Valtion koulukotien laadunhallinnan raportointijärjestelmä

Valtion koulukodit ovat hankkimassa laadunhallinnan raportointijärjestelmää, jossa on keskeistä vaaratilanteiden ja poikkeamien raportointi ja muita laadunhallinnan toimintamahdollisuuksia. Laadunhallinnan raportointijärjestelmältä edellytetään integraatiota muiden järjestelmien kanssa. Hankintayksikkö järjestää markkinavuoropuhelun laadunhallinnan raportointijärjestelmän hankinnan valmistelun tueksi. Vuoropuhelun tarkoituksen on käydä yleisellä tasolla vuoropuhelua hankinnan kohteesta, saada käsitys markkinoilla olevista ratkaisuista, ideoita ja näkemyksiä hankintaan liittyen. Markkinavuoropuhelun edetessä keskustellaan mm. miten hankinta olisi hyvä määritellä, mitä ja minkä tasoisia vaatimuksia hankinta-asiakirjoihin kannattaa asettaa esimerkiksi hankinnan kohteelle. Myös muita hankintaan liittyviä määrittelyjä käydään läpi mm. vertailuperusteita, millaisia hinnoittelumalleja toimialalla esiintyy jne. Markkinavuoropuhelut pyritään aloittamaan jo kesäkuussa. Vuoropuhelut tullaan järjestämään yrityskohtaisesti huomioiden tarjoajien tasapuolinen kohtelu. Kilpailutus julkaistaan markkinavuoropuhelujen jälkeen loppu vuodesta. Järjestelmän käyttöönotto aikaisintaan vuonna 2027. Ajankohdat tarkentuvat myöhemmin. Markkinavuoropuhelu ei sido hankintayksikköä toteuttamaan hankintaa. Markkinavuoropuhelu ei myöskään sido toimijaa osallistumaan mahdolliseen tarjouskilpailuun. Markkinavuoropuheluun valitaan enintään kolme toimijaa, jotta keskustelu voidaan toteuttaa tehokkaasti ja mahdollistaa riittävä tekninen vuoropuhelu. Mikäli ilmoittautuneita tulee enemmän, osallistujat valitaan seuraavien tekijöiden perusteella: -kokemus vastaavanlaisista ratkaisuista -esitetyt referenssit -ratkaisun soveltuvuus hankintayksikön tarpeisiin Ilmoittautumisen yhteydessä pyydetään kuvaamaan yllä olevat kohdat lyhyesti. Hankinnan kohteena olevan laadunhallinnan raportointijärjestelmän toimintaedellytykset: 1. Potilas-/asiakas- ja oppilas turvallisuusosio, potilas-/asiakasturvallisuuden vaaratapahtumien ilmoitusosio. Liitteiden lisäämisen mahdollisuus osioon. 2. Työturvallisuusosio, henkilöstöön kohdistuvien vaaratapahtumien ilmoittaminen ja työturvallisuusilmoitukset, mahdollisuus ilmoittaa myös psykososiaalisesta kuormittumisesta organisaatiolle. Liitetiedostojen lisäämisen mahdollisuus osioon. 3. Vakavien tapahtumien käsittely -osio, vakavien tapahtumien systemaattisen käsittelyn ja juurisyyanalyysin mahdollisuus sekä korjaavien toimenpiteiden dokumentointi ja seuranta. Liitetiedostojen lisäämisen mahdollisuus osioon. 4. Lääkehoitoon liittyvät poikkeamat, lääkehoitoon liittyvien vaaratapahtumien ilmoitusosio. Liitteiden lisäämisen mahdollisuus osioon. 5. Riskienhallintaosio, riskiarvioinnin havaintojen kirjaamisen ja toimenpiteiden seurantamahdollisuus: - Työturvallisuuden riskienarviointilomake. -Mahdollisuus liittää työterveyshuollon työpaikkaselvitys. -Turvallisuuskävelyjen arviointi- ja tarkistuslomakkeen lisääminen -Organisaation strategisen toiminnan riskien arviointi -Tietosuoja- ja tietoturvariskien arviointi -Muiden arviointien ja tarkistuslistojen lisäämismahdollisuus -Liitteiden lisäämismahdollisuus kaikkiin riskienarviointeihin. 6.Tietoturva-/tietosuojaosio, tietoturvaan/tietosuojaan liittyvien poikkeamien ilmoittamisen mahdollisuus. 7.Tietosuojavaltuutetun lomake: tietosuojavaltuutetulle lähetettävän lomakkeen dokumentointimahdollisuus ja tallentaminen. 8.Toimintaympäristöön liittyvien poikkeamien teko-osio, toiminta-/työympäristöön kohdistuvien poikkeamien tekomahdollisuus (tekniset poikkeamat, turvallisuuspoikkeamat, paloturvallisuus, rikos- ja ilkivalta). 9.Epäasiallisesta kohtelusta tai häirinnästä ilmoittamisosio, epäasialliseen käytökseen tai häirintään liittyvien tapahtumien ilmoittamismahdollisuus. 10.Omavalvontailmoituslomake (Laki sosiaalihuollon ja terveydenhuollon valvonnasta 741/2023, §29), mahdollisuus ilmoittaa epäkohdasta tai niiden uhasta sosiaali- ja terveydenhuollon asiakasturvallisuudessa. 11.Palautteet ja aloitteet- ilmoitusosio, mahdollisuus ilmoittaa organisaatiolle kehitysideoita, antaa palautetta sekä jakaa onnistumisia. Mahdollisuus käsitellä näitä samalla tavoin kuin muita ilmoituksia ja hyödyntää niitä organisaation kehittämiseen. 12.Auditointi ja auditointiraportit. Auditointien dokumentointimahdollisuus sekä korjaavien toimenpiteiden ja seurannan dokumentoinnin mahdollisuus.