Udbud af kontrakt vedrørende tilrådighedsstillelse af køretøjer (basis-flåde og basis plus-flåde) til Danmarks EU-Formandskab 2025

Udenrigsministeriet udbyder herved kontrakt om tilrådighedstillelse af køretøjer til (basis-flåde og basis plus-flåde) i forbindelse med det danske EU-formandskab i 2025. Danmark skal i 2. halvår 2025 (1. juli – 31. december 2025) varetage EU-formandskabet med en omfattende mødeaktivitet på dansk jord til følge. Det forventes således, at der i denne periode skal afholdes to topmøder, ca. 15 uformelle ministermøder, møde mellem regeringen og EU-Kommissionen, en formandskonference for Europa-Parlamentet samt op mod 120 embedsmandsmøder- og konferencer. Deltagerne vil være ministre, embedsmænd og pressefolk fra medlemslandene i EU samt en række kandidatlande. I alt skønnes et samlet deltagerantal i hele perioden på forventet ca. 17.000 personer, hvortil der skal lægges støttepersonel i form af eksempelvis chauffører, tolke, forbindelsesofficerer, politi m.fl. Kontrakten omfatter Leverandørens tilrådighedstillelse af en basisflåde af VIP-biler, følgebiler og armerede køretøjer samt en basis plus-flåde bestående af følgebiler. Som beskrevet i udbudsmaterialet, skal Leverandøren stille tre typer køretøjer (A, B og C) til rådighed. Der er tale om følgende kategorier: • Køretøjstype A (35 køretøjer i basis-flåden) skal anvendes som VIP-biler, • Køretøjstype B (35-55 køretøjer i basisflåden og 35 køretøjer i basis plus-flåden) skal anvendes som følgebiler, • Køretøjstype C (2 køretøjer i basis-flåden) skal være armerede køretøjer. Der er tale om en basis-flåde, som skal stå til Udenrigsministeriets disposition i perioden 23. juni til 7. november, dog skal 20 type A køretøjer være til disposition senest den 27. marts 2025 med henblik på træningskørsler. Ét type C køretøj skal være leveret til Udenrigsministeriet senest den 25. maj 2025. Hertil kommer en basis-plus flåde, som skal stå til Udenrigsministeriets disposition i perioden 13. juli 2025 til 5. oktober 2025. Halvdelen af de tilbudte Type A og B Køretøjer skal køre på el, hybrid-benzin, brint og/eller gas. De øvrige tekniske specifikationer for køretøjerne fremgår af udbudsmaterialet. Kontrakten omfatter udover tilrådighedsstillelse af de i udbudsmaterialet nævnte Køretøjer også serviceydelser i forbindelse med tilrådighedsstillelsen. Herunder skal Leverandøren kunne tilgå værkstedsfaciliteter og råde over en rullende serviceenhed med mekanikere og øvrigt relevant personale, som uden særskilt vederlag stilles til rådighed for leverandørens køretøjer omfattet af denne aftale. Serviceenheden skal ifm. mødeaktivitet være til rådighed 24 timer i døgnet i de tidsperioder, som oplyses efter kontraktindgåelse, og skal i tilfælde af behov for reparation af et køretøj kunne stille omgående, der hvor køretøjet befinder sig. Udenrigsministeriet informerer leverandøren minimum 30 dage før afholdelse af et møde om den præcise lokation for mødet.Hovedtræk i procedurenUdbuddet gennemføres som et offentligt udbud. Udbudsproceduren er opdelt i (1) en tilbudsfase og (2) en tildelingsfase. Tildeling af kontrakten vil ske til den tilbudsgiver, som afgiver tilbuddet med den bedste kvalitet til prisen, jf. udbudsbetingelserne.