Tietopyyntö: Vaalien kirjepostitus

Tällä tietopyynnöllä on tarkoitus selvittää vaalien kirjepostitukseen liittyviä kysymyksiä ja hinta-arvioita. Tietopyynnön tavoitteena on saada kattavasti vaalien kirjepostitusta koskevaa tietoa, jotta mahdollinen tarjouskilpailu voidaan toteuttaa mahdollisimman tarkoituksenmukaisella tavalla. Tämä asiakirja ei ole hankintailmoitus tai tarjouspyyntö vaan tarkentava markkinakartoitus eli tietopyyntö. Hankintayksikkö ei sitoudu toteuttamaan vaalien kirjepostituksen hankintaa. Päätökset mahdollisen hankintaprosessin käynnistämisestä tehdään markkinakartoituksen jälkeen. Tässä on tarkoitus selvittää vuoden 2027 eduskuntavaalien kirjepostituksen/kirjejakelun hankintaa. Vaalien kirjepostitus sisältää kunnasta toiseen jaettavat ennakkoäänestyksen lähetekuoret. Se tarkoittaa ennakkoäänestyksen lähetekuorten jakelua koko Manner-Suomessa kunnille sekä Ahvenanmaalle. Kirjepostitus sisältää myös Ahvenanmaalta muualle Suomeen kunnille osoitettujen ennakkoäänten (lähetekuorten) jakelun. Aiemmissa vaaleissa on sovittu erikseen Ahvenanmaan kunnille osoitettujen ennakkoäänten jakelusta Ahvenanmaalla Åland Postin kanssa. Kuitenkin muualla Suomessa annetut Ahvenanmaan ennakkoäänet kuin myös Ahvenanmaalla muualle Suomeen annetut ennakkoäänet hoidetaan yhteistyössä Ahvenanmaan postijakelijan kanssa. Samoin ulkomailta Suomeen postitetut kirjeäänestyksen lähetekuoret hoidetaan vaalien kirjepostin jakelijan toimesta erityisjärjestelyin, jotta niiden nopea kulku Suomeen saapumisen jälkeen onnistuu kriittisessä aikataulussa ajoissa oikean kunnan keskusvaalilautakunnalle. Ulkomaan edustustoista ja niiden toimipaikoista saapuvien ennakkoäänten vastaanottamisesta vaalien kirjepostin jakelija sopii erikseen ulkoministeriön kanssa. Kuitenkin niiden jakelu kuntiin Manner-Suomessa sekä Ahvenanmaalle tapahtuu samoja aikatauluja noudattaen kuin kotimaan ennakkoäänestyksessä annettujen ennakkoäänten (lähetekuorten). Kirjejakelun volyymi lähetekuorten osalta on vaaleista riippuen ollut noin 200.000 - 600.000 kpl. Viime eduskuntavaaleissa vuonna 2023 volyymi oli noin 215.000 kpl. Kirjepostitus sisältää myös painotalosta äänestäjälle ulkomaille lähettävät kirjeäänestysmateriaalit. Näiden kirjeiden volyymi on ollut vaaleista riippuen noin 1.300-10.000 kpl. Vuoden 2023 eduskuntavaaleissa volyymi oli noin 8.500 kpl. Lisäksi kirjejakeluun sisältyy oikeusministeriön lähettämä ns. Uusien äänestäjien tiedotekirje, joka lähetetään ensimmäistä kertaa vaaleissa äänestäville nuorille sekä niille henkilöille, jotka ovat saaneet Suomen kansalaisuuden ja äänioikeuden edellisten vaalien jälkeen, ja joilla on ensi kertaa äänioikeus vaaleissa. Uusien äänestäjien -kirje lähetettiin vuoden 2023 eduskuntavaaleissa 85.000 äänioikeutetulle. Ennakkoäänestyksen lähetekuoret Ennakkoäänestyksen lähetekuorten kuljettaminen kunnasta toiseen on hyvin aikakriittistä ja määräajat on määritelty vaalilaissa. Kuoret ovat oikeusministeriön painattamia keltaisia E5-kokoisia kuoria ja ne on räätälöity vain vaalikäyttöön. Kuorissa on Priority Postikuori ja Pika -merkinnät nopean jakelun takaamiseksi. - kirjelähetykset jaetaan pikakirjenopeudella - kirjeet jaetaan valtakunnallisesti kunnille joka arkipäivä - vaalilain mukaan lähetekuorten on oltava perillä keskusvaalilautakunnissa vaalipäivää edeltävänä perjantaina klo 19 mennessä - kuoret kuljetetaan erityistä huolellisuutta osoittaen - kuoret toimitetaan viivytyksettä ja tietoturvallisuus huomioiden - koneellinen lajittelu saattaa olla poissuljettu mahdollisen rikkoutumisvaaran vuoksi - kuoret kulkevat erikseen merkittyinä ja seurattavina, kuten jakokuittauksella siten, että lähetyksen tiedetään menneen perille Jakelun valtakunnallisuus tarkoittaa tarkemmin sitä, että jokaisen kunnan keskusvaalilautakunnalta tai vaalitoimitsijoilta lähetekuoret toimitetaan jokaisen kunnan keskusvaalilautakunnalle. Ennakkoäänestyspaikkoja vuoden 2023 eduskuntavaaleissa oli 958. Kuntia on 308. Postitse lähetettyjen ennakkoäänestyksen lähetekirjeiden lukumäärä saadaan vaalitietojärjestelmästä ennakkoäänestäneiden lukumäärän mukaan. Tiedustelemme näkemyksiänne seuraavista asioista: 1. Mikä teistä olisi paras tapa toteuttaa hanke? Pyydämme esittämään näkemyksiänne hankkeen toteuttamisvaihtoehdoista. 2. Olisitteko alustavasti kiinnostunut tarjoamaan joitain vai kaikkia hankkeessa tarvittavia palveluita? 3. Yksilöikää mahdolliset palvelunne tarkemmin. Liitteeksi voitte laittaa palvelukuvauksianne, jos mahdollista. Samoin toivomme näkemystänne käytössämme olevista lähetekuorista, joissa on valmiiksi painettuna Priority Postikuori ja Pika -merkinnät. 4. Millaisella hinnoittelumallilla olisitte kiinnostunut tarjoamaan palveluita? 5. Mikä on alustava hinta-arvionne ehdottamastanne toteutuksesta/ palvelunne yksikköhinnoista? 6. Pystyttekö toimittajana tarjoamaan edellä mainittuja palveluita valtakunnallisesti (pl. Ahvenanmaa)? Ja jos ei, mille alueille pystyisitte palvelua tarjoamaan? 7. Kuvatkaa yrityksenne kokemusta kyseessä olevien palvelujen tuottamisesta. Pyydämme ilmoittamaan montako referenssiä/millaisia referenssejä teillä on hankinnan kohdetta vastaavien palvelujen tuottamisesta. Näiden tietojen lisäksi pyydämme vapaamuotoisia näkemyksiänne seikoista, joita tarjouspyyntöä tehtäessä kannattaisi huomioida tai jotka voivat muodostua teille tarjoamisen esteeksi.