Tietopyyntö: Tietoturvallinen työtila ja dokumentinhallinta

Kilpailu- ja kuluttajavirasto (KKV) on käynnistänyt monivuotisen kehitysohjelman KKV:n massadatakyvykkyyksien kehittämiseksi. Ohjelma koostuu useasta alahankkeesta, joissa yhtenä on viraston dokumentinhallinnan ja sidosryhmien kanssa käytävän salassapitoarvioinnin kehittäminen. Tässä käsiteltävän alahankkeen tavoitteina on 1) ottaa käyttöön tietoturvallinen kollaboraatioratkaisu ("työtila") dokumenttien salassapitoarviointiin vastapuolten kanssa 2) korvata viraston verkkolevyt modernilla tietoturvallisella dokumentinhallintaohjelmistolla 3) mahdollisuuksien mukaan hyödyntää käyttöönotettavaa dokumentinhallintaohjelmistoa viraston asianhallintajärjestelmän korvaamiseen Hankkeen onnistumisen kannalta KKV pitää kriittisenä kykyä luoda substanssille näkyvää arvoa välittömästi, minkä vuoksi salassapitoarvioinnin kehittäminen on nostettu ensimmäiseksi vaiheeksi. Osoittamalla dokumentinhallinnan hyödyt konkreettisen käyttötapauksen kautta KKV uskoo merkittävästi lisäävänsä onnistumisen mahdollisuuksia muun dokumentinhallinnan ja asianhallinnan uudistuksessa. Tämän vuoksi KKV hakee 1) ensisijaisesti valmista ratkaisua, joka kykenee täyttämään kaikki kolme tarvetta (kollaboraatio, dokumentinhallinta ja asianhallinta) 2) mikäli valmista kokonaisratkaisua ei löydy, KKV priorisoi kollaboraatioon ja dokumentinhallintaan valmista ratkaisua, josta on kehitettävissä myös viraston asianhallinnan ratkaisu 3) ainoastaan mikäli kumpikaan edellä mainituista lähestymistavoista ei ole mahdollinen on KKV valmis harkitsemaan dokumentin- ja asianhallintaratkaisua, johon KKV:n tarvitsema kollaboraatiotyötila voidaan kehittää laajennukseksi. Tässäkin tapauksessa KKV katsoo, että kollaboraatiotilan vaatiman prototyypin tulisi olla jo toimittajalla olemassa, jotta se on pienillä muutoksilla sovitettavissa KKV:n käyttötarpeeseen. KKV pyytää toimittajilta ehdotuksia kokonaistarpeen ratkaisemiseksi. Ehdotusten perusteella ja mahdollisesti toimittajaehdokkaita kuulleen KKV valmistelee varsinaisen kilpailutuksen hankkeesta. KKV:n tavoite on vaiheistettu toteutus, jossa kollaboraatioratkaisu otetaan käyttöön alkuvuonna 2024, verkkolevyt korvaava dokumentinhallinta vuosina 2024-2026 ja asianhallinnan prosessien toteuttaminen valittavalla dokumentinhallintaratkaisulla selvitetään viimeistään 2027. KKV:n nykyisen asianhallintajärjestelmän sopimus päättyy viimeistään vuonna 2031. KKV:n käsittelemä aineisto on valtaosin salassa pidettävää ja vain vähäisessä määrin TLIV-turvallisuusluokiteltua. Kasaumavaikutuksen ei arvioida olevan merkittävä. KKV edellyttää, että varsinaisen dokumentinhallintaratkaisun tulee täyttää TLIV-tason turvallisuusvaatimukset. Kollaboraatioratkaisussa käsitellään vain salassa pidettävää tietoa. Dokumentinhallinnan prosessien pitämiseksi yksinkertaisena KKV edellyttää, että TLIV-aineiston käsittelyn tulee tapahtua samassa järjestelmässä salassa pidettävän aineiston kanssa. Tämä tietopyyntö keskittyy ensisijaisesti selvittämään markkinoilla olevia valmiita tai helposti KKV:n tarpeeseen räätälöitävissä olevia dokumentinhallintaan liitettäviä kollaboraatioratkaisuja. Tämän vuoksi tietopyynnössä ei tarkkaan kuvata dokumentinhallinnan vaatimuksia, mutta KKV odottaa modernin viranomaiskäyttöön sopivan dokumentinhallintajärjestelmän tukevan mm. dokumenttien elinkaarenhallintaan liittyviä automaattisia työnkulkuja, massalataustoiminnallisuuksia, dokumenttitason käyttöoikeus/pääsynhallintaa, versionhallintaa sekä lokitusta jne. Järjestelmän tiekartalla tulisi olla tekoälyn hyödyntämistä esim. metatietojen ja tiivistelmien automaattiseksi muodostamiseksi. Työtilan vaatimuksia on kuvattu tarkemmin kohdassa "Hankinnan taustaa". Toimittajien pyydetään vastauksissaan keskittyvän erityisesti esittämään, miten työtilan käyttötapaukset toteutettaisiin heidän ratkaisullaan.