Tilbudsindhentning vedr. levering af Projektstyring og Facilitering af opgaver forbundet med gennemførelse af Lærfest for CFU Danmark

Tilbudsindhentningen af Aftale vedrørende projektstyring og facilitering af opgaver forbundet med gennemførelse af Lærfest. Ordregiver afvikler på vegne af Center for Undervisningsmidler Danmark (CFU), Lærfest, som er en stor fysisk fag- og salgsmesse om skole, læremidler og god undervisning. Man kan opleve følgende på Lærfest: • Foredrag • Udstillere der præsenterer deres tilbud • Forlagenes oplæg om læremidler • Skoleprojekter • Endagskonference, debatindlæg Lærfest afholdes årligt og afholdes skiftevis i Jylland og på Sjælland. Lærfest på Sjælland afholdes i regi af CFU Danmark, og nærværende opgave vedrører derfor udelukkende Lærfest arrangementer på Sjælland. Lærfest 2024 fandt sted i Bella Centeret og blev afviklet over to dage. Visionen bag Lærfest er at samle uddannelsesverdenen, inspirere og give mulighed for netværk på tværs af landet og på tværs af behov fra daginstitutioner til ungdomsuddannelser. Det er en forventning, at tilbudsgiver er opmærksom på at understøtte denne vision. I 2026 forventes det, at Lærfest har cirka 250 udstillere. Det bemærkes, at antallet af udstillere varierer fra år til år, hvorfor udstillervolumen udelukkende er af vejledende karakter og således ikke kan tages som udtryk for et garanteret fremtidigt antal. Lærfest 2026 afholdes i Bella Centeret. Rådgiverens rolle og opgaver: Ordregiver udbyder sit behov for rådgivningsydelser i forbindelse med planlægning, projektstyring og gennemførelse af Lærfest. Afviklingen af Lærfest gennemføres i tre efter hinanden følgende, men sammenhængende, faser: • Før Lærfest (Planlægning) • Under Lærfest (Gennemførsel) • Efter Lærfest (Evaluering) I fasen ”Før Lærfest” bærer rådgiveren en central projektstyringsrolle i etableringen af Lærfest og har i denne fase betydelig handlefrihed til ”Eventmaking”, dog under Ordregivers overordnede ledelse. I denne fase indgår ligeledes rådgiverens praktiske opbygning af messestandene, samt klargøring af messearealet. I fasen ”Under Lærfest” står rådgiveren til rådighed og faciliterer og servicerer både besøgende, udstillere og Ordregiver ved at løse mindre ad hoc-opgaver og de praktiske udfordringer som potentielt kan melde sig i løbet af de to dage Lærfest afvikles. I fasen ”Efter Lærfest” demonterer og bortfragter rådgiver messestande, inventar, produkter og materiel samt koordinerer alle praktiske forhold i forbindelse hermed. Rådgiveren får, jf. ovenstående, en aktiv og meget betydningsfuld rolle i alle projektforløbets tre faser og selve ”Eventmaking-delen” for messeudstillerne og gæsterne på messen. Rådgivers rolle er væsentlig, da den omfatter den overordnede projektstyring i tæt samarbejde med flere af Ordregivers medarbejdere, samt den direkte kontakt med udstillerne ved Lærfest. Det er en forventning, at rådgiveren på Lærfest er serviceminded i forhold til udstillere, således at udstillerne på Lærfest såvel som Ordregiver, kan koncentrere sig om, at de besøgende får mest muligt ud af Lærfest. Planlægning: Fasen ”Før Lærfest” fra kontraktindgåelse og frem til afholdelse af Lærfest strækker sig erfaringsmæssigt over ca. 2 år. Derfor var planlægningen af Lærfest for 2024 i gang siden foråret 2023. Det bemærkes dog, at fasen ”Før Lærfest” indledningsvist ikke kræver mange ressourcer fra leverandørens side. Lærfest 2024 fandt sted i Bella Centeret og blev afviklet over to dage. Tabel i Tilbudsindhentningsbetingelserne punkt 1.5.2 indeholder en skematisering af de tilbagevendende, overordnede aktiviteter, som indgår i planlægningsarbejdet med Lærfest. Aspekterne medfører, at der kontinuerligt arbejdes med afholdelse af Lærfest for indeværende år, det kommende år, og to år ude i fremtiden. Særlige forhold: Rådgiveren skal have mulighed for opbevaring af de stand-materialer, en udstiller har fået specialdesignet hos rådgiveren – til brug ved næste Lærfest. Desuden leverer rådgiver messestandenes vægge til opbygningen af messestanden og standardinventaret til de af Lærfests udstillere, som måtte ønske det. Umiddelbart før Lærfests begyndelse opbygger og klargør rådgiver det samlede messeareal, herunder opbygningen af den enkelte messestand for udstilleren. For de udstillere som måtte ønske det indsætter rådgiver ligeledes det standardinventar, som indgår i den messestand, som udstillere køber. Det bemærkes, at omfanget af materialer og udstyr afhænger af antallet af udstillere, og varierer således fra år til år. Det pointeres ligeledes, at enkelte udstillere selv leverer materialer til, og forestår opbygning af, egne messestande. Det pointeres, at rådgiver ikke er garanteret, at udstillere vælger at få indsat sit standardinventar ved rådgiver. Udstillere ejer i ukendt omfang eget inventar til opbygning af messestande, eller lejer sit inventar hos en anden leverandør. Fem (5) uger før afviklingen af årets Lærfest, lukkes der for, at udstillere kan gennemføre bestillinger, og rådgiver vil på dette tidspunkt være klar over omfanget af messestande, som skal opbygges samt hvor mange udstillere der måtte ønske at rådgiver indsætter standardinventar for i messestandene. Det bemærkes, at rådgiver kun kan fakturere for indsætning af standardinventar i forhold til det faktiske antal m2, som rådgiver indsætter standardinventar i. Kontraktbilag 4 - Historik – Giver et overblik over omfanget af materialer og udstyr brugt ved Lærfest afholdt i 2024.