Om udbuddet

Opgavebeskrivelse

Udbudsprocessen omfatter en kontrakt til Ordregivers anskaffelse af levering, implementering, drift og vedligeholdelse af et HR-system. Anskaffelse af HR-systemet har til formål at understøtte Ordregivers behov for en samlet digital understøttelse af håndtering af medarbejder- og organisationsdata samt de tilhørende HR-processer. Det ønskes, at HR-systemet understøtter registrering, vedligeholdelse og anvendelse af medarbejder- og organisationsdata på en struktureret og konsistent måde, således at data kan anvendes på tværs af organisationens arbejdsgange og systemlandskab. Baggrunden for anskaffelsen er et behov for at etablere et fælles fundament for håndtering af organisationsstruktur og medarbejderdata samt for understøttelse af centrale HR-processer. Det ønskes, at HR-systemet kan bidrage til effektive arbejdsgange, høj datakvalitet og en entydig registrering af data ved kilden. Ordregiver ønsker, at Systemet i første omgang understøtter processer relateret til ansættelse, fratrædelse og håndtering af organisationsændringer. I senere faser ønsker Ordregiver, at platformen udvides til yderligere HR-relaterede processer, herunder blandt andet understøttelse af trivselsmålinger samt onboarding- og offboardingprocesser. HR-systemet skal samtidig kunne indgå i samspil med Kundens øvrige IT-systemer og understøtte en sikker og compliant håndtering af medarbejderdata i overensstemmelse med gældende regler for informationssikkerhed og databeskyttelse.Hovedtræk i procedurenUdbud med forhandling. Ordregiver forventer, at forhandlingen består af én forhandlingsrunde, der afholdes som mundtlige forhandlinger, hvor tilbudsgivere inviteres til et møde af op til tre (3) timers varighed.

Kontaktoplysninger

Kontakttelefon

53360036

Kontakt e-mail

kontakt@tohv.dk

Adresse

Akseltorv 1, 6000 Kolding

• Pris

  20%

  Beskrivelse

  Underkriteriet ”Pris” vil blive vurderet på baggrund af jeres besvarelse af Underbilag 08A – Tilbudsliste. Jeres anførte priser ekskl. moms, men inkl. alle øvrige omkostninger, blive lagt til grund for evalueringen. I Underbilag 08A - Tilbudsliste summeres den samlede evalueringspris automatisk.

  Evalueringsmetode

  De samlede evalueringspriser evalueres relativt og ud fra en lineær pointmodel fra 0 – 8 point. ”Laveste samlede evalueringspris” blandt de konditionsmæssige tilbud tildeles 8 point. En samlet evalueringspris der svarer til ”laveste samlede evalueringspris” plus 50 % eller derover tildeles 0 point, dog med forbehold for anvendelse af nedenstående sekundære og tertiære evalueringsmodel, såfremt betingelser herfor er opfyldt. De tildelte point vil i den samlede evaluering blive ganget med vægtningen af underkriteriet pris.

  Sekundær evalueringsmodel: Hvis det konstateres, at den samlede evalueringspris i én (1) eller flere af de konditionsmæssige tilbud er højere end ”laveste samlede evalueringspris” plus 50 %, fastsættes X til 100 %. Således tildeles en samlet evalueringspris, der svarer til ”laveste samlede evalueringspris” plus 100 % eller derover tildeles 0 point.

  Tertiær evalueringsmodel: Hvis det konstateres, at den samlede evalueringspris i én (1) eller flere af de konditionsmæssige tilbud er højere end ”laveste samlede evalueringspris” plus 100 %, fastsættes X til 200 %. Således tildeles en samlet evalueringspris, der svarer til ”laveste samlede evalueringspris” plus 200 % eller derover 0 point.

• Funktionalitet

  Leverancebeskrivelse (40%) | Tilbudspræsentation (60%)

  40%

  Beskrivelse

  Underkriteriet ”Funktionalitet” vil blive vurderet på baggrund af de to (2) nedenstående delkriterier: Leverancebeskrivelse (vægtes 40 %) og Tilbudspræsentation (vægtes 60 %). Tilbuddene evalueres efter en absolut model jf. pointskalaen i udbudsbetingelserne.

  Evalueringsmetode

  For at tilbuddet kan medtages i den endelige evaluering, skal evaluering af KP 03.01 – Brugergrænseflade på dansk, KP 03.02 – Kommunikation via Digital Post, KP 03.03 – Samlet og integreret HR-platform, KP 03.04 – Matrix- og parallelle organisationsstrukturer, KP 03.05 – Integration til ESDH-System (Acadre) i Kontraktbilag 03 – Leverancebeskrivelse til underkriteriet ”Funktionalitet”, opnå minimum 5 point, jf. pointskalaen. Opnår et tilbud ikke fem (5) point ved Ordregivers evaluering af et eller flere af ovenstående konkurrenceparametre (KP), vil tilbuddet blive udelukket fra den samlede evaluering. Dermed vil tilbuddet ikke blive evalueret med hensyn til de resterende under- og delkriterier og således ikke indgå i Ordregivers identificering af det økonomisk mest fordelagtige tilbud.

  Evalueringsmetode for delkriteriet "Leverancebeskrivelse":

  • Tilbuddene evalueres efter en absolut model jf. pointskalaen i punkt 5.3.1.
  • Ordregiver foretager en samlet vurdering af det tilbudte for delkriterie på baggrund af jeres besvarelse af Kontraktbilag 03 - Leverancebeskrivelse.
  • Ordregiver vurderer, hvorvidt besvarelsen fremstår veldokumenteret.
  • Ordregiver vurderer, i hvilken grad Jeres besvarelser sandsynliggør opfyldelsen af de opstillede behov.

  Evalueringsmetode for delkriteriet "Tilbudspræsentation":
  Tilbudsgiver vil blive inviteret til at gennemføre en tilbudsdemonstration. Tilbudsgiver demonstrerer på tilbudspræsentationen, hvorvidt nedenstående cases, som er beskrevet i Kontraktbilag 03 - Leverancebeskrivelsen, opfyldes i henhold til de beskrevne evalueringselementer:

  • Case – Ansættelsesproces (fra opslag til registreret medarbejder)
  • Case – Vedligeholdelse af organisationsstruktur
  • Case – Rolle- og rettighedsstyring (Privacy by Design)
  • Case – Datakvalitet og validering
  • Case – Dataudtræk og kontrolleret aflevering (indirekte integration)
  • Case - Sammenhængende HR-flow fra ansættelse til onboarding

  Det fremgår af Kontraktbilag 03 - Leverancebeskrivelse, hvad Ordregiver lægger vægt på ved sin evaluering af tilbudspræsentationen. Tilbudsdemonstrationen skal foregå i en testløsning, som den tilbudte løsning. Dataene i systemet kan være fiktive, anonymiseret eller på anden måde renset data. Testen vil blive dokumenteret af Ordregiver til intern dokumentation. Tilbudsgiver har selv ansvaret for, at testsystemet fungerer optimalt. Skulle der være elementer der ikke kan vises, eks. fordi testsystemet ikke indeholder de relevante data eller er ustabil i sin drift, vil dette således kunne tillægges negativ vægt i evalueringen. Hvis der er elementer i testsystemet, som ikke er en del af det tilbudte system, skal dette udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. For at sikre principperne om ligebehandling og gennemsigtighed, er der ikke mulighed for at inddrage andre aspekter under tilbudsdemonstrationen end det ovenstående beskrevne. Det skal understreges, at det ikke vil være muligt i forbindelse med demonstrationen at ændre i det fremsendte skriftlige tilbud. Ordregiver vil have læst Tilbudsgivers skriftlige tilbud, forud for tilbudsdemonstrationen.

  Underkriterier

  Leverancebeskrivelse

  40%

  Beskrivelse

  Delkriteriet vil blive vurderet på baggrund af jeres besvarelse af Kontraktbilag 03 – Leverancebeskrivelse, hvor det fremgår, hvad Ordregiver lægger vægt på i sin evaluering af jeres besvarelse.

  Evalueringsmetode

  For at tilbuddet kan medtages i den endelige evaluering, skal evaluering af KP 03.01 – Brugergrænseflade på dansk, KP 03.02 – Kommunikation via Digital Post, KP 03.03 – Samlet og integreret HR-platform, KP 03.04 – Matrix- og parallelle organisationsstrukturer, KP 03.05 – Integration til ESDH-System (Acadre) i Kontraktbilag 03 – Leverancebeskrivelse til underkriteriet ”Funktionalitet”, opnå minimum 5 point, jf. pointskalaen. Opnår et tilbud ikke fem (5) point ved Ordregivers evaluering af et eller flere af ovenstående konkurrenceparametre (KP), vil tilbuddet blive udelukket fra den samlede evaluering. Dermed vil tilbuddet ikke blive evalueret med hensyn til de resterende under- og delkriterier og således ikke indgå i Ordregivers identificering af det økonomisk mest fordelagtige tilbud. **Evalueringsmetode:** * Tilbuddene evalueres efter en absolut model jf. pointskalaen i punkt 5.3.1. * Ordregiver foretager en samlet vurdering af det tilbudte for delkriterie på baggrund af jeres besvarelse af Kontraktbilag 03 - Leverancebeskrivelse. * Ordregiver vurderer, hvorvidt besvarelsen fremstår veldokumenteret. * Ordregiver vurderer, i hvilken grad Jeres besvarelser sandsynliggør opfyldelsen af de opstillede behov.

  Tilbudspræsentation

  60%

  Beskrivelse

  Med henblik på at kunne vurdere kvaliteten af den tilbudte løsning i Tilbudsgivers endelige tilbud på det mest oplyste grundlag, vil Tilbudsgiver blive inviteret til at gennemføre en tilbudsdemonstration. Tilbudsgiver demonstrerer på tilbudspræsentationen, hvorvidt nedenstående cases, som er beskrevet i Kontraktbilag 03 - Leverancebeskrivelsen, opfyldes i henhold til de beskrevne evalueringselementer: * Case – Ansættelsesproces (fra opslag til registreret medarbejder) * Case – Vedligeholdelse af organisationsstruktur * Case – Rolle- og rettighedsstyring (Privacy by Design) * Case – Datakvalitet og validering * Case – Dataudtræk og kontrolleret aflevering (indirekte integration) * Case - Sammenhængende HR-flow fra ansættelse til onboarding Det fremgår af Kontraktbilag 03 - Leverancebeskrivelse, hvad Ordregiver lægger vægt på ved sin evaluering af tilbudspræsentationen.

  Evalueringsmetode

  Tilbudsdemonstrationen skal foregå i en testløsning, som den tilbudte løsning. Dataene i systemet kan være fiktive, anonymiseret eller på anden måde renset data. Testen vil blive dokumenteret af Ordregiver til intern dokumentation. Tilbudsgiver har selv ansvaret for, at testsystemet fungerer optimalt. Skulle der være elementer der ikke kan vises, eks. fordi testsystemet ikke indeholder de relevante data eller er ustabil i sin drift, vil dette således kunne tillægges negativ vægt i evalueringen. Hvis der er elementer i testsystemet, som ikke er en del af det tilbudte system, skal dette udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. For at sikre principperne om ligebehandling og gennemsigtighed, er der ikke mulighed for at inddrage andre aspekter under tilbudsdemonstrationen end det ovenstående beskrevne. Det skal understreges, at det ikke vil være muligt i forbindelse med demonstrationen at ændre i det fremsendte skriftlige tilbud. Ordregiver vil have læst Tilbudsgivers skriftlige tilbud, forud for tilbudsdemonstrationen.

• Metode

  20%

  Beskrivelse

  Underkriteriet vil blive vurderet på baggrund af jeres besvarelse af delkriterierne: Kontraktbilag 01 – Tidsplan ved besvarelse Underbilag 01A – Tidsplan, Afklaringsfasen og Underbilag 01B – Tidsplan, Leverancefasen, Kontraktbilag 04 – Dokumentation, Kontraktbilag 05 – Vedligeholdelse, support og drift, Kontraktbilag 06 – Servicemål og incitamenter, Kontraktbilag 09 – Prøver, Kontraktbilag 11 – Implementeringsproces og metode.

  Evalueringsmetode

  • Tilbuddene evalueres efter en absolut model jf. pointskalaen i punkt 5.3.1 i udbudsbetingelserne.
  • Ordregiver foretager en samlet vurdering af det tilbudte for underkriteriet på baggrund af jeres besvarelser af ovenstående kontraktbilag.
  • Ordregiver vurderer, hvorvidt besvarelserne fremstår veldokumenteret.
  • Ordregiver vurderer, i hvilken grad jeres besvarelser sandsynliggør opfyldelsen af de opstillede behov.

• Samarbejdsorganisation

  20%

  Beskrivelse

  Underkriteriet vil blive vurderet på baggrund af jeres besvarelse af Kontraktbilag 07 – Samarbejdsorganisation og Kundens deltagelse, hvor det fremgår, hvad Ordregiver lægger vægt på i sin evaluering af Tilbudsgivers besvarelse.

  Evalueringsmetode

  • Tilbuddene evalueres efter en absolut model jf. pointskalaen i punkt 5.3.1.
  • Ordregiver foretager en samlet vurdering af det tilbudte for underkriteriet på baggrund af jeres besvarelse af Kontraktbilag 07 – Samarbejdsorganisation og Kundens deltagelse.
  • Ordregiver vurderer, hvorvidt besvarelsen fremstår veldokumenteret.
  • Ordregiver vurderer, i hvilken grad Jeres besvarelse sandsynliggør opfyldelsen af de opstillede behov.

• Likviditetsgrad

  Beskrivelse

  Det er et minimumskrav, at likviditetsgraden er mindst 50 % i gennemsnit for de seneste tre (3) afsluttede regnskabsår.

  Dokumentationskrav

  Ansøger oplyser om likviditetsgraden som ”Finansielt nøgletal" for hvert af de seneste tre (3) afsluttede regnskabsår, hvilket oplyses under ”Beskrivelse”.

Se hele udbudsbekendtgørelsen