Talonrakentamisen LVI-tarvikkeet

Hankinnan kohde ja sopimuskausi: Hankinnan kohteena ovat talonrakentamisen LVI-tarvikkeet Sansia Oy:n omistaja-asiakkaille. Sopimuskausi on 1.9.2026–31.8.2029, ja hankintaan sisältyy yhden (1) vuoden optio (1.9.2029–31.8.2030). Hankintayksikkö ei sitoudu sopimuskaudella tiettyihin hankintavolyymeihin, vaan toteutuvat ostomäärät voivat vaihdella tarpeen mukaan. Tarjousten vertailu: Tarjoukset vertaillaan ostoskorimenetelmällä. Tarjouspyyntöasiakirjoissa esitetään LVI-tuotteiden lista oletettuine vuotuisine menekkeineen (vertailuostoskorin tuotteet ja määrät). Vertailuhinta lasketaan siten, että tarjoajan ilmoittamia hintoja ja alennuksia sovelletaan kyseisen ostoskorin tuotteisiin ja kerrotaan ilmoitetuilla vuosimenekeillä. Tarjoajat verrataan tarjouspyynnössä olevalla tuotelistauksella oletetulla vuosimenekillä painotettuna, josta muodostuu vertailuhinta. Tarjoukset asetetaan paremmuusjärjestykseen vertailuhintojensa perusteella. Puitejärjestely ja toimittajavalinta: Hankinta toteutetaan puitejärjestelynä, johon valitaan kaksi (2) vertailuhinnaltaan edullisinta tarjoajaa. Hankintasopimus solmitaan kummankin valitun toimittajan kanssa puitejärjestelyn ehtojen mukaisesti. Puitesopimus ei muodosta yksinoikeutta toimituksiin – sopimuskauden aikaiset tilaukset kohdistuvat valittuihin toimittajiin tarjouskilpailussa vahvistettujen ehtojen ja hintojen perusteella. Sopimuksella ei sitouduta vuosivolyymeihin. Toimittajien etusijajärjestys muodostuu hankittavan kokonaisuuden perusteella tilauskohtaisesti. Tilaaja tekee tilaukset tuotekohtaisesti vertaamalla sopimustoimittajien kulloinkin voimassa olevia hintoja. Tilaus tehdään siltä toimittajalta, jonka hinta kyseisestä tuotteesta on tilaushetkellä edullisin. Vertailu tehdään nimikekohtaisesti, ja se voi vaihdella tilauskohtaisesti riippuen tuotteiden hinnoista. Tilaaja ei sitoudu tilaamaan koko ostokoria yhdeltä toimittajalta, vaan voi jakaa tilauksen usealle toimittajalle tuotekohtaisen hintavertailun perusteella. Toimittajien tulee ylläpitää ajantasainen hinnasto, joka on tilaajan saatavilla sähköisesti. Hinnat muuttuvat sopimuksessa sovituin ehdoin toimittajan julkisenhinnaston mukaisesti. Tarjotut alennusprosentit ovat voimassa koko sopimuskauden ajan. Tilaaja vertailee hintoja aina viimeisimmän hyväksytyn hinnaston perusteella. Mikäli ensisijainen toimittaja ei pysty toimittamaan tuotetta sopimuksen mukaisessa ajassa tai tuotteiden saatavuudessa ilmenee olennaisia puutteita, tai jos palvelutaso muutoin olennaisesti heikentyy (esim. toistuvat toimitusviiveet, virheelliset toimitukset tai puutteellinen asiakaspalvelu), tilaajalla on oikeus tehdä kyseinen tilaus toiselta sopimustoimittajalta ilman erillistä ilmoitusta ensisijaiselle toimittajalle. Tällöin tilaaja ei riko etusijajärjestystä, vaan toimii sopimuksen ehtojen mukaisesti varmistaakseen toimitusvarmuuden ja palvelun laadun. Tarjouslomakkeet ja alennustaulukot: Tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa tuoteryhmäkohtaiset alennustaulukot LVI-tuotteille. Näissä taulukoissa ilmoitetaan kunkin tuoteryhmän alennusprosentit suhteessa voimassa olevaan toimittajan julkiseen hinnastoon. Alennusprosenttien on oltava yhdenmukaiset tarjouksen vertailuostoskorissa käytettyjen alennusten kanssa. Hintojen tarkistaminen sopimuskaudella: Sopimushintoja tarkistetaan puolivuosittain, kaksi kertaa vuodessa. Uudet hinnat tulevat voimaan 1.1. ja 1.7. (ensimmäinen hinnantarkistus on 1.1.2027). Hinnantarkistusmenettely: Toimittajan on ilmoitettava kirjallisesti mahdollisesta hinnantarkistustarpeesta vähintään 3 viikkoa ennen tarkistusjakson alkua. Hinnantarkistukset perustuvat kulloinkin voimassa olevaan sopimustoimittajan julkiseen hinnastoon, johon sovelletaan tarjoajan tarjouksessa ilmoittamia tuoteryhmäkohtaisia alennusprosentteja. Näin sopimushinnat päivittyvät markkinahintojen muutoksia vastaavasti, samalla säilyttäen tarjouksessa annetun alennustason suhteessa toimittajan julkisiin hintoihin. Kaikki hinnantarkistukset toteutetaan hankintasopimuksessa sovittujen ehtojen mukaisesti.Menettelyn pääpiirteetTarjousten vertailu ja toimittajien valinta: Tarjoajien tarjoukset vertaillaan tarjouspyynnön liitteenä olevan tuotelistauksen avulla, jossa kullekin nimikkeelle on annettu oletettu vuosimenekki. Kunkin tarjouksen vertailuhinta lasketaan kertomalla tarjoajan ilmoittamat hinnat/alennukset näillä vuosimenekeillä ja summataan yhteen. Vertailuhintojen perusteella kaksi (2) edullisinta tarjousta valitaan puitejärjestelyyn. Hankintayksikkö tekee hankintasopimukset molempien valittujen toimittajien kanssa. Sopimus on puitesopimus, joka ei sisällä sitoumusta tiettyihin hankintamääriin sopimuskaudella – ostovolyymeihin ei siis sitouduta etukäteen. Tilausten tekeminen ja etusijajärjestys: Tilaaja määrittää toimittajien etusijajärjestyksen tuotekohtaisesti jokaisessa tilauksessa. Kun tarvetta ilmenee, tilaaja vertaa sopimustoimittajien kulloinkin voimassa olevia hintoja halutusta tuotteesta ja tilaa tuotteen siltä toimittajalta, jolla on tilaushetkellä edullisempi hinta kyseisestä nimikkeestä. Vertailu tehdään nimikekohtaisesti, joten tilaus voi tarvittaessa jakautua molemmille toimittajille. Toimittajien välinen etusijajärjestys voi siten muuttua hinnanmuutosten myötä. Tilauskanavina verkkokauppa, sähköposti ja puhelin. Tilausvahvistukset toimitetaan samasta tilauskanavasta, josta tilaus on tehty. Hinnaston ylläpito ja hintamuutokset: Valittujen toimittajien on ylläpidettävä ajantasainen hinnasto sähköisesti tilaajan saatavilla. Hintojen muutokset sallitaan vain sopimuksessa sovituin ehdoin, jotka perustuvat valmistajien OVH-hintojen muutoksiin. Tarjouksessa annetut tuoteryhmäkohtaiset alennusprosentit ovat voimassa koko sopimuskauden ajan, ja niitä sovelletaan kaikkiin hinnaston muutoksiin. Tilaaja vertailee hintoja aina viimeisimmän hyväksytyn hinnaston perusteella, joten tilaustilanteessa huomioidaan mahdolliset ajantasaiset hinnanmuutokset (esimerkiksi sovitut puolivuosittaiset hinnantarkistukset) kuitenkin siten, että alennusprosentit pysyvät ennallaan. Toimitusvarmuus: Mikäli ensisijaiseksi valikoitunut toimittaja ei pysty toimittamaan tilattavaa tuotetta sopimuksen mukaisessa ajassa tai tuotteen saatavuudessa ilmenee olennaisia puutteita tai toimittajan palvelutaso muutoin olennaisesti heikentyy (esim. toistuvat toimitusviiveet, virheelliset toimitukset tai puutteellinen asiakaspalvelu) on tilaajalla oikeus tilata kyseinen tuote toiselta sopimustoimittajalta ilman erillistä ennakkoilmoitusta ensisijaiselle toimittajalle.