Turun kaupungin perustietotekniikkapalvelut

Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut pyysi osallistumishakemuksia kilpailulliseen neuvottelumenettelyyn, jonka tavoitteena on uusia Turun kaupungin perustietotekniikkapalvelut ajalle 1.4.2026 (tavoite) – 31.3.2031, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana. Hankinnan pääasiallinen ja alustava kohde on kuvattu osallistumispyynnön liitteessä ''Hankekuvaus''. Hankintaan sisältyy myös liikkeenluovutus, joka on kuvattu em. liitteessä. Kilpailutuksen kohteena olevien palveluiden ja toiminnallisuuksien sisältö voi muuttua neuvottelujen aikana ja osa palveluista ja toiminnallisuuksista voidaan kilpailuttaa myös erikseen, mikäli Tilaaja katsoo sen tarkoituksenmukaiseksi. Tilaaja ei halua rajata kilpailullisen neuvottelumenettelyn alussa toteutusvaihtoehtoja tai teknologioita. Tilaaja haluaa antaa kaikille neuvottelumenettelyyn osallistuville toimittajille mahdollisuuden tarjota parhaat ratkaisut, joilla Tilaajan tavoitteisiin päästään. Tilaaja hakee yhden päävastuullisen toimittajan mallia. Selvyyden vuoksi todettakoon, että tuleva hankinta koskettaa ainoastaan Tilaajan (Turun kaupungin) tietotekniikkapalveluita. Esimerkiksi ympäryskunnat tai Tilaajan omistamat osakeyhtiöt eivät ole mukana kilpailutuksessa. Toimittajaksi valitaan yksi (1) päävastuullinen toimittaja. Kokonaisuus tarkentuu neuvottelujen edetessä.Menettelyn pääpiirteetHankintamuotona käytetään kilpailullista neuvottelumenettelyä. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnasta on lähetetty ilmoitus www.hankintailmoitukset.fi julkaistavaksi EU:n viralliseen lehden (EUVL) täydennysosassa (S-osa) sekä Tenders Electronic Daily (TED)-tietokannassa EU:n laajuisesti. Osallistumispyyntö on julkaistu internetissä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa. Hankintaprosessin vaiheet ja suunniteltu aikataulu: 1. Osallistumispyyntö saatavilla HILMA-ilmoituskanavassa toukokuussa 2025 2. Osallistumishakemusten jättäminen osallistumispyynnössä ilmoitetun aikataulun mukaisesti 3. Osallistumishakemusten tarkastaminen ja vertailu sekä ehdokkaiden valinta kesäkuussa 2025 Neuvotteluun kutsuttavista ehdokkaista tehdään tarvittaessa välipäätös ennen neuvottelukutsujen lähettämistä. 4. Ennakkomateriaalien lähettäminen ja tarvittaessa salassapitosopimusten allekirjoittaminen kesäkuu 2025 5. Ensimmäinen neuvottelukierros ja ratkaisuehdotukset elokuu-syyskuu 2025 6. Tarpeen vaatiessa toinen neuvottelukierros syys-lokakuu 2025 7. Tarjouksen jättäminen tammi-helmikuu 2026 8. Tarjousten tarkastaminen ja vertailu sekä hankintapäätös helmi-maaliskuu 2026 9. Sopimuskausi alkaa huhtikuu 2026 10. Käyttöönottoprojektit alkavat heti sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen. Tilaaja pidättää oikeuden aikataulumuutoksiin. Suulliset ja mahdolliset kirjalliset neuvottelut käydään suomen kielellä. HANKINNAN JA NEUVOTTELUJEN ALUSTAVA SISÄLTÖ Yllä olevien palveluiden ja toiminnallisuuksien lisäksi neuvottelumenettelyssä keskustellaan seuraavista osa-alueista: - Alustava hinnoittelumalli palvelun tuottamiseen - Mahdolliset rajoitteet ja kehitysehdotukset - Aikataulutus - Projektinhallintamenetelmät - Palveluun tarvittavat resurssit Tilaajan puolelta projektin aikana ja sen jälkeen - Jatkokehittäminen - Dokumentointi - Sopimusehdot - Liikkeenluovutus Neuvotteluihin kutsuttaville ehdokkaille toimitettava etukäteismateriaali sisältää salassa pidettävää tietoa Tilaajan palveluista. Neuvottelukierrokselle valittavien ehdokkaiden on allekirjoitettava salassapitosopimus ennen materiaalin luovuttamista. Neuvotteluihin kutsuttaville ehdokkaille voidaan Tilaajan niin halutessa lähettää ennakkotehtäviä liittyen neuvottelujen alustavaan sisältöön. Neuvottelut ovat samansisältöiset kaikkien kutsuttavien kanssa ja ne käydään luottamuksellisesti. Neuvottelut käydään Turussa ja ne myös tallennetaan ja litteroidaan. Ennen lopullisen tarjouspyynnön valmistumista käydään valittujen ehdokkaiden kanssa neuvottelut, joissa pyritään täsmentämään hankinnan toteutusta. Mikäli ensimmäisen neuvottelukierroksen jälkeen ilmenee vielä lisäkysymyksiä, järjestetään ehdokkaiden kanssa lisäneuvottelukierroksia. Neuvottelujen perusteella laaditaan lopullinen tarjouspyyntö, jossa vertaillaan hintaa, tarjoajan teknistä suorituskykyä sekä edellytyksiä toiminnan kehittämiseen yhdessä Tilaajan kanssa sekä mahdollisesti palvelun vastuullisuutta/ympäristötekijöitä. Lopullisessa tarjouspyynnössä hinnan painotus tulee olemaan 70 % ja laadun painotus 30 %. Kaikki tai osa neuvotelluista toiminnallisuuksista tulevat olemaan lopullisessa tarjouspyynnössä palvelun pakollisia vähimmäisvaatimuksia tai pisteytettäviä laatukriteereitä. Neuvottelujen kohteena olevia hankinnan palvelualueita, jotka on ilmoitettu osallistumispyynnön olevassa liitteessä, tarkentuvat neuvottelujen perusteella. Lopullisen tarjouspyynnön perusteella kilpailutettava palvelualueet saattavat muuttua neuvottelujen perusteella siten, että kokonaispalveluun kuuluvia osia voidaan lisätä tai poistaa siitä, mitä tässä osallistumispyynnössä on ilmoitettu. Neuvottelukierrosten jälkeen Tilaaja julkaisee lopullisen tarjouspyynnön, jonka perusteella lopullinen Palveluntuottajan valinta toteutetaan. Lopullinen tarjouspyyntö tullaan muodostamaan neuvottelujen perusteella ja ehdokkaiden antamien ratkaisumallien perusteella.