TIETOPYYNTÖ / MARKKINAVUOROPUHELU
Kirjastojärjestelmän hankinta
1. Tietopyynnön tarkoitus
Kirkkonummen kunta valmistelee kirjastojärjestelmän hankintaa ja kutsuu kiinnostuneita toimittajia osallistumaan hankinnan valmistelua tukevaan markkinavuoropuheluun. Markkinavuoropuhelun tavoitteena on saada tietoa markkinoilla olevista ratkaisuista sekä toimittajien näkemyksiä hankinnan suunnittelun tueksi.
2. Hankinnan kohde
Tavoitteena on hankkia kirjastopalveluiden käyttöön nykyaikainen ja käyttäjäystävällinen järjestelmäratkaisu, joka tukee kirjaston keskeisiä prosesseja sekä henkilöstön että asiakkaiden näkökulmasta. Kirkkonummen kirjastoverkkoon kuuluu pääkirjasto, Masalan ja Veikkolan kirjastot sekä kirjastoauto. Kirjastojärjestelmä palvelee noin 44 000 rekisteröityä asiakasta, hallinnoi noin 165 000 niteen kokoelmaa ja käsittelee vuosittain noin 566 000 lainausta.
Tässä vaiheessa hankinnan arvioidaan sisältävän ainakin:
- Asiakas-, lainaus-, palautus- ja varaustoiminnot;
- Aineiston hallinnan, hankinnan ja kuvailun;
- Verkkokirjastoon liittyvät toiminnallisuudet ja rajapinnat;
- Raportointi- ja tilastointiominaisuudet;
- Integraatiovalmiudet kirjastojen käyttämiin oheisjärjestelmiin, palveluihin ja automaatioratkaisuihin;
- Mobiilikäyttöön sekä mahdollisiin mobiilisovelluksiin liittyvät toiminnallisuudet;
- Tietoturva-, tietosuoja- ja käyttäjähallinnan ominaisuudet;
- Järjestelmän ylläpito-, tuki- ja kehityspalvelut; sekä
- Järjestelmän käyttöönotto- ja migraatiopalvelut.
Hankinnan tarkka sisältö, laajuus, toteutustapa ja sopimuskausi täsmentyvät markkinavuoropuhelun ja hankinnan valmistelun edetessä.
3. Kysymykset toimittajille
Pyydämme toimittajia tutustumaan tietopyynnön hankinnan kohteeseen ja käsittelemään esityksessään ainakin seuraavia aiheita:
- Miten ratkaisunne vastaa kohdassa 2. kuvattuun hankinnan kohteeseen ja kirjaston keskeisiin toimintaprosesseihin?
- Millaisia integraatioita ja rajapintoja ratkaisunne tarjoaa kirjastojen käyttämiin järjestelmiin, palveluihin ja automaatioratkaisuihin?
- Miten nykyisen kirjastojärjestelmän tietojen ja aineiston siirtäminen uuteen järjestelmään tyypillisesti toteutetaan?
- Millaisia käyttöönotto- ja tukipalveluita tarjoatte?
- Mitä vaatimuksia tai sopimusehtoja hankintayksikön tulisi huomioida hankintaa valmisteltaessa?
Myös muut hankinnan valmistelua tukevat näkemykset ovat tervetulleita.
4. Ohjeet markkinavuoropuheluun ilmoittautumiseen
Pyydämme markkinavuoropuheluun osallistumisesta kiinnostuneita ilmoittautumaan 19.10.2026 klo 12.00 mennessä Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalin (Cloudia) kautta ja täyttämään kohdassa "Muut ehdot" pyydetyt osallistujatiedot. Hankintayksikkö vahvistaa markkinavuoropuhelun ajankohdan ja toimittaa osallistumisohjeet ilmoitettuun yhteyshenkilön sähköpostiosoitteeseen 23.10.2026, klo 12.00 mennessä.
Markkinavuoropuhelut järjestetään seuraavina ajankohtina:
02.11.2026 klo 9.00-11.00
03.11.2026 klo 9.00-11.00
03.11.2026 klo 12.00-14.00
04.11.2026 klo 9.00-11.00
05.11.2026 klo 9.00-11.00
Hankintayksikkö vahvistaa markkinavuoropuhelujen lopulliset ajankohdat erikseen määräaikaan mennessä ilmoittautuneiden toimittajien yhteyshenkilöille. Ajankohdat pyritään varaamaan toimittajien esittämien aikatoiveiden mukaisesti. Mikäli kaikkia aikatoiveita ei voida toteuttaa, hankintayksikkö voi osoittaa toimittajalle muun ajankohdan. Hankintayksikkö pidättää oikeuden vahvistaa kullekin toimittajalle lopullisen ajankohdan sekä muuttaa ilmoitettuja ajankohtia tarvittaessa.
5. Markkinavuoropuhelun toteutus
Markkinavuoropuhelu voidaan toimittajan valinnan mukaan toteuttaa joko Microsoft Teams -kokouksena tai Kirkkonummen kunnan tiloissa ilmoitetun ajankohdan mukaisesti.
Toimittajia pyydetään varaamaan esittelyyn kaksi (2) tuntia.
Sisältö:
30 min: toimittajan ja ratkaisun yleisesittely
60 min: järjestelmän ja keskeisten toiminnallisuuksien esittely (demo)
30 min: esiteltyyn ratkaisuun liittyvä keskustelu ja tarkentavat kysymykset
Aikajako on suuntaa-antava, ja keskustelua voidaan käydä myös esittelyn aikana. Markkinavuoropuhelu järjestetään suomen kielellä. Toimittajan tulee varautua esittelemään ratkaisunsa sekä käymään vuoropuhelu hankintayksikön kanssa suomeksi.
Esittelyssä toivotaan, että toimittaja esittelee ratkaisuaan sekä kuvaa, miten se vastaa kohdassa 2. kuvattua hankinnan kohdetta ja siihen liittyviä tarpeita.
Esittelyn yhteydessä toimittajia pyydetään käsittelemään myös kohdassa 3. esitetyt kysymykset.
6. Tietoa menettelystä
Tämä tietopyyntö ja markkinavuoropuhelu ovat osa hankinnan valmistelua. Kyseessä ei ole hankintailmoitus, tarjouspyyntö eikä kehotus tarjouksen jättämiseen, eikä tietopyynnön julkaisemisella käynnistetä hankintamenettelyä.
Hankinnan sisältö, laajuus, toteutustapa, aikataulu ja muut ehdot ovat alustavia ja voivat muuttua valmistelun aikana. Hankintayksikkö voi hyödyntää markkinavuoropuhelun perusteella saamiaan tietoja hankinnan jatkovalmistelussa.
Tietopyyntö tai siihen annetut vastaukset eivät sido hankintayksikköä tai toimittajia. Tietopyyntöön vastaaminen tai markkinavuoropuheluun osallistuminen ei ole edellytys mahdolliseen myöhempään tarjouskilpailuun osallistumiselle.
Tietopyyntöön vastaamisesta ja markkinavuoropuheluun osallistumisesta aiheutuvat kustannukset ovat osallistujan vastuulla.
7. Julkisuus ja luottamuksellisuus
Tietopyyntöön toimitetut vastaukset ovat hankintayksikön asiakirjoja. Jos vastaus sisältää toimittajan näkemyksen mukaan liikesalaisuuksia tai muuta salassa pidettävää tietoa, pyydetään nämä tiedot yksilöimään vastauksessa selkeästi sekä erottamaan muusta aineistosta mahdollisuuksien mukaan. Hankintayksikkö arvioi asiakirjojen julkisuuden ja salassapidon voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Kirkkonummen kunta käsittelee ilmoittautuneiden toimittajien antamia tietoja luottamuksellisesti, eikä toimittajien nimiä tai muita tietoja julkaista.