Talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut ja tietojärjestelmät

Tuusulan kunta (myöhemmin myös hankintayksikkö tai tilaaja) pyytää osallistumishakemuksia kilpailullisella neuvottelumenettelyllä toteutettavaan talous- ja henkilöstöhallinnon palveluiden ja tietojärjestelmien hankintaan. Tuusulan kunta kilpailuttaa talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukokonaisuutta sekä palveluiden tuottamiseen tarvittavia tietojärjestelmiä SaaS-palveluna. Hankinnan kohteena on kokonaispalvelu, joka alustavasti koostuu seuraavista komponenteista, joista neuvotellaan kilpailullisen neuvottelumenettelyn aikana: -Taloushallinnon palvelut -Henkilöstö- ja palkkahallinnon palvelut -Taloushallinnon tietojärjestelmät (voi muodostua täysin erillisistä integroiduista moduuleista, yhdestä kokonaisjärjestelmästä tai näiden kahden yhdistelmästä) -Henkilöstö- ja palkkahallinnon tietojärjestelmät (voi muodostua täysin erillisistä integroiduista moduuleista, yhdestä kokonaisjärjestelmästä tai näiden kahden yhdistelmästä) -Palveluiden ja tietojärjestelmien käyttöönotto ja sovitus Tuusulan kunnalle -Tietojärjestelmien ylläpitopalvelut -Palveluiden ja tietojärjestelmien jatkokehitys- ja asiantuntijapalvelut Tarkempi kuvaus hankinnasta on nähtävissä osallistumispyynnön Liitteellä 1, Hankinnan kohde ja hankekuvaus. Hankinnassa tavoitellaan innovatiivista, laadukasta ja luotettavaa palveluntarjoajaa sekä modernia ja tehokasta järjestelmäkokonaisuutta SaaS-palveluna, jossa on automaatiota ja tekoälypohjaisia toiminnallisuuksia. Uusien palveluiden ja järjestelmien käyttöönotolla halutaan vähentää virheiden määrää ja saavuttaa työaikasäästöjä. Tuusulan kunnan keskeisenä hankinnan tavoitteena on tuottavuuden kasvu. Lisäksi tavoitteena on parantaa datan laatua ja sitä kautta raportointia ja tiedolla johtamista. Käyttäjille järjestelmien odotetaan olevan nykyistä käytettävämpiä ja paremmin ohjaavia. Ehdokkaita valitaan mukaan neuvotteluihin kolme (3) kappaletta. Hankintayksikkö valitsee lopulliseen tarjouspyyntöön jätettävien tarjousten perusteella yhden toimittajan. Hankinnassa sopimuskausi tulee olemaan toistaiseksi voimassa oleva.Menettelyn pääpiirteetHankintaan sovelletaan julkisia hankintoja koskevaa lainsäädäntöä. Tarjouskilpailu toteutetaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) 36 §:n ja 37 §:n tarkoittamaa kilpailullista neuvottelumenettelyä käyttäen. Hankinnan ennakoitu arvo ylittää EU-kynnysarvon. Kilpailullisen neuvottelumenettelyn ensimmäisessä vaiheessa ehdokkaita kehotetaan tällä osallistumispyynnöllä jättämään osallistumishakemukset neuvottelumenettelyyn. Kilpailulliseen neuvottelumenettelyyn valitaan kolme (3) ehdokasta, ellei soveltuvuusehdot täyttäviä ehdokkaita ole vähemmän. Jos soveltuvia ehdokkaita on enemmän kuin valittavien määrä, ehdokkaat asetetaan paremmuusjärjestykseen aiempaan toimituskokemukseen, laadunhallintaan, tietoturvan hallintaan ja palveluorganisaation sisäisiin kontrolleihin perustuen. Pisteytys on kuvattu liitteessä 2 Soveltuvuusvaatimukset. Pisteiden mennessä tasan, ehdokkaan valinta tapahtuu arpomalla. Arvontatilanteessa jokainen tasapisteissä oleva ehdokas saa yhden arvan. Arvontatilaisuus ei ole julkinen. Kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä neuvottelujen kohteena on koko palvelukokonaisuus ja sen yksityiskohdat. Näitä ovat mm. (ei kuitenkaan tähän listaan rajoittuen) palvelujen ja ratkaisujen toteutustapa, järjestelmien ja toimitusten sisältö, käyttöönottoprojektin läpivientimalli ja aikataulu sekä kattavuus, avainhenkilöiden osaaminen, hinnoittelumalli sekä toimitukseen ja hankintasopimukseen liittyvät ehdot. Hankintayksikkö voi tarpeensa mukaan toimittaa neuvottelujen tueksi tarjoajille tarjouspyyntöluonnoksia ja pyytää niihin vastauksia tai kommentteja. Neuvottelukierrosten alustava määrä on 4-7, mutta niiden määrä voi muuttua tarvittaessa. Kaikkien tarjoajien kanssa käydään yhtä monta neuvottelukierrosta. Neuvotteluiden aikana voidaan rajata hyväksyttyjen ratkaisuvaihtoehtojen määrää. Lopullisessa tarjouspyynnössä on vain yksi ratkaisuvaihtoehto, joka dokumentoidaan lopulliseen tarjouspyyntöön, josta ehdokkailta pyydetään lopullinen tarjous. Tilaaja voi vähentää ratkaisujen määrää neuvotteluvaiheessa. Hankintayksikkö tarkentaa kilpailullisen neuvotteluprosessin kuluessa tarjouspyyntöään ja vaatimuksiaan siten, että ehdokkaat voivat tehdä hankintayksikön tavoitteiden mukaiset vertailukelpoiset lopulliset tarjoukset. Hankintayksikkö täsmentää neuvottelujen kuluessa myös hankkeen aikataulua sekä alustavia vaiheistuksia. Neuvottelut käydään hyvin todennäköisesti virtuaalikokouksina käyttäen Teamsia. Hankinnan pääasiallisena kielenä on suomi. Tekniset asiakirjat voivat olla englanninkielisiä. Neuvottelut käydään suomeksi. Hankintayksikkö voi käyttää neuvotteluissa ja muussa hankinnan valmistelussa asiantuntijoina ulkopuolisia tahoja, jotka eivät kuitenkaan ole ehdokkaiden/tarjoajien suoria kilpailijoita, eivätkä osallistu missään roolissa tarjousten tekemiseen. Neuvotteluvaiheen jälkeen hankintayksikkö lähettää kilpailussa mukana oleville tarjoajille lopullisen tarjouspyynnön, jonka perusteella kilpailussa mukana olevat tarjoajat jättävät tarjoukset. Tarjousajan arvioidaan ajoittuvan syksylle 2026. Hankintayksikkö pidättää myös itsellään oikeuden olla vaIitsematta mitään lopullista tarjousta esimerkiksi mikäli hankintayksikön määrärahoissa tapahtuu muutosta. Hankintamenettelyn vaiheet ja alustava suunniteltu aikataulu on tarkemmin kuvattu osallistumispyynnön Liitteessä 3, Hankintamenettelyn kuvaus.