Ulkoalueiden kunnossapidon kilpailutus

Riihimäen Kotikulma Oy ja Kotikulman Kiinteistöpalvelut Oy (jäljempänä yhdessä ”Hankintayksikkö”) pyytävät tarjouksia ulkoilualueiden kunnossapidon kokonaispalvelusta. Hankinnan kohteena ovat Hankintayksikön kiinteistöjen ulkoalueiden hoitotyöt. Palveluun kuuluu ympärivuotinen tarpeenmukainen ulkoalueiden kunnossapito, pienet huoltotyöt ja alueen lumityöt. Hankintaan sovelletaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016, hankintalaki). Hankinnassa on kyse hankintalain 26 §:n mukaisesta EU-kynnysarvon ylittävästä palveluhankinnasta. Hankintamenettelynä on hankintalain 32 §:n mukainen avoin menettely. Hankinnan kohde ja työkohteet osoitteineen on kuvattu tarjouspyynnön liitteenä olevassa palvelukuvauksessa ja muualla tarjouspyynnössä liitteineen. Hankintayksikkö varaa oikeuden muuttaa työkohteita. Mikäli työkohteita tulee sopimuskauden aikana lisää, voidaan uudet työkohteet sisällyttää sopimukseen. Ennen tarjouksen jättämistä tarjoajien tulee tutustua työkohteisiin paikan päällä. Kohteisiin tutustuessaan tarjoajien tulee huomioida työkohteiden yksilölliset tarpeet, kuten kohteisiin vaaditut kone- ja henkilöstöresurssit. Mikäli tarjoaja ei ole tutustunut kaikkiin työkohteisiin tarjouspyynnön edellyttämällä tavalla ennen tarjouksen jättämistä, tarjoajan tarjous hylätään tarjouspyynnön ehtoja vastaamattomana. Arvio työkohteisiin tutustumisen kestolle on noin 5-6 tuntia. Tarjoaja liikkuu työkohteiden välillä tutustumiskierroksen aikana omalla kyydillään. Selvyyden vuoksi todetaan, että hankintayksikkö ei korvaa tarjoajille mitään työkohteiden esittelyyn osallistumisesta syntyviä kuluja. Työkohteisiin tutustumisen ajankohdat sovitaan Kotikulman Kiinteistöpalvelut Oy:n teknisen isännöitsijän Kim Junellin kanssa, kim.junell@riihimaki.fi tai puh. 041 545 0150. Hankinnan kohdetta ei ole jaettu osa-alueisiin, sillä se ei ole hankittavan kokonaisuuden kannalta kannattavaa. Tarjoajan tulee tarjota kaikkia hankittavia palveluita kaikkiin hankintayksikön työkohteisiin. Osatarjouksia, vaihtoehtoisia tai rinnakkaisia tarjouksia ei hyväksytä. Hankintamenettelyssä valitaan yksi (1) palveluntuottaja. Tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Kokonaistaloudellisesti edullisimpana pidetään tarjousta, joka on hinnaltaan halvin. Riittävä laatutaso on otettu huomioon palvelulle asetetuissa vähimmäisvaatimuksissa. Sopimus on voimassa määräaikaisena yhden (1) vuoden sen allekirjoituksesta. Määräaikaisen sopimuskauden jälkeen tilaaja varaa oikeuden ottaa käyttöön kolme (3) yhden (1) vuoden optiokautta (1+1+1+1 vuotta). Optiokausien käyttöönotto on tilaajan oikeus ei velvollisuus. Hankintayksikkö hankkii palveluja tarpeensa mukaan, eikä sitoudu tiettyihin työmääriin. Osa kunnossapidosta voidaan toteuttaa Hankintayksikön omana työnä. Tarjouksen tekemisestä tai menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille palkkiota. Tarjousasiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä. Tarjous tulee laatia suomen kielellä. Hankintayksiköllä on oikeus keskeyttää hankintamenettely sopimusta tekemättä hankintalain 125 §:n mukaisesti.Menettelyn pääpiirteetHankinta tehdään hankintalain 57 §:n mukaisella nopeutetulla avoimella menettelyllä. Hankintalain 56 §:n mukaisia avoimen menettelyn määräaikoja ei voida noudattaa hankintayksikön organisaatiouudistuksesta johtuvien henkilöstörakenteen muutosten vuoksi. Koska organisaatiouudistuksen aikataulu osuu hankintayksiköstä riippumattomista syistä lähelle talvikunnossapitokauden alkua, hankintayksikön on saatava uusi sopimus voimaan mahdollisimman pian. HANKINTAMENETTELYN KULKU Hankintamenettelyn vaiheet ovat tarjousten vastaanottamisen jälkeen pääpiirteittäin seuraavat: • Hankintayksikkö avaa tarjoukset • Hankintayksikkö tarkastaa tarjoajien soveltuvuuden • Hankintayksikkö tarkastaa tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden • Hankintayksikkö vertailee tarjoukset • Hankintayksikkö valitsee parhaan tarjouksen ilmoitettujen valintaperusteiden mukaisesti • Hankintayksikkö tekee hankintapäätöksen ja antaa sen tiedoksi tarjoajille • Hankintayksikkö pyytää ja tarkastaa parhaan tarjouksen tehneeltä tarjoajan soveltuvuutta koskevat todistukset ja selvitykset • Hankintayksikkö tekee hankintasopimuksen voittaneen tarjoajan kanssa hankintalaissa säädetyn odotus- ja valitusajan (14 päivää) kuluttua. Hankintasopimus ei synny vielä hankintapäätöksestä tiedottamalla, vaan vasta, kun Hankintayksikkö ja hankintapäätöksellä valittu tarjoaja ovat allekirjoittaneet sopimuksen. EU-kynnysarvon ylittävässä hankinnassa voidaan tehdä sopimus aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi. Hankintayksiköllä on oikeus hylätä tarjouspyyntöä vastaamattomat tai puutteelliset tarjoukset. Tarjoaja, jota rasittaa hankintalain 80 §:n mukainen pakollinen poissulkemisperuste, suljetaan tarjouskilpailusta. Tarjoaja, jota rasittaa hankintalain 81 §:n mukainen harkinnanvarainen poissulkemisperuste, voidaan sulkea ulos tarjouskilpailusta. OSATARJOUKSET Osatarjoukset eivät ole sallittuja. RINNAKKAISET TARJOUKSET Rinnakkaiset tarjoukset eivät ole sallittuja. VAIHTOEHTOISET TARJOUKSET Vaihtoehtoiset tarjoukset eivät ole sallittuja. Tarjouspyyntöasiakirjat ovat saatavilla suomen kielellä. Tarjous liitteineen tulee laatia suomen kielellä. Hankintaan sisältyy hankintayksikön lisähankintamahdollisuuksia (optiot). Optioiden hyödyntäminen on hankintayksikön oikeus, ei velvollisuus.