TIETOPYYNTÖ: Projektipäällikön hankinta Teollisen yhteistyörahaston (Finnfund) palkkahallintoulkoistukseen

Tämä asiakirja ei ole hankintailmoitus tai tarjouspyyntö vaan hankintalain 65 §:n mukainen markkinakartoitus, jonka hankintayksikkö toteuttaa tässä tietopyynnössä kerrotun mukaisesti. Tällä tietopyynnöllä on tarkoitus selvittää otsikon mukaiseen hankintaan liittyviä kysymyksiä. Tietopyynnön tavoitteena on saada kattavasti hankinnan kohdetta koskevaa tietoa tukemaan hankinnan valmistelua, jotta mahdollinen tarjouskilpailu voidaan toteuttaa mahdollisimman tarkoituksenmukaisesti. Hankintayksikkö ei sitoudu toteuttamaan hankintaa. Päätökset mahdollisen hankintaprosessin käynnistämisestä tehdään markkinakartoituksen jälkeen. LUONNOS KUVAUKSEKSI HANKINNAN KOHTEESTA Finnfund (Teollisen yhteistyön rahasto Oy) hankkii projektijohtamisen palvelut palkkahallinnon ulkoistushankkeen toteuttamiseksi. Hankinnan kohteena on projektipäällikköpalvelu, jossa Toimittaja vastaa palkkahallinnon ulkoistusprojektin projektoinnista ja projektijohtamisesta koko hankkeen elinkaaren ajan. Palvelun sisältö Toimittaja nimeää hankkeelle Projektipäällikön sekä Varahenkilön. Projektipäällikkö vastaa itsenäisesti projektin läpiviennistä alusta loppuun ja toimii Tilaajan edustajana sekä edunvalvojana. Varahenkilöllä tulee olla Projektipäälliköltä edellytettävän vähimmäistason mukainen osaaminen ja kokemus, ja hänen toimiessaan Projektipäällikön sijaisena hän vastaa kaikista Projektipäällikön tehtävistä ja vastuista. Projektipäällikön tehtäviin kuuluvat erityisesti seuraavat kokonaisuudet: palkkahallinnon nykyprosessien, järjestelmien ja rajapintojen dokumentointi sekä nykytila-analyysi; sisäisen projektiryhmän resursointi ja johtaminen; asiantuntijatukena toimiminen ulkoistuksen toteuttavan palveluntuottajan kilpailutuksessa, mukaan lukien substanssivaatimusten määrittely ja sisällön tuottaminen tarjouspyyntöaineistoon; yksityiskohtaisen ulkoistussuunnitelman laatiminen valitun palveluntuottajan kanssa; tiedonsiirtojen, integraatioiden ja järjestelmämuutosten valvonta; testauksen koordinointi; riskienhallinta ja poikkeamatilanteiden ratkaisu; viestintä Tilaajan johdolle ja henkilöstölle; rajapintatyöskentely HR:n, talouden ja IT:n kanssa; sekä palveluntuottajan ohjaus käyttöönotossa ja Tilaajan tukeminen muutosjohtamisessa. Projektiin liittyvän julkisen kilpailutuksen (palveluntuottajan hankinta) toteutuksesta vastaa erillinen ulkoinen kumppani, PTCServices Oy. Riippumattomuus ja esteellisyys Toimittajan ja sen nimeämien henkilöiden on toimittava tehtävässään täysin riippumattomasti ja objektiivisesti. Toimittajalla tai sen nimeämillä henkilöillä ei saa olla sellaista taloudellista, toiminnallista tai henkilökohtaista sidonnaisuutta tulevaan palveluntuottajan kilpailutukseen osallistuviin tahoihin, joka voisi vaarantaa puolueettomuuden hankinnan valmistelussa, voittajan valinnassa tai palveluntuottajan valvonnassa. Toimittaja tai siihen kytköksissä olevat henkilöt tai yhteisöt eivät voi osallistua palveluntuottajan kilpailutukseen. Aikataulu Palvelun arvioitu kesto on noin 12 kuukautta. Palvelu jatkuu kuitenkin siihen saakka, kunnes muutosjakso on kestänyt vähintään kuusi kuukautta. Projektipäällikön tulee olla käytettävissä viimeistään 1.6.2026. Hanke jakautuu neljään päävaiheeseen: hankinnan valmistelu (touko–elokuu 2026), tarjouskilpailu ja palveluntuottajan valinta (elo–marraskuu 2026), siirto ja käyttöönotto (joulukuu 2026 – huhtikuu 2027) sekä muutosjakso (huhtikuu – lokakuu 2027). Toteutustapa ja käytettävyys Palvelu tuotetaan pääosin etätyönä Microsoft Teams:a hyödyntäen. Satunnainen työskentely Tilaajan tiloissa Helsingissä voi olla tarpeen, ja siitä sovitaan erikseen. Projektipäällikön tulee olla Tilaajan käytettävissä noin kolme työpäivää viikossa, ja ajankäytöstä sovitaan tarkemmin osapuolten kesken. Hankintamäärät ovat arvioita eivätkä muodosta määräostovelvoitetta. Kieli- ja turvallisuusvaatimukset Palvelu tuotetaan ensisijaisesti suomen kielellä. Finnfundin työkieli on englanti, minkä vuoksi Projektipäälliköltä ja Varahenkilöltä edellytetään riittävää suullista ja kirjallista englannin kielen taitoa. Nimetyistä henkilöistä haetaan henkilöturvallisuusselvitys turvallisuusselvityslain (726/2014) mukaisesti. Toimittaja käyttää vain tietoturvallisia, EU/ETA-alueella sijaitsevia pilvipalveluita tai Tilaajan tarjoamia järjestelmiä projektin tietojen käsittelyssä. Palvelu on kuvattu tarkemmin liitteessä 2 "Palvelunkuvaus".