Talouden järjestelmäkokonaisuus Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle

Hankinnan kohteena on Melan liikekulujen hallinnointiin talousjärjestelmä Software as a Service (SaaS) -palveluna. Tavoitteena on hankkia moderni, skaalautuva ja tietoturvallinen valmisohjelmisto, jonka ylläpidosta ja kehittämisestä valittava Toimittaja vastaa. Hankinta on ajankohtainen, koska nykyisten järjestelmien ominaisuudet ja järjestelmäkokonaisuuden rakenne eivät enää tue riittävästi Melan tavoitetta digitaalisista ja sujuvista prosesseista. Hankinnan keskeisenä tavoitteena on parantaa Melan taloushallinnon prosessien tehokkuutta, tiedon saatavuutta ja raportointia sekä yhteentoimivuutta järjestelmien välillä. Tämän saavuttamiseksi tavoitellaan mahdollisimman yhtenäistä ja nykyaikaista järjestelmää tai järjestelmäkokonaisuutta, joka mahdollistaa tapahtumien mahdollisimman automaattisen käsittelyn ja joka minimoi prosesseihin sisältyvät manuaaliset työvaiheet. Hankittavan talousjärjestelmän tulisi mahdollistaa ja tarjota tuki taloushallinnon nykysuuntauksen mukaisesti fokuksen siirtämiseen rutiininomaisista rekisteröintiin ja käsittelyyn liittyvistä tehtävistä analyysiin ja suunnitteluun liittyviin tehtäviin. Järjestelmän halutaan olevan kustannustehokas sekä kehittämiskykyinen useiden vuosien ajan siten, että hankittavilla järjestelmillä on pitkä elinkaari. Hankinnan kohteena on valmisohjelmisto tai valmisohjelmistokokonaisuus, ja Melan tavoitteena on minimoida tarvetta järjestelmän asiakaskohtaiselle räätälöinnille. Uuden järjestelmän odotetaan olevan tuotantokäytössä syksyn 2026 aikana. Hankinnan kohdetta on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnön liitteillä.Menettelyn pääpiirteetMela on julkinen hankintayksikkö, ja se noudattaa hankinnoissaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annettua lakia (1397/2016). Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä (hankintalaki 32 §) ja kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjousasiakirjat ovat saatavissa vain suomen kielellä. Menettelyn vaiheet ovat seuraavat: 1. Hankintailmoituksen ja tarjouspyyntöasiakirjojen julkaisu 2. Kysymysten esittäminen ja niihin vastaaminen 3. Tarjousten jättäminen määräaikaan mennessä 4. Tarjousten avaaminen 5. Tarjoajien soveltuvuuden arviointi 6. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 7. Tarjousten vertailu 8. Hankintapäätös ja tiedoksianto tarjoajille 9. Sopimuksen solmiminen valitun tarjoajan kanssa Hankintayksikkö tarkistaa valittavalta tarjoajalta sen soveltuvuuden täyttämisen varmistavat dokumentit viimeistään ennen sopimuksen allekirjoittamista. Hankintayksiköllä on oikeus tarkistaa dokumentit tarjouskilpailuun tarjonneilta tarjoajilta missä tahansa vaiheessa menettelyä.