Udbud af møde- og konferencefaciliteter

Med nærværende udbud tilstræber Danmarks Tekniske Universitet (DTU) at supplere den eksisteren-de SKI-aftale vedrørende konferencer, seminarer og møder. Formålet er at sikre en fuldstændig dæk-ning af universitetets behov inden for kategorien samt at opnå fuld overensstemmelse (100% compli-ance) med gældende indkøbsrammer og spend. Det bemærkes, at leverandører, der allerede er omfattet af SKI-aftalen, ikke opfordres til at afgive til-bud i forbindelse med dette udbud. Disse leverandører vil pr. automatik indgå i DTU’s samlede porte-følje og vil kunne byde ind på arrangementer via Meeting Manager-systemet. Den samlede aftaleportefølje med SKI aftaler og aftaler i nærværende udbud forventes at starter op d. 1. april 2026. Samtlige reservationer, forespørgsler og bookinger – uanset om disse initieres under SKI- eller DTU-regi – skal håndteres gennem Meeting Manager. Ved henvendelser uden for systemet er leverandøren forpligtet til at afgive tilbud via Meeting Manager, således at alle transaktioner registreres og doku-menteres i overensstemmelse med DTU’s interne procedurer. DTU’s samlede årlige udgifter til eksterne møder og konferencer i Danmark forventes at overstige 20 mio. DKK ekskl. moms, baseret på historiske omsætningstal for 2024 og 2025. Dette estimat er ikke bindende og kan variere i aftaleperioden. Den maksimale omsætning under aftalen er fastsat til 20% over det forventede spend, hvilket afspejler usikkerhed vedrørende fremtidige prisniveauer og behov.Hovedtræk i procedurenDette begrænsede udbud gennemføres efter reglerne i Udbudsloven (lov nr. 1564 af 15. december 2015) med senere ændringer. Udbuddet vedrører ydelser under CPV-nummer 55120000 (Hotel-, møde- og konferencetjenester), og er således omfattet af Light regimet (sociale og andre specifikke tjenesteydelser) under udbudsdirek-tivets bilag XIV. Som det nærmere er beskrevet nedenfor, består udbudsprocessen for begrænset udbud af to faser: 1. Prækvalifikationsfasen 2. Tilbudsfasen I prækvalifikationsfasen skal de interesserede Tilbudsgivere ansøge om at afgive tilbud i tilbudsfa-sen. De Tilbudsgivere, der på baggrund af deres ansøgning bliver prækvalificeret, kan afgive tilbud i tilbudsfasen. Ifølge Udbudsloven er DTU forpligtet til at følge en række formelle regler og procedurer i forbindelse med udbuddet. Det indebærer bl.a., at DTU er berettiget til, og kan være forpligtet til, at se bort fra tilbud, der ikke lever op til kravene, der er fastsat for udbuddet. Tilbudsgiver bedes derfor være sær-ligt opmærksom på kravene, der er fastsat for dette udbud.