Tapahtumakumppani kotimaan ja ulkomaan tapahtumille
Myönnetty
Kilpailutus on päättynyt ja voittaja on valittu.
- Määräaika
- Jun 27, 2024Päättynyt
- Valinta
- Hintavertailu osa-alue 2 26 % ja 5 muuta
Tiivistelmä
Business Finland (BF tai tilaaja) suunnittelee, osallistuu ja järjestää niin kotimaassa kuin ulkomailla erityyppisiä tapahtumia, joihin haemme nyt tapahtumakumppaneita. Haemme useampia toimittajia kattamaan Business Finlandin tarpeet pienistä kotimaan tapahtumista kansainvälisiin messuihin. Hankinnan kohteena on nelivuotinen puitejärjestely, joka jakaantuu neljään osa-alueeseen: • osa-alue 1: Sähköisten tapahtumien järjestäminen ja tuki • osa-alue 2: Tapahtumakumppani kotimaan tapahtumille • osa-alue 3: Kumppani isoihin tapahtumiin • osa-alue 4: Messukumppani kotimaassa ja ulkomailla. Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin liitteessä 1 Hankinnan kohteen kuvaus. Haemme kumppaneita, jotka kykenevät toteuttamaan tapahtumia Business Finland Oy:lle ja Business Finland Innovaatiorahoituskeskukselle, sekä alabrändeille Work In Finland, Film In Finland, Invest In Finland ja Visit Finland (kaikki yhteisesti tässä hankinnassa ”Business Finland”).
Arrangementstjenester
Tulos
- Apogee OyVoittaja
- Factor Nova OyVoittaja
- Idea ja Tuotanto Wolt OyVoittaja
- Lataamo Group OyVoittaja
- Management Events Studio OyVoittaja
- 11Tarjousten määrä
- 4 000 000 €Sopimuksen arvo
Mukautetut arviointikriteerit
Saat vastaukset bid/no-bid-kriteereihinne
Määritä ne kerran, niin Cobrief vastaa jokaisessa hankinnassa
Teettekö tarjouksen?
Agentti perustaa tarjouksen ja kirjoittaa ensimmäisen luonnoksen. 14 päivää ilmaiseksi.
Kelpoisuusvaatimukset
Kuvaus
Toimittajalla tulee koko sopimuskauden ajan olla voimassa taloudellisten vahinkojen varalta vastuuvakuutus, joka on sopimuksen kohteena olevan toiminnan laatu ja laajuus huomioon ottaen riittävä suhteessa palvelun tuottamiseen liittyviin riskeihin. Jos tarjous tehdään ryhmittymänä, tulee kaikilla ryhmittymän jäsenillä olla tämän vaatimuksen mukainen vastuuvakuutus.
Dokumentaatiovaatimus
Ei dokumentaatiovaatimuksia.
Lähde
Lähdettä ei löytynyt asiakirjoista. Tarkista vaatimus tarjouspyyntöasiakirjoista.
Kuvaus
Tarjoajalla on oltava riittävä vakavaraisuus, taloudellinen kantokyky sekä maksukyky hankinnan kohteena olevien palvelujen tuottamiseen. Tarjoajan taloudellinen tilanne voidaan katsoa riittäväksi, jos se on Suomen Asiakastieto Oy:n Riskimittarin riskiluokituksessa tarjousajan päättyessä 1-3. Tarjoaja, jonka riskiluokitus on Suomen Asiakastieto Oy:n riskiluokituksessa tarjousajan päättyessä 5 tai joiden vakavaraisuuden, taloudellisen kantokyvyn taikka maksukyvyn arvioidaan vastaavan riskiluokkaa 5, suljetaan hankintamenettelyn ulkopuolelle. Tarjoaja, jonka riskiluokitus on tarjousajan päättyessä 4 tai joiden vakavaraisuuden, taloudellisen kantokyvyn taikka maksukyvyn arvioidaan vastaavan riskiluokkaa 4, voidaan sulkea tarjouskilpailusta, jos tarjoaja ei kykene esittämään luotettavaa ja hankintayksikköä tyydyttävää selvitystä toimenpiteistä, joihin se ryhtyy tai on ryhtynyt vakavaraisuuden, taloudellisen kantokyvyn sekä maksukyvyn parantamiseksi. Jos tarjous tehdään ryhmittymänä, vaatimus koskee ryhmittymän kaikkia jäseniä. Jos tarjoaja käyttää voimavarayksiköitä, tulee kaikkien voimavarayksiköiden täyttää vaatimus.
Dokumentaatiovaatimus
Ei dokumentaatiovaatimuksia.
Lähde
Lähdettä ei löytynyt asiakirjoista. Tarkista vaatimus tarjouspyyntöasiakirjoista.
Kuvaus
Tarjoaja on merkitty asiaankuuluviin sijoittautumisjäsenvaltionsa pitämiin kaupparekistereihin: Se on merkitty sijoittautumisjäsenvaltion pitämään, direktiivin 2014/24/EU liitteessä XI kuvattuun ammattirekisteriin; tietyistä jäsenvaltioista tulevien tarjoajien täytyy mahdollisesti täyttää muita samassa liitteessä säädettyjä vaatimuksia.
Dokumentaatiovaatimus
Ei dokumentaatiovaatimuksia.
Lähde
Lähdettä ei löytynyt asiakirjoista. Tarkista vaatimus tarjouspyyntöasiakirjoista.
Kuvaus
Referenssikohteiden tulee olla toteutettu ulkoiselle asiakkaalle, ei tarjoajalle tai sen konserniyritykselle itselleen. Referenssikohteiden on oltava suoritettuina viimeisen kolmen (3) vuoden aikana. Osa-alueella 1 on neljä (4) referenssityyppiä, joihin tarjoajalla tulee löytyä kuvauksen mukaiset referenssit. Referenssityyppi 1: Tarjoajalla on oltava toteutettuna viisi (5) hybriditilaisuutta, vähintään kolmelle (3) eri asiakkaalle. Hybriditilaisuudella tarkoitetaan tilaisuutta, jossa osa osallistujista on läsnä paikan päällä ja osa etäyhteydellä. Tilaisuuksista vähintään kahden (2) tulee olla sellaisia, joissa etäyleisönä on ollut myös ulkomailla olevaa yleisöä. Henkilömäärä tilaisuudessa yhteensä vähintään yli 100 henkeä (paikan päällä + verkossa). Hybriditapahtuman aikana on kuvattu läsnä olevaa (live)yleisöä, minkä lisäksi puhujia / esityksiä ja kuvaa on striimattu verkossa olevalle webinaariyleisölle. Referenssityyppi 2: Tarjoajalla on oltava toteutettuna viisi (5) webinaaritoteutusta, vähintään kolmelle (3) eri asiakkaalle. Näistä vähintään kaksi (2) on toteutettu Teams-alustalla ja vähintään kaksi (2) muilla alustoilla ja joissa vähintään yhdessä on ollut minimissään 50 hlöä, vähintään yhdessä min 150 hlöä ja vähintään yhdessä min 300 henkilöä. Yhden oltava kansainvälinen webinaari, jossa yleisöä ollut myös ulkomailla. Referenssityyppi 3: Tarjoajalla on oltava toteutettuna neljä (4) eri referenssiä vähintään kolmelle (3) eri asiakkaalle. Läsnätapahtuman (ei etäosallistujia) kuvaaminen ja tallentaminen vähintään kahdella (2) ammattitason studiokameralla: henkilömäärä yli 100 ja editoitu tallenne on toimitettu asiakkaalle. Yhden pitää olla kansainvälinen tilaisuus tai kuvattu ulkomailla. Referenssityyppi 4: Tarjoajalla on oltava toteutettuna kaksi (2) referenssiä eri asiakkaille lähetyksistä, jotka on kuvattu ammattilaisessa studioympäristössä (oma studio, vuokrattu studio tai tv-studio). Jos tarjous tehdään ryhmittymänä, ryhmittymän jäsenet voivat täyttää vaatimuksen yhdessä. Jos tarjoaja vetoaa muiden yksiköiden voimavaroihin (voimavarayksiköt) vaatimuksen täyttämiseksi, tarjoaja yhdessä voimavarayksiköidensä kanssa voi täyttää vaatimuksen. Muiden yksiköiden kokemukseen liittyviä voimavaroja voidaan käyttää hyväksi vain, jos kyseiset voimavarayksiköt suorittavat hankinnan kohteena olevat palvelut taikka osan niistä.
Dokumentaatiovaatimus
Tarjoajan tulee täyttää tarjouspyynnön liitteenä oleva ”Referenssit”-lomake siinä esitettyjen ohjeiden ja vaatimusten mukaisesti. "Referenssit"-lomake on ladattava tarjouksen liitteeksi sähköisen kilpailutusjärjestelmän välilehdelle ''Muut ehdot''. Jos tarjous tehdään ryhmittymänä, tulee tarjouksen lähettämisestä vastuussa olevan ryhmittymän jäsenen lähettää ESPD-lomake sähköisessä kilpailutusjärjestelmässä täytettäväksi muille ryhmittymän jäsenille. Ks. tarjouspyynnön liite 10 ESPD-lomakkeen täyttöohje. Jos tarjoaja vetoaa voimavarayksiköiden voimavaroihin vaatimuksen täyttämiseksi, tulee tarjoajan lähettää ESPD-lomake sähköisessä kilpailutusjärjestelmässä täytettäväksi voimavarayksiköille. Ks. tarjouspyynnön liite 10 ESPD-lomakkeen täyttöohje.
Lähde
Lähdettä ei löytynyt asiakirjoista. Tarkista vaatimus tarjouspyyntöasiakirjoista.
Vertailuperusteet
Kuvaus
Osa-alueelle 1 valitaan neljä (4) halvimman kokonaishinnan tarjonnutta tarjoajaa. Hintavertailu tehdään liitteen 2 Hinnasto kokonaisvertailuhinnan (välilehti Osa-alue 1 solu D118) perusteella kaavalla halvin vertailuhinta / tarjouksen vertailuhinta * painoarvo. Osa-alueen sisälle muodostetaan ranking-jonot hinnoiteltaville tapahtumapakettien kokonaisuuksille. Tapahtumapaketit ovat: webinaarien tekninen toteutus ja tuki (ei striimausta), webinaarien tekninen toteutus ja tuki (sisältäen kuvaamisen ja striimauksen), hybriditapahtumien kuvaaminen ja striimaaminen online-yleisölle ja tallennettavat seminaarit. Ranking-jonot perustetaan tapahtumapakettikokonaisuuksien hinnan mukaan niin, että edullisimman pakettikokonaisuuden tarjonnut saa ranking-jonossa sijan 1, toiseksi sijoittunut sijan 2 ja niin edelleen. Räätälöitävät tapahtumat kilpailutetaan kaikkien osa-alueelle valittujen toimittajien kesken.
Lähde
Lähdettä ei löytynyt asiakirjoista. Tarkista painoarvo tarjouspyyntöasiakirjoista.
Kuvaus
Osa-alueelle 2 valitaan kolme (3) halvimman kokonaishinnan tarjonnutta tarjoajaa. Hintavertailu tehdään liite 2 Hinnasto kokonaisvertailuhinnan (välilehti Osa-alue 2 solu D67) perusteella kaavalla halvin vertailuhinta / tarjouksen vertailuhinta * painoarvo. Osa-alueen sisälle muodostetaan ranking-jonot hinnoiteltaville tapahtumapakettien kokonaisuuksille. Tapahtumapaketit ovat: läsnätapahtumat TF-talossa ilman videointia tai striimausta, kevyet toteutukset TF-talossa ja läsnätapahtumat muualla kuin TF-talossa ilman videointia tai striimausta. Ranking-jonot perustetaan tapahtumapakettikokonaisuuksien hinnan mukaan niin, että edullisimman pakettikokonaisuuden tarjonnut saa ranking-jonossa sijan 1, toiseksi sijoittunut sijan 2 ja niin edelleen. Räätälöitävät tapahtumat kilpailutetaan kaikkien osa-alueelle valittujen toimittajien kesken.
Lähde
Lähdettä ei löytynyt asiakirjoista. Tarkista painoarvo tarjouspyyntöasiakirjoista.
Kuvaus
Esimerkkitapahtumaan liittyvä tehtävä. Maksimipistemäärä 50 pistettä. Liite A Osa-alueen 3 tehtävän kuvaus on kuvattu esimerkkitapahtumaan liittyvä tehtävä. Tehtävään liittyvät laatupisteet jaetaan seuraavanlaisesti: o Tapahtuman kokonaissuunnitelman toimivuus ja tapahtuman sujuvuus (max 12,5 pistettä) o Arvostamme BF:n antaman ohjeistuksen noudattamista sekä suunnitelmaa, jossa on rakennettu toimiva kokonaisuus. Tapahtuman käytännön järjestelyt, logistiikka, vastuut ja velvollisuudet on kuvattu selkeästi ja loogisesti. Suunnitelmasta käy hyvin ilmi, että tapahtuma vastaa tehtävänannossa kuvattuja tavoitteita. o Päiväohjelman rakenne, sijainti ja logistiikka (max 12,5 pistettä) o Arvostamme ohjelmaa, jossa päivän rakenne on johdonmukainen ja aikataulu ja logistiikka on mietitty toimivaksi. o Iltajuhlan visuaalisuus, innovatiivisuus ja ohjelman sisältö (max 12,5 pistettä) o Arvostamme näyttävää ja brändiohjeistuksen mukaista visuaalista ilmettä sekä kansainvälisten vieraiden kannalta kiinnostavaa ohjelmaa. Budjettierittely: o Budjetin tehokas hyödyntäminen (max 12,5 pistettä) o Arvostamme kuvausta, jossa budjetti on avattu selkeästi ja annetulla budjetilla on saatu mahdollisimman laadukas ja monipuolinen toteutus.
Alakriteerit
- Tapahtuman kokonaissuunnitelman toimivuus ja sujuvuus25 %
Arvostamme BF:n antaman ohjeistuksen noudattamista sekä suunnitelmaa, jossa on rakennettu toimiva kokonaisuus. Tapahtuman käytännön järjestelyt, logistiikka, vastuut ja velvollisuudet on kuvattu selkeästi ja loogisesti. Suunnitelmasta käy hyvin ilmi, että tapahtuma vastaa tehtävänannossa kuvattuja tavoitteita.
- Päiväohjelman rakenne, sijainti ja logistiikka25 %
Arvostamme ohjelmaa, jossa päivän rakenne on johdonmukainen ja aikataulu ja logistiikka on mietitty toimivaksi.
- Iltajuhlan visuaalisuus, innovatiivisuus ja ohjelman sisältö25 %
Arvostamme näyttävää ja brändiohjeistuksen mukaista visuaalista ilmettä sekä kansainvälisten vieraiden kannalta kiinnostavaa ohjelmaa.
- Budjetin tehokas hyödyntäminen25 %
Arvostamme kuvausta, jossa budjetti on avattu selkeästi ja annetulla budjetilla on saatu mahdollisimman laadukas ja monipuolinen toteutus.
Lähde
Lähdettä ei löytynyt asiakirjoista. Tarkista painoarvo tarjouspyyntöasiakirjoista.
Kuvaus
Esimerkkitapahtumaan liittyvä tehtävä. Maksimipistemäärä 50 pistettä. Liite 9B Osa-alueen 4 tehtävän kuvaus on kuvattu esimerkkitapahtumaan liittyvä tehtävä. Tehtävään liittyvät laatupisteet jaetaan seuraavanlaisesti: o Messuosaston visuaalinen (3D –kuvat ja graafinen suunnitelma) suunnittelu annetun ohjeen mukaisesti noudattaen Finland brändiä ja Happiness- konseptia. (max 10 pistettä) o Budjetti. Pyydämme tarjoajia tekemään realistisen erittelyn siitä, miten budjetti on käytetty messuosaston osalta, ja arvion tapahtuman toteutukseen vaadittavista henkilöresursseista ja työtunneista. (max 10 pistettä) o Projektisuunnitelma ja aikataulu. Tarjoajat kuvaavat projektisuunnitelmassa eri vaiheet tapahtuman toteuttamiseksi, sekä realistisen aikataulutuksen. (max 10 pistettä) o Osaston toiminnallisuudet ja käytännöllisyys. Arvostamme erityisesti osaston ja suunnitelman muunneltavuutta ja uudelleen käyttömahdollisuuksia erilaisia tulevia tapahtumia varten. (max 10 pistettä) o Suunnitelmassa huomioitu materiaalien kierrätettävyyden laajuus ja toteutus. Vastuullisuus on tärkeä teema Business Finlandissa ja haluamme varmistaa, että järjestämämme tapahtumat ovat vastuullisesti toteutettuja. (max 10 pistettä)
Alakriteerit
- Messuosaston visuaalinen suunnittelu20 %
Messuosaston visuaalinen (3D –kuvat ja graafinen suunnitelma) suunnittelu annetun ohjeen mukaisesti noudattaen Finland brändiä ja Happiness- konseptia.
- Budjetti20 %
Pyydämme tarjoajia tekemään realistisen erittelyn siitä, miten budjetti on käytetty messuosaston osalta, ja arvion tapahtuman toteutukseen vaadittavista henkilöresursseista ja työtunneista.
- Projektisuunnitelma ja aikataulu20 %
Tarjoajat kuvaavat projektisuunnitelmassa eri vaiheet tapahtuman toteuttamiseksi, sekä realistisen aikataulutuksen.
- Osaston toiminnallisuudet ja käytännöllisyys20 %
Arvostamme erityisesti osaston ja suunnitelman muunneltavuutta ja uudelleen käyttömahdollisuuksia erilaisia tulevia tapahtumia varten.
- Materiaalien kierrätettävyyden laajuus ja toteutus20 %
Suunnitelmassa huomioitu materiaalien kierrätettävyyden laajuus ja toteutus. Vastuullisuus on tärkeä teema Business Finlandissa ja haluamme varmistaa, että järjestämämme tapahtumat ovat vastuullisesti toteutettuja.
Lähde
Lähdettä ei löytynyt asiakirjoista. Tarkista painoarvo tarjouspyyntöasiakirjoista.
Kuvaus
Hintavertailu tehdään liite 2 Hinnasto kokonaisvertailuhinnan (välilehti Osa-alue 3 solu D16) perusteella kaavalla halvin vertailuhinta / tarjouksen vertailuhinta * painoarvo.
Lähde
Lähdettä ei löytynyt asiakirjoista. Tarkista painoarvo tarjouspyyntöasiakirjoista.
Kuvaus
Hintavertailu tehdään liite 2 Hinnasto kokonaisvertailuhinnan (välilehti Osa-alue 4 solu D14) perusteella kaavalla halvin vertailuhinta / tarjouksen vertailuhinta * painoarvo.
Lähde
Lähdettä ei löytynyt asiakirjoista. Tarkista painoarvo tarjouspyyntöasiakirjoista.
Kuvaus
Toinen osa osa-alueen laatupisteytystä on projektipäällikön/tuottajan ja pääyhteyshenkilön haastattelu. Haastattelun pisteytys on kuvattu tarjouspyynnön välilehdellä "Hankinnan kohteen kriteerit".
Lähde
Lähdettä ei löytynyt asiakirjoista. Tarkista painoarvo tarjouspyyntöasiakirjoista.
Aiemmat voittajat
Keitä vastaan kilpailette?
Toimittajat, jotka ovat voittaneet vastaavia sopimuksia hankkijalta Business Finland Oy
Ilmoituksesta
Business Finland (BF tai tilaaja) suunnittelee, osallistuu ja järjestää niin kotimaassa kuin ulkomailla erityyppisiä tapahtumia, joihin haemme nyt tapahtumakumppaneita. Haemme useampia toimittajia kattamaan Business Finlandin tarpeet pienistä kotimaan tapahtumista kansainvälisiin messuihin. Hankinnan kohteena on nelivuotinen puitejärjestely, joka jakaantuu neljään osa-alueeseen: • osa-alue 1: Sähköisten tapahtumien järjestäminen ja tuki • osa-alue 2: Tapahtumakumppani kotimaan tapahtumille • osa-alue 3: Kumppani isoihin tapahtumiin • osa-alue 4: Messukumppani kotimaassa ja ulkomailla. Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin liitteessä 1 Hankinnan kohteen kuvaus. Haemme kumppaneita, jotka kykenevät toteuttamaan tapahtumia Business Finland Oy:lle ja Business Finland Innovaatiorahoituskeskukselle, sekä alabrändeille Work In Finland, Film In Finland, Invest In Finland ja Visit Finland (kaikki yhteisesti tässä hankinnassa ”Business Finland”).Menettelyn pääpiirteetHankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (1397/2016) sekä julkisista hankinnoista annettua direktiiviä 2014/24/EU Hankinta suoritetaan sote- ja erityisten palveluhankintojen EU-kynnysarvon ylittävänä hankintana, käyttäen avointa hankintamenettelyä. Hankintamenettely toteutetaan vaiheittain seuraavasti: 1. Tarjousten avaus ja tarjoajien kelpoisuuden tarkastus 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 3. Tarjousten vertailu 4. Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen 5. Hankintasopimuksen tekeminen tarjouskilpailun voittaneen tarjoajan kanssa Business Finlandilla on kuitenkin oikeus perustellusta syystä olla hyväksymättä mitään tehdyistä tarjouksista. Mikäli Business Finland ei voi tehdä sopimusta tarjouskilpailun voittaneen palveluntarjoajan/toimittajan kanssa, voi se tehdä sopimuksen tarjouskilpailussa toiseksi sijoittuneen kanssa.
Yhteyshenkilö
Business Finlandkilpailutus@businessfinland.fi- TulosTyyppi
- 79952000PääkoodiTapahtumapalvelut
- 79950000Näyttelyjen, messujen ja kongressien järjestelypalvelut79951000Seminaarien järjestäminen