TIETOPYYNTÖ Ohjelmistorobotiikan SaaS palvelun ja asiantuntijapalvelun hankinta Helsingin kaupungin asunnoille

TÄMÄ ON TIETOPYYNTÖ EIKÄ TÄLLÄ ILMOITUKSELLA PYYDETÄ TARJOUKSIA. Heka pyytää potentiaalisia tarjoajia osallistumaan markkinavuoropuheluun sekä ilmaisemaan kiinnostuksensa hankintaan. YLEISTÄ Hekalla on noin 54000 asuntoa, joissa asuu 92000 helsinkiläistä. Heka käyttää ohjelmistorobotteja muun muassa asukkaiden vesilaskujen luontiin, kohteiden perustamiseen sekä perinnän muistutuksiin. Näissä manuaalinen työ on korvattu robotiikan ratkaisuilla. Tulevaisuudessa robottien käyttöä halutaan laajentaa. Hekan tahtotilana on siirtyä robotiikan palvelumalliin, jossa robotiikka tuotetaan SaaS-periaatteella (RaaS), mikä mahdollistaa skaalautuvuuden, kustannustehokkuuden ja selkeämmän hallinnan. Tulevaisuuden mallissa palveluntarjoaja vastaa sekä teknisistä, että hallinnollisista vaatimuksista. Tavoitteena on, että palvelun hintaan sisältyy robottien rajaton yhtäaikainen käyttö ilman erillisiä lisenssirajoituksia. Tavoitteena on saada käyttöön SaaS palveluna yhteistyökumppanin ympäristössä ylläpidettävät robotiikan käyttöympäristö ja asiantuntijapalvelut. Hankinnan arvo on neljässä vuodessa noin 200000 euroa. ESITTELYTILAISUUS 9.12.2025 klo 15-15.30. Heka järjestää potentiaalisille toimittajille hankinnan esittelytilaisuuden 9.12.2025 klo 15-15.30. Tilaisuus toteutetaan Teams-yhteydellä. Tilaisuuteen tulee ilmoittautua sähköpostitse otsikolla “Hekan robotiikan esittely”. Ilmoittautumiset lähetetään osoitteeseen tietohallinto@hekaoy.fi viimeistään 7.12.2025. KYSYMYKSET TOIMITTAJILLE Heka pyytää potentiaalisilta tarjoajilta kommentteja ja vastauksia erityisesti seuraavista asioista: 1) Miten hinnoittelette käyttöönottoprojektin ja jatkuvat palvelut? 2) Miten palvelussanne on rajoitettu robottien määrää tai yhtäaikaista käyttöä? 3) Kuvaisitteko datan koulutuskäytön, keräämisen ja hävittämisen? 4) Mikä on teidän suosituksenne sopimusmallista? (Esimerkiksi toistaiseksi voimassa olevat ja määräaikaiset sopimukset ja niiden yhdistelmät.) Kertoisitteko esimerkin? 5)Mitä vaikutuksia robotin käsittelemän datan määrällä on sen toimintaan? Jos on, niin kuvailkaa vaikutus tai antakaa esimerkki. 6) Miten varmistatte palvelun jatkuvuuden ja toipumisen häiriötilanteissa? 7) Miten täytätte tietoturva- ja tietosuojavaatimukset (GDPR, salaus, lokit, audit trail)? 8) Miten toteutatte robotiikkapalvelussanne käyttäjähallinnan, MFA:n ja integraatiot (Entra ID, API-turvallisuus)? 9) Miten varmistatte robottien hallinnan, prosessien eristyksen ja auditoinnin? 10) Minkälaisia palvelutasoja (SLA) käytätte robotiikkapalveluissanne? 11) Miten ympäristössänne onnistuu usean robotin yhdenaikainen käyttö? 12) Miten kauan teillä kestää kymmenen robotin sisältävän palvelun käyttöönottoprojekti? (vastaus viikoissa/ kuukausissa) 13) Mitä muuta haluaisitte kommentoida? Vastaukset ja kommentit tulee antaa 12.12.2025 mennessä. Vastaukset tietopyyntöön lähetetään osoitteella hankinnat@hekaoy.fi otsikolla "tietopyyntö Robotiikan hankinta". Heka pidättää itsellään kaikki oikeudet hankintasuunnitelmien muuttamiseen. Heka saattaa esittää tietopyyntöön vastanneille vielä tarkempia kysymyksiä.