesystem i en organisasjon av sammenlignbar størrelse eller med lignende virksomhet.

  Dokumentationskrav

  Leverandøren skal oppgi to referanser. Kjøperen kan komme til å kontakte referansen for å sikre at leverandøren har evne og kapasitet til å utføre oppdraget.

• Generell beskrivelse av leverandør

  Beskrivning

  Leverandøren skal gi en kortfattet beskrivelse av selskapets virksomhet knyttet til oppdraget.

  Dokumentationskrav

  Leverandøren skal levere en kortfattet beskrivelse.

Se hela meddelandet