Udbud af medieydelser

Udbudsforretningen gennemføres som et udbud med forhandling i overensstemmelse udbudslovens §§ 61-66 (lovbekendtgørelse nr. 1564 af 15. december 2015). VisitDenmark er Danmarks nationale turismeorganisation (loven om VisitDenmark https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2019/243). Vi arbejder for at skabe bæredygtig vækst i dansk turisme med finansiering primært fra finansloven. Vores mission er at åbne verdens øjne for Danmark og skabe turisme, vi kan leve af – og leve med. VisitDenmark spiller en central rolle i udviklingen og koordineringen af den internationale markedsføring af Danmark som feriedestination. Vi er til stede i otte internationale markeder – fire primære nærmarkeder: Tyskland, Norge, Sverige, Nederlandene og fire sekundære fjernmarkeder: Italien, Frankrig, Storbritannien og USA – og har egne markedskontorer i alle markeder undtagen Frankrig. Rammeaftalens ydelser dækker Kundens behov for en mediestrategisk samarbejdspartner, der kan bistå med rådgivning og udvikling i forbindelse med kampagneplanlægning og medieindkøb primært på Kundens nærmarkeder Norge, Sverige, Tyskland, Nederlandene og sekundært fjernmarkederne Italien, Frankrig, Storbritannien og USA. De udbudte Ydelser er beskrevet i Bilag 1 og vil kunne variere i størrelse og omfang fra større opgaver til en enkeltstående aktivitet eller til rådgivning i en konkret sag. Behovet for ydelser varierer derfor også og vil blive til- og fravalgt fra kampagne til kampagne. Det vil vedrøre mediestrategisk rådgivning, indkøb og optimering samt ad hoc support og sparring. Den kommende Rammeaftale skal sikre, at VisitDenmark til enhver tid har adgang til en stærk mediestrategisk samarbejdspartner, som kan matche og arbejde professionelt med dette økosystem af partnere og kontorer og rådgive på baggrund af solid indsigt, viden og lokalt kendskab inden for medier, strategi, prioriteter og turisme. Ansøgere skal tilbyde og kunne levere de omfattede Ydelser på Kundens primære markeder enten ved egne kontorer eller ved anvendelse af en tæt strategisk samarbejdspartner i henhold til de angivne rammer for anvendelsen af underleverandører eller andre former for sammenslutninger, jf. beskrivelsen heraf nedenfor i afsnit 2.1.4 ”Yderligere oplysninger". Rammeaftalen har en løbetid på 4 år og er ikke-eksklusiv. Ordregiver forbeholder sig således retten til at indgå aftaler med andre leverandører om udførelse af medieydelserne omfattet af Rammeaftalen og anvende dele af det disponible budget af Rammeaftalen hos andre leverandører. Den anslåede værdi af Rammeaftalen er beregnet på baggrund af budgettet for 2026 multipliceret med 4, som udgør varigheden af Rammeaftalen i år. Værdien er således et skøn baseret på forventede budgetmidler i Rammeaftalens løbetid. Ordregiver gør opmærksom på, at den angivne værdi er behæftet med usikkerhed, idet budgetterne er underlagt politiske beslutninger, som er uden for Ordregivers kontrol, hvilket kan medføre uforudsigelige ændringer i de disponible midler. Der er i opgørelsen af Rammeaftalens maksimale værdi medtaget fremtidige potentielle budgetændringer. Tilbudsgivere, der afleverer et konditionsmæssigt endeligt tilbud, og som minimum modtager 5 point for hver af de kvalitative underkriterier “Samarbejde” og ”Case”, modtager et honorar på DKK 25.000 for deres besvarelse. Den vindende tilbudsgiver modtager intet honorar. Honoraret udbetales seneste 10 dage efter indgåelse af Rammeaftalen. Udbetaling af honoraret berettiger Ordregiver til at benytte Tilbudsgivers besvarelse.Hovedtræk i procedurenUdbudsforretningen gennemføres som et udbud med forhandling i overensstemmelse med udbudslovens §§ 61-66 (lovbekendtgørelse nr. 1564 af 15. december 2015). Rammeaftalen skal dække VisitDenmarks behov for en mediestrategisk samarbejdspartner, der kan bistå med rådgivning i forbindelse med kampagneplanlægning og medieindkøb på alle Kundens internationale markeder. Opgaverne omfattet af udbuddet anses for at være i kategorien intellektuelle tjenesteydelser, hvilket ifølge lovforarbejder er egnet som grundlag for anvendelse af udbudsformen udbud med forhandling. Derudover kan VisitDenmark ikke på forhånd fastlægge en optimal medieplacering eller kanalstrategi, og det vil være Tilbudsgiverne, der kommer med løsningsforslag og en overordnet proces for håndtering af opgaven, hvilket VisitDenmark i en forhandlingsproces kan drøfte og derigennem sikre et tilfredsstillende resultat. Yderligere er der i anskaffelsen behov for inddragelse og håndtering af tredjeparts-ydelser, så som de relevante medier og inddragelse af samarbejdspartnere og destinationer, hvilket indebærer og nødvendiggør en forhandlingsproces, hvor der drøftes fordeling af ansvar og risikohåndtering.