Työajanseurantajärjestelmän hankinta

HPK palveluiden käytössä on Certego Oy:n Flexim 5 työajanseurannan järjestelmä. Työajanseuranta järjestelmän käyttö ei ole mahdollista enää 31.06.2023 jälkeen teknisen tuen päättyessä. Hpk palvelut Oy kilpailuttaa uuden järjestelmän asiakkaittensa käyttöön. Uuden järjestelmän hankkimista varten järjestetään markkinavuoropuhelut järjestelmätoimittajien kanssa. Tämän jälkeen tehdään avoin kilpailutus Hilma järjestelmän kautta. Markkinavuoropuheluun ja itse kilpailutukseen voivat osallistua vain ne järjestelmätoimittajat, joiden työajanseurantajärjestelmä täyttää pakolliset ominaisuudet: Pakolliset ominaisuudet hankittavassa työajanseurantajärjestelmässä: Järjestelmä osaa tulkita ja laskea oikein yleisten kunta-alan työehtosopimusten työaikajärjestelmien mm. (toimistotyöaika, yleistyöaika, 37,45 säännöllinen työaika) työajan sekä työaikaa koskevien säädösten mukaiset asetukset ja työaikaraportoinnin (työaikakorvaukset). Nämä ominaisuudet ovat järjestelmätoimittajan tuottamia järjestelmään ja toimivat heti käyttöönottovaiheessa. Järjestelmä osaa myös tulkita ja laskea oikein yleisten kunta-alan työehtosopimusten työaikajärjestelmien osa-aikaa tekevien henkilöiden työajan mm. työaika määritelty % kokonaistyöajasta, joka voi vaihdella 20 – 80 % välillä, prosenttiyksikön tarkkuudella. Työntekijällä voi myös olla määrätty viikkotyöaika, jonka järjestelmä osaa tulkita ja laskea oikein. Järjestelmä osaa tulkita ja laskea oikein yleisten kunta-alan työehtosopimusten työaikajärjestelmien päivittäisen ylityön ja viikoittaisen ylityön erikseen. Järjestelmä huomioi pyhäpäivät/ arkipyhät laskennassa. Työaikaleimaus on mahdollista selainpohjaisella järjestelmällä sekä mobiilileimaus mahdollisuus on myös olemassa. Työntekijän on itse pystyttävä muuttamaan leimauksiaan järjestelmässä. Esihenkilöillä täytyy olla reaaliaikainen mahdollisuus seurata työaikaleimoja, selain käyttöliittymässä, mutta mahdollisesti myös mobiililla. Esihenkilö pystyy itsenäisesti ottamaan raportin tiiminsä / tiettyjen henkilöiden työajan käytöstä. Työaikaleimaukset voidaan lukita työntekijöiltä kuukausi/ päivä tai viikko tarkkuudella, jonka jälkeen esihenkilö hyväksyy / tarkistaa työaikaleimausten tilanteen. Henkilö- ja palvelusuhdetietojen osalta järjestelmässä on automaattiset tiedonsiirrot palkkajärjestelmään CGI Prima sekä työaikatietojen osalta Titania -työvuorojärjestelmään. Järjestelmä tietoja säilytetään ainoastaan EU/ETA alueella.