Udbud af levering og installation af AV-udstyr til konference- og møderum

Ordregiver ønsker at etablere en rammeaftale vedrørende levering af videokonferenceløsninger, tilhørende software, vedligeholdelse samt diverse AV-udstyr. Rammeaftalen skal omfatte produkter og ydelser, der baserer sig på og er fuldt kompatible med den eksisterende Microsoft Teams Rooms løsning hos Ordregiver, således at alle leverancer kan integreres problemfrit i den nuværende infrastruktur. Leverandører skal tilbyde fremtidssikrede løsninger og produkter, hvor Ordregiver løbende kan foretage indkøb af videokonferenceløsninger og AV-udstyr efter behov inden for rammeaftalens varighed. Allerede fra rammeaftalens start er der en større konkret opgave, som skal løses. Leverandøren skal umiddelbart efter aftalens indgåelse levere og installere AV- og it-udstyr til cirka 110 nye mødelokaler samt et antal fællesområder i en ny bygning på Tonne Kjærsvej 65, 7000 Fredericia. Bygningen skal efter forventning stå klar til medarbejdere den 1. januar 2027, hvilket betyder, at samtlige mødelokaler skal være færdigetablerede og funktionsdygtige inden denne dato. Leverandøren skal stille med en erfaren projektleder, som kan tage ansvar for, at mødelokalerne er klar og funktionsdygtige til åbningen. Af de nye lokaler vil cirka 30 være specialmødelokaler med særlige krav til funktionalitet og kapacitet, såsom ledelsesmøderum, større lokaler og projektlokaler samt lokaler med avancerede videokonference-løsninger. Derudover forventes det, at ombygningen af en eksisterende bygning til mødecenter vil medføre etablering af yderligere cirka 30 mødelokaler. Endelig skal leverandøren kunne varetage løbende udskiftning og opgradering af AV- og it-udstyr i eksisterende mødelokaler i aftalens løbetid. For yderligere detaljer vedrørende anskaffelsen henvises til de tilhørende bilag.Hovedtræk i procedurenTilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i seks (6) måneder fra den anførte tilbudsfrist. Såfremt tilbudsgiver i forbindelse med forhandlingsfasen udarbejder og indleverer reviderede tilbud, skal disse tilbud tillige vedstås i seks (6) måneder fra tilbudsfristen for disse. Vedståelsesfristen for det økonomisk mest fordelagtige tilbud forlænges, hvis tilbudsgiver ikke inden udløb af vedståelsesfristen har opnået de nødvendige tilladelser. I dette tilfælde forlænges vedståelsesfristen indtil tilladelser er opnået, tillagt nødvendig tid til kontraktunderskrift.