Udbud af messestand-koncept

VisitDenmark ønsker at øge kendskabet til Danmark som mødedestination overfor internationale mødeplanlæggere – både i virksomheder og i bureauer. Derfor deltager VisitDenmark sammen med en større gruppe kommercielle aktører (ca. 15-20) fra den danske mødebranche på to årlige, internationale mødemesser i Europa; IMEX i Frankfurt (typisk i maj måned) og IBTM World i Barcelona (typisk i november måned). I Rådgiveraftalens varighed kan det ændres, hvilke messer, VisitDenmark vælger at deltage i. Det er altafgørende for VisitDenmark, at der er adgang til en moderne og interessant messestand, som både er indbydende, viser Danmark som seriøs mødedestination på bedste vis og samtidig giver plads til, at så mange partnere som muligt kan holde fysiske møder på standen og koncentrere sig om det væsentlige; At skabe forretning for de virksomheder og organisationer de repræsenterer. Danmark-standen skal således både markedsføre Danmark og partnerne samtidig med, at den skaber mulighed for 1-1 individuelle salgsmøder. Det er også vigtigt, at der bliver mulighed for station(er), hvor man kan have forskellige interaktive aktiviteter. Beskrivelse af opgaven: VisitDenmark ønsker at få udviklet et nyt messekoncept og en dertilhørende fysisk stand til udfoldelse på de to årlige mødemesser; IMEX (maj) og IBTM (november). Den fysiske stand skal kunne opbevares nedpakket af Rådgiver, men forventeligt to gange om året fragtes ud i verden og pakkes ud/stilles op uden synlige skader eller nævneværdigt slid. Rådgiver forventes at håndtere både udførelse, transport til messer, opstilling og nedtagning på messer samt opbevaring på VisitDenmarks vegne. Holdbarheden forventes at være minimum fire år. VisitDenmark er interesseret i en åben, lys og indbydende løsning, men lægger også vægt på innovation og at messestanden er anderledes og skaber spontan interesse for dem, der deltager på messerne. Da det er Danmark, der skal sælges som brand, forventes det, at Rådgiver har kendskab til nordisk design og at messekonceptet udvikles i tråd med dette. Både i forhold til materialevalg og ”look and feel”. Der skal være mulighed for at holde individuelle møder på standen for vores partnere samt mulighed for at afholde involverende events på standen. VisitDenmark skal også have mulighed for at afholde små oplæg på standen for op til 10 siddende mennesker. VisitDenmark forventer, at digitale løsninger bringes i spil i løsningen. Der ønskes en løsning, der kan ændres i løbet af en messedag – således kan det være at noget rykkes væk eller tilføjes under et oplæg eller der sker noget interaktivt på standen. Det skal blot kunne opbevares på standen og ikke være for omstændigt. VisitDenmarks standstørrelse skal typisk være indenfor ca. 60 - 75 kvm. Men løsningen skal være let at op- og nedskalere, hvis VisitDenmark vælger at ændre størrelsen på dennes deltagelse i messerne. De nuværende stande er 5 x 13 meter med to åbne sider og 6,5 x 11 meter med 3 åbne sider. VisitDenmark har fastsat en samlet fast pris for de tre års varighed på 2.400.000 DKK omfattende 6 messedeltagelser. Derudover har VisitDenmark option på at forlænge Rådgiveraftalen med 1 år, hvilket vil medføre et yderligere honorar på 800.000 DKK for de to messe-deltagelser, der er planlagt for perioden for forlængelse. Deltagerhonorar Tilbudsgivere, der indsender et konditionsmæssigt tilbud, der opfylder kravene og er gyldigt til tildeling af Rådgivningsaftalen, vil modtage et deltagerhonorar på 10.000 DKK. Da den vindende tilbudsgiver vil blive tildelt Rådgivningsaftalen, vil den vindende tilbudsgiver ikke modtage et deltagerhonorar, hvis Rådgivningsaftalen underskrives. Deltagerhonoraret indbetales senest 10 dage efter Rådgiveraftalens indgåelse. Den ordregivende myndighed og den tilbudsgiver, der tildeles aftalen, forbeholder sig retten til at anvende ideer og mindre dele fra tilbud fra tilbudsgivere, der ikke tildeles aftalen, uden forudgående tilladelse eller yderligere vederlag.Hovedtræk i procedurenUdbudsforretningen gennemføres som et begrænset udbud i overensstemmelse udbudslovens §§ 58-60 (lovbekendtgørelse nr. 1564 af 15. december 2015, der gennemfører Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2014/24/EU af 26. februar 2014 om offentlige udbud. På baggrund af nærværende udbudsbetingelser vil der blive indgået kontrakt med én (1) Rådgiver til at varetage de heraf omfattede ydelser.