Udbud af transportydelser til EU formandskabet 2025

Danmark skal i 2. halvår 2025 (1. juli – 31. december 2025) varetage EU-formandskabet med en omfattende mødeaktivitet på dansk jord til følge. Det forventes således, at der i denne periode skal afholdes to topmøder, ca. 15 uformelle ministermøder, møde mellem regeringen og EU-Kommissionen, en formandskonference for Europa-Parlamentet samt op mod 120 embedsmandsmøder- og konferencer. Deltagerne vil være ministre, embedsmænd og pressefolk fra medlemslandene i EU samt en række kandidatlande. I alt skønnes et samlet deltagerantal i hele perioden på forventet ca. 17.000 personer, hvortil der skal lægges støttepersonel i form af eksempelvis chauffører, tolke, forbindelsesofficerer, politi m.fl. Mødeaktiviteterne afholdes på flere lokationer, herunder i Storkøbenhavn og Jylland. Til den individuelle transport af ministre, andre højniveaugæster og deres delegationer, har Udenrigsministeriet behov for en række forskellige køretøjer, herunder til kortegekørsel. De tekniske specifikationer for de efterspurgte køretøjstyper fremgår af udbudsmaterialet. Udbuddet omhandler tre typer køretøjer (A, B og C). Køretøjstype A skal anvendes som VIP-biler og skal enten være i sedan/salon-kategorien eller SUV’er. Køretøjstype B skal anvendes som følgebiler, og type C skal være armerede køretøjer. Se nærmere herom i kravspecifikationen, Bilag 1. Leverandøren skal stille en basisflåde til rådighed for Udenrigsministeriet fra d. 23. juni – 1. december 2025. Dog skal visse af køretøjerne leveres tidligere, til brug for træning af Udenrigsministeriets chauffører. Dette er beskrevet i udbudsmaterialet. Basisflåde skal bestå af følgende antal biler: 35 biler af type A, 35 til 70 af type B dog afhængig af, hvilken biltype leverandøren tilbyder, og 2 af type C. Det præcise antal køretøjer af type B afhænger af, hvilken køretøjstype som Leverandøren ønsker at stille til rådighed for Udenrigsministeriet. Dette er beskrevet detaljeret i kravspecifikationen, Bilag 1. Kontrakten indeholder også mulighed for at foretage tilkøb af ekstra køretøjer (option).I perioden 23. juni – 31. december 2025 skal Udenrigsministeriet kunne rekvirere op til 35 tillægskøretøjer af hhv. type A og, B, samt op til 13 tillægskøretøjer af type C. Det rekvirerede antal tillægskøretøjer af type B kan ikke overstige 35, uanset om der leveres minivans eller SUV’er. Fristen for varsling af tilbudsgiver herom vil gennem hele perioden fra d. 23. juni – 31. december 2025 være minimum en måned før køretøjerne ønskes stillet til rådighed for Udenrigsministeriet. Kontrakten indeholder desuden krav om visse serviceydelser, idet leverandøren skal kunne tilgå værkstedsfaciliteter og råde over en rullende serviceenhed med mekanikere. Serviceenheden skal være til rådighed 24 timer i døgnet i de tidsperioder, som oplyses efter kontraktindgåelse, og leverandøren skal, i tilfælde af behov for reparation af et køretøj, omgående kunne stille med et reservekøretøj på en lokation meddelt tilbudsgiver af Udenrigsministeriet. Aktiviteterne forventes at få en betydelig eksponering, herunder stor medieopmærksomhed, hvilket også forventes at omfatte de køretøjer, der er omfattet af dette udbud. Udenrigsministeriet forventer på den baggrund, at dette forhold bliver afspejlet i vederlaget, særligt for så vidt angår ikke-armerede VIP- biler (biltype A) og følgebiler (biltype B) svarende til, at der er tale om et sponsorat. Leverandøren vil få sponsorrettigheder som beskrevet i udbudsmaterialet.Hovedtræk i procedurenUdbuddet gennemføres som et offentligt udbud. Udbudsproceduren er opdelt i (1) en tilbudsfase og (2) en tildelingsfase. Tildeling af kontrakten vil ske til den tilbudsgiver, som afgiver tilbuddet med den laveste pris, jf. udbudsbetingelserne.