Udbud af Konferenceydelser til EU-formandskabet

Danmark skal i andet halvår af 2025 (1. juli til 31. december) varetage formandskabet for EU’s ministerråd, hvilket indebærer omfattende mødeaktiviteter, herunder en række ministermøder, embedsmøder/konferencer. Udenrigsministeriet søgte derfor konferencefaciliteter, der er egnede til denne type af mødeafvikling. I alt skønnes et samlet deltagerantal i hele perioden på ca. 17.000 personer. Dertil kommer støttepersonel, der kan udgøre op til cirka 250 personer pr. ministermøde. Der er fra politisk hold truffet beslutning om, at møderne skal afholdes i forskellige dele af landet. Det forventes, at den største del af mødeaktiviteterne afholdes i København af logistiske hensyn, herunder kort transporttid til Københavns lufthavn, samt af hensyn til hotelkapacitet og omkostningseffektivitet ved at samle mange møder ét sted. Udenrigsministeriet søgte derfor konferencesteder i København samt uden for København. Derfor var udbuddet opdelt i 6 delaftaler. Der var 3 delaftaler vedrørende konferencesteder i Jylland eller på Fyn og 3 delaftaler vedrørende konferencesteder i København. Delaftalerne i København (2, 3 og 6) blev annulleret under udbuddet. Delaftalerne i Jylland/på Fyn (1, 4 og 5) ønskedes så vidt muligt tildelt til forskellige konferencesteder. Tildelingsproceduren er nærmere beskrevet i udbudsmaterialet samt nedenfor i denne bekendtgørelse, i afsnittet "udvidet beskrivelse". Udbuddet var opdelt i følgende delaftaler: Delaftale 1: Jylland/Fyn. Det tilbudte konferencested skulle ligge indenfor 60 minutters kørsel fra en international lufthavn i Danmark (målt via Google Maps under normale trafikale forhold, udenfor myldretid). Billund Lufthavn og Aalborg Lufthavn anses i denne sammenhæng for internationale lufthavne, da disse har regelmæssige flyvninger til europæiske hovedstæder, inklusiv større europæiske transithubs, såsom Amsterdam, Paris og/eller Frankfurt. Delaftalen omfatter tilrådighedsstillelse af konferencestedet i perioden 29. juni 2025 - 12. juli 2025 (begge dage inklusiv). I perioden forventer Udenrigsministeriet, at der afholdes tre ministermøder på konferencestedet. I perioden forventer Udenrigsministeriet ligeledes, at der afholdes to embedsmøder/konferencer på konferencestedet. Delaftale 2: København. - ANNULERET OG EFTERFØLGENDE GENUDBUDT. Delaftalen omfattede tilrådighedsstillelse af konferencestedet i perioden den. 11. juli 2025 – 25. juli 2025 (begge dage inklusiv). Delaftale 3: København - ANNULLERET OG EFTERFØLGENDE GENUDBUDT. Delaftalen omfattede tilrådighedsstillelse af konferencestedet i perioden 22. august 2025 – 30. september 2025 (begge dage inklusiv). Delaftale 4: Jylland/Fyn. Det tilbudte konferencested skulle ligge indenfor 60 minutters kørsel fra en international lufthavn (målt via Google Maps under normale trafikale forhold, udenfor myldretid). Billund Lufthavn og Aalborg Lufthavn anses i denne sammenhæng for internationale lufthavne, da disse har regelmæssige flyvninger til europæiske hovedstæder, inklusiv større europæiske transithubs, såsom Amsterdam, Paris og/eller Frankfurt. Desuden skulle det tilbudte konferencested ligge indenfor 30 minutters kørsel fra Herning Rådhus, Torvet 5, 7400 Herning. Baggrunden herfor er, at der skal afholdes et ministermøde for Europas børne- og undervisningsministre. Som følge heraf vil formandskabet besøge EuroSkills Herning 2025, der er europamesterskaberne for erhvervsuddannelseselever og unge håndværkere, som afholdes i Herning fra 9. – 13. september 2025. Delaftalen omfattede tilrådighedsstillelse af konferencestedet i perioden 8. september 2025 – 13. september 2025 (begge dage inklusiv). I perioden forventer Udenrigsministeriet, at der afholdes ét ministermøde på konferencestedet. I perioden forventer Udenrigsministeriet ligeledes, at der afholdes ét embedsmøde/konference. Delaftale 5: Jylland/Fyn. Det tilbudte konferencested skulle ligge indenfor 60 minutters kørsel fra en international lufthavn (målt via Google Maps under normale trafikale forhold, udenfor myldretid). Billund Lufthavn og Aalborg Lufthavn anses i denne sammenhæng for internationale lufthavne, da disse har regelmæssige flyvninger til europæiske hovedstæder, inklusiv større europæiske transithubs, såsom Amsterdam, Paris og/eller Frankfurt. Delaftalen omfattede tilrådighedsstillelse af konferencestedet i perioden den 6. oktober 2025 – 25. oktober 2025 (begge dage inkl). I perioden forventer Udenrigsministeriet, at der afholdes to ministermøder på konferencestedet. I perioden forventer Udenrigsministeriet ligeledes, at der afholdes to embedsmøder/konferencer på konferencestedet. Delaftale 6: København. - ANNULLERET OG EFTERFØLGENDE GENUDBUDT. Delaftalen omfattede tilrådighedsstillelse af konferencestedet i perioden den 1. november 2025- 30. november 2025 (begge dage inkl.). Et møde vil forventeligt vare én eller to dage. Der henvises til EU-formandskabets kalender, der er vedlagt som en Bilag 1F, hvor EU-formandskabets mødekalender og inddeling i delaftaler er illustreret.Hovedtræk i procedurenUdbuddet er omfattet af light-regimet og blev afviklet som udgangspunkt efter proceduren for et offentligt udbud. Ordregiver anvendte sig dog retten til at gennemføre forhandlinger. Proceduren er beskrevet indgående i udbudsbetingelserne, der er en del af udbudsmaterialet.