Tapahtumapalvelut
Vanhentunut
Kilpailutus on vanhentunut ilman, että voittajaa on julkistettu.
- Määräaika
- Jan 10, 2024Päättynyt
- Valinta
- Case-kuvaus 40 % ja 1 muuta
Tiivistelmä
Sitra hakee kahta kumppania tapahtumiensa tuottamiseen. Sitra järjestää vuosittain noin 200 tapahtumaa, joista vuositasolla n. 20 tapahtuman toteutukseen hankimme tapahtumapalveluita. Näistä esimerkkeinä: - messuosastot 1-3 vuodessa (esim. Kuntamarkkinat, Educa-messut tai Maailma kylässä) - Sitran ja yhteistyökumppaneiden kanssa järjestettävä kansainvälinen maailman kiertotalousfoorumi WCEF -- virtuaalitapahtumat (esim. Megatrendit 2023 -julkistustilaisuus 12.1.2023 (tallenne) - YouTube kaltainen toteutus: https://www.youtube.com/watch?v=xVZdm1WfuZc&t=29s - hybriditapahtumat järjestettynä Sitran toimipaikan kiinteistön auditoriossa tai ulkopuolisessa tapahtumapaikassa hyödyntäen tarvittavilta osin tilojen tai toimittajan tekniikkaa - kevyen verkkotapahtuman teknistä tuotantoa, jossa tapahtumakumppani tarjoaa tekniset puitteet verkkotapahtuman toteutukselle esim. verkkoalusta, esiintyjät etäyhteyksillä, greenroom-puhujille, taustamusiikki, mahdollinen striimaus suoraan YouTubeen. Sitran virtuaalituotannoissa pääasiallisesti käytämme Teamsiä. Sitra voi hankkia kumppanipalveluita tarvittaessa kansainvälisille tapahtumille. Tapahtumien kokoluokka voi vaihdella muutaman sadan osallistujan vuorovaikutuksellisista virtuaalituotannoista tai live-tapahtumista noin 3000 osallistujan monipäiväiseen kansainväliseen tapahtumaan Suomessa tai ulkomailla. Suurin osa tapahtumista on suunnattu kotimaan sidosryhmille, mutta riippuen tilaisuuden kohdeyleisöstä ja puhujista tapahtumia järjestetään myös englanniksi. Kaiken tekemisemme johtotähtiä ovat kestävyys, vastuullisuus, saavutettavuus ja esteettömyys. Kestävyys ja vastuullisuus tarkoittavat meille myös taloudellisuutta. Sitralle on nimettävä asiakkuusvastaava sekä vastaava tuottaja. Sitralle tehtävissä toimeksiannoissa, niihin liittyvissä tuotteissa ja raportoinneissa on noudatettava yleistä tietosuoja-asetusta sekä saavutettavuusvaatimuksia.
Arrangementstjenester
Mukautetut arviointikriteerit
Saat vastaukset bid/no-bid-kriteereihinne
Määritä ne kerran, niin Cobrief vastaa jokaisessa hankinnassa
Teettekö tarjouksen?
Agentti perustaa tarjouksen ja kirjoittaa ensimmäisen luonnoksen. 14 päivää ilmaiseksi.
Kelpoisuusvaatimukset
Kuvaus
Tarjoajan taloudelliset edellytykset ovat hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävät. Tätä ominaisuutta arvioidaan tarjoajan vakavaraisuudesta, maksukykyisyydestä, kannattavuudesta la luottokelpoisuudesta saatujen tietojen perusteella. Tarjoajan taloudellisen tilanteen on oltava sellainen, että se Suomen Asiakastieto Oy:n ratingluokituksessa tai vastaavan kotimaiset/ulkomaisen tahon arvion mukaan on vähintään tyydyttävä A tai riskiluokka on 1-3 tai näitä vastaava. Tarjoaja, jonka ratingluokitus on B tai riskiluokitus on 4 tai näitä vastaava luokitus kotimaisen/ulkomaisen tahon arviossa, voidaan sulkea tarjouskilpailusta siinä tapauksessa, ettei tarjoaja kykene esittämään luotettavaa selvitystä toimenpiteistä, joihin se ryhtyy tai on ryhtynyt taloudellisen tilanteensa parantamiseksi. Tarjoaja, jonka ratingluokitus on C taikka riskiluokituksessa 5 tai näitä vastaava kotimaisen/ulkomaisentahon arviossa, suljetaan tarjouskilpailusta.
Dokumentaatiovaatimus
Hankintayksikkö varaa oikeuden pyytää Suomen Asiakastieto Oy:n tai vastaavan kotimaisen/ulkomaisen tahon raportin, joka sisältää yrityksen riskiluokituksen. Hankintayksikkö voi tarkistaa tarjoajan taloustietoja yleisistä rekistereistä. Tarjoaja on itse vastuussa tietojen oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta.
Lähde
Lähdettä ei löytynyt asiakirjoista. Tarkista vaatimus tarjouspyyntöasiakirjoista.
Kuvaus
Tarjoaja on rekisteröitynyt kaupparekisteriin (ei edellytetä yksityiseltä ammatinharjoittajalta, joka ei ole kaupparekisterissä), ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisen rekisteriin ennen hankintapäätöksen tekemistä, mikäli tarjoajan kotipaikan lainsäädäntö edellyttää rekisteröitymistä. Nämä vaatimukset ovat voimassa myös sopimuskauden ajan.
Dokumentaatiovaatimus
Hankintayksikkö varaa oikeuden pyytää todistukset rekisterimerkinnöistä, kaupparekisteriotteen tai muun selvityksen yrityksen nimenkirjoitusoikeudesta sekä muita tarvittavia selvityksiä. Siltä osin, kun tarjoajaa ei ole merkitty kauppa-, ennakonperintä-, työnantaja tai arvonlisäverovelvollisen rekisteriin, on hänen pyydettäessä selvitettävä ne seikat, joihin rekisteröimättömyys perustuu. Hankintayksikkö voi tarkistaa tarjoajan rekisteröitymiset mainittuihin rekistereihin yleisistä rekistereistä.
Lähde
Lähdettä ei löytynyt asiakirjoista. Tarkista vaatimus tarjouspyyntöasiakirjoista.
Kuvaus
Palveluntarjoajalla tulee olla kokemusta tämän hankinnan kohteen kuvauksen mukaisesta palvelusta. Kultakin referenssiltä edellytetään, että työn laajuus on ollut vähintään 5 työpäivää (= 37,5 h) eikä työn päättymisestä ole kulunut yli kahta (2) vuotta tarjouksen viimeisestä jättöpäivästä lukien. Yhden referenssikuvauksen enimmäispituus on yksi (1) A4-sivu.
Dokumentaatiovaatimus
Palveluntarjoajan tulee toimittaa tarjouksensa liitteeksi vähintään kolme (3) kpl hankinnan kohdetta vastaavaa referenssiä. Referenssiasiakkaaksi ei kelpaa tarjoava yritys itse tai samaan konserniin kuuluva yhtiö, ryhmittymän jäsen tai tarjouksessa nimetty alihankkija.
Lähde
Lähdettä ei löytynyt asiakirjoista. Tarkista vaatimus tarjouspyyntöasiakirjoista.
Hankintaperusteet
Kuvaus
Vertailuhinnaltaan halvin tarjous saa painoarvon mukaiset täydet pisteet ja muiden tarjoajien pisteet suhteutetaan vertailuhinnaltaan halvimman tarjoajan tarjoukseen kaavalla: (halvimman tarjoajan vertailuhinta/tarjoajan vertailuhinta * 40).
Lähde
Lähdettä ei löytynyt asiakirjoista. Tarkista painoarvo tarjouspyyntöasiakirjoista.
Kuvaus
Case-kuvauksesta voi maksimissaan saada 40 pistettä. Arvostamme: - eriteltyä ja realistista, tapahtuman koko elinkaaren huomioivaa projektisuunnitelmaa sekä kustannuslaskelmaa (0-10 pistettä) - Sitran brändin mukaista oivaltavaa ja vuorovaikutukseen kutsuvaa ideaa, kokeilevaa otetta toteutuksessa ja mieleenpainuvaa tapahtumakokemusta (0-10 pistettä) - selkeästi kuvattua suunnitelmaa ohjelman rakenteesta, etenemisestä ja vuorovaikutteisuuden varmistamisesta toteutuksessa (0-10 pistettä) - visuaalista ja rohkeaa toteutusta esimerkiksi teknologian hyödyntämistä yllätyksellisellä tavalla (0-10 pistettä) Asteikko: 9-10 p. erinomainen, 7-8 p. hyvä, 5-6 p. välttävä, 0-4 p. huono
Arviointimenetelmä
Arvostamme:
- eriteltyä ja realistista, tapahtuman koko elinkaaren huomioivaa projektisuunnitelmaa sekä kustannuslaskelmaa (0-10 pistettä)
- Sitran brändin mukaista oivaltavaa ja vuorovaikutukseen kutsuvaa ideaa, kokeilevaa otetta toteutuksessa ja mieleenpainuvaa tapahtumakokemusta (0-10 pistettä)
- selkeästi kuvattua suunnitelmaa ohjelman rakenteesta, etenemisestä ja vuorovaikutteisuuden varmistamisesta toteutuksessa (0-10 pistettä)
- visuaalista ja rohkeaa toteutusta esimerkiksi teknologian hyödyntämistä yllätyksellisellä tavalla (0-10 pistettä)
Asteikko:
- 9-10 p. erinomainen
- 7-8 p. hyvä
- 5-6 p. välttävä
- 0-4 p. huono
Lähde
Lähdettä ei löytynyt asiakirjoista. Tarkista painoarvo tarjouspyyntöasiakirjoista.
Kuvaus
Tämä kysely toimitetaan Sitrasta tarjoajan ilmoittamille asiakkaille. Sitraa ei voi käyttää asiakastyytyväisyyskyselyyn vastaajana. Asiakastyytyväisyyskysely suoritetaan suomen kielellä ja toteutetaan Microsoft Forms -kyselylomakkeen avulla. Vastaajalla on seitsemän arkipäivää aikaa vastata kyselyyn. Kolmannen sekä uudelleen tarvittaessa kuudennen työpäivän jälkeen hankintayksikkö muistuttaa sähköpostitse niitä asiakkaita, jotka eivät vielä ole vastanneet kyselyyn. Kyselyn lähettämisestä ilmoitetaan myös tarjoajan yhteyshenkilölle. Asiakastyytyväisyyskyselyä käytetään osana laadun arviointia seuraavasti: Asiakastyytyväisyyskyselyssä asiakas antaa vastaukset väittämiin. Vastausvaihtoehdot väittämiin ja niistä muodostuvat pistemäärät on ilmoitettu asiakastyytyväisyyskyselyssä. Asiakkaan antamat pistemäärät lasketaan yhteen, jolloin saadaan asiakaskohtainen pistemäärä. Kaikkien kyselyyn vastanneiden asiakkaiden asiakaskohtaiset pistemäärät lasketaan yhteen ja jaetaan asiakkaiden lukumäärällä, jolloin saadaan keskiarvopisteet. Jos asiakas ei vastaa tyytyväisyyskyselyyn, ko. asiakkaan osalta keskiarvopisteiden laskemisessa käytetään pistemäärää nolla (0). Asiakastyytyväisyyskyselystä voi saada maksimissaan 20 pistettä (= yhden kyselyn maksimispisteet) laatuvertailuun. Vastaajat ja heidän vastauksensa käsitellään luottamuksellisesti. Ainoastaan tarjoajan kyselykohtaiset kokonaispisteet ja keskiarvopistemäärä julkistetaan.
Arviointimenetelmä
Asiakastyytyväisyyskyselyssä asiakas antaa vastaukset väittämiin. Vastausvaihtoehdot väittämiin ja niistä muodostuvat pistemäärät on ilmoitettu asiakastyytyväisyyskyselyssä. Asiakkaan antamat pistemäärät lasketaan yhteen, jolloin saadaan asiakaskohtainen pistemäärä. Kaikkien kyselyyn vastanneiden asiakkaiden asiakaskohtaiset pistemäärät lasketaan yhteen ja jaetaan asiakkaiden lukumäärällä, jolloin saadaan keskiarvopisteet. Jos asiakas ei vastaa tyytyväisyyskyselyyn, ko. asiakkaan osalta keskiarvopisteiden laskemisessa käytetään pistemäärää nolla (0). Asiakastyytyväisyyskyselystä voi saada maksimissaan 20 pistettä (= yhden kyselyn maksimispisteet) laatuvertailuun.
Lähde
Lähdettä ei löytynyt asiakirjoista. Tarkista painoarvo tarjouspyyntöasiakirjoista.
Aiemmat voittajat
Keitä vastaan kilpailette?
Toimittajat, jotka ovat voittaneet vastaavia sopimuksia hankkijalta Suomen itsenäisyyden juhlarahasto
Ilmoituksesta
Sitra hakee kahta kumppania tapahtumiensa tuottamiseen. Sitra järjestää vuosittain noin 200 tapahtumaa, joista vuositasolla n. 20 tapahtuman toteutukseen hankimme tapahtumapalveluita. Näistä esimerkkeinä: - messuosastot 1-3 vuodessa (esim. Kuntamarkkinat, Educa-messut tai Maailma kylässä) - Sitran ja yhteistyökumppaneiden kanssa järjestettävä kansainvälinen maailman kiertotalousfoorumi WCEF -- virtuaalitapahtumat (esim. Megatrendit 2023 -julkistustilaisuus 12.1.2023 (tallenne) - YouTube kaltainen toteutus: https://www.youtube.com/watch?v=xVZdm1WfuZc&t=29s - hybriditapahtumat järjestettynä Sitran toimipaikan kiinteistön auditoriossa tai ulkopuolisessa tapahtumapaikassa hyödyntäen tarvittavilta osin tilojen tai toimittajan tekniikkaa - kevyen verkkotapahtuman teknistä tuotantoa, jossa tapahtumakumppani tarjoaa tekniset puitteet verkkotapahtuman toteutukselle esim. verkkoalusta, esiintyjät etäyhteyksillä, greenroom-puhujille, taustamusiikki, mahdollinen striimaus suoraan YouTubeen. Sitran virtuaalituotannoissa pääasiallisesti käytämme Teamsiä. Sitra voi hankkia kumppanipalveluita tarvittaessa kansainvälisille tapahtumille. Tapahtumien kokoluokka voi vaihdella muutaman sadan osallistujan vuorovaikutuksellisista virtuaalituotannoista tai live-tapahtumista noin 3000 osallistujan monipäiväiseen kansainväliseen tapahtumaan Suomessa tai ulkomailla. Suurin osa tapahtumista on suunnattu kotimaan sidosryhmille, mutta riippuen tilaisuuden kohdeyleisöstä ja puhujista tapahtumia järjestetään myös englanniksi. Kaiken tekemisemme johtotähtiä ovat kestävyys, vastuullisuus, saavutettavuus ja esteettömyys. Kestävyys ja vastuullisuus tarkoittavat meille myös taloudellisuutta. Sitralle on nimettävä asiakkuusvastaava sekä vastaava tuottaja. Sitralle tehtävissä toimeksiannoissa, niihin liittyvissä tuotteissa ja raportoinneissa on noudatettava yleistä tietosuoja-asetusta sekä saavutettavuusvaatimuksia.Menettelyn pääpiirteetHankinta on liitteen E mukainen erityinen palveluhankinta. Hankintayksikkö voi keskeyttää hankintalain 125 §:n perusteella hankintamenettelyn osittain tai kokonaan todellisesta ja perustellusta syystä. Hankintamenettelynä käytetään hankintalain 32 §:n mukaista avointa menettelyä. Avoin menettely on hankintamenettely, jossa hankintayksikkö julkaisee hankinnasta hankintailmoituksen ja asettaa saataville tarjouspyynnön ja jossa kaikki halukkaat toimittajat voivat tehdä tarjouksen. Hankintamenettelyn keskeisimmät vaiheet ovat: 1. Tarjouspyynnön ja hankintailmoituksen julkaiseminen 2. Tarjousten vastaanotto ja tarjousten avaaminen 3. Tarjoajien soveltuvuuden tarkistaminen 4. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 5. Tarjousten vertailu tarjouspyynnössä esitettyjen vertailuperusteiden mukaisesti 6. Hankintapäätöksen tekeminen ja päätöksestä ilmoittaminen 7. Hankintasopimuksen tekeminen tarjouskilpailun voittaneen tarjoajan kanssa Hankintaa koskeva sopimus (hankintasopimus) syntyy kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Hankintapäätös voidaan panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kulutta siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen valitusosoituksineen ja oikaisuohjeineen tiedoksi (odotusaika). Tarjousten tekemisestä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjousasiakirjat ovat saatavissa suomen suomen kielellä. Tarjoaja sitoutuu tarjouksen jättäessään automaattisesti tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitettyihin ehtoihin.
Yhteyshenkilö
Kirjaamokirjaamo@sitra.fi- Kilpailutus · PuitesopimusTyyppi
- 79952000PääkoodiTapahtumapalvelut