Visit Finland UK matkailun markkinaedustaja/Visit Finland UK market travel trade representation

BELOW IN ENGLISH: Business Finland Oy (myöhemmin "Business Finland/BF/hankintayksikkö") pyytää tarjoustanne Visit Finland UK:n markkinaedustajasta tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti vuosille 2027-2028 (optio vuodelle 2029). Hankinnan kohteena on Visit Finlandin B2B-läsnäolon tukeminen Ison-Britannian markkinoilla. Visit Finland hakee tukea suomalaisen matkailuelinkeinon kannalta relevanttien matkailualan verkostosuhteiden rakentamiseen ja ylläpitämiseen, erityisesti keskittyen Suomen tunnettuuden lisäämiseen kesäkohteena Ison-Britannian matkailualan yleisön keskuudessa. Valittava toimittaja toimii Visit Finlandin markkina-edustajana Isossa-Britanniassa ja on siten vastuussa Suomen yleisen läsnäolon ylläpitämisestä asiaankuuluvilla matkailualan alustoilla. Toimittaja toimii Visit Finlandin puolesta ensisijaisena yhteyshenkilönä Ison-Britannian matkailumarkkinoilla. Toimittajan odotetaan ylläpitävän säännöllistä, ennakoivaa ja jatkuvaa vuorovaikutusta keskeisten jakelukanavien, matkanjärjestäjien, matkatoimistojen, online-matkatoimistojen, lentoyhtiökumppaneiden ja muiden asiaankuuluvien matkailualan sidosryhmien kanssa Ison-Britannian markkinoilla. Toimittajan on aktiivisesti tunnistettava markkinamahdollisuuksia, ylläpidettävä vahvoja toimialasuhteita ja edistettävä tehokasta viestintää Visit Finlandin ja Ison-Britannian matkailualan kumppaneiden välillä. Tällä hetkellä UK:ssa ei ole edustajaa vaan markkinaa on johdettu Suomesta käsin. Tavoitteena on löytää UK:n markkinalle ulkoinen palveluntarjoaja 1.1.2027 alkaen. Mikäli tarjouspyyntöasiakirjojen suomenkielisen ja englanninkielisen version välillä ilmenee ristiriitaa, epäselvyyttä tai tulkintaeroja, ensisijaisesti sovelletaan englanninkielistä versiota. Tarkempi hankinnan kohteen kuvaus löytyy tarjouspyynnön liitteestä 1. Materiaalit ovat pääosin ainoastaan englanniksi. Kaikkien tarjousasiakirjojen on oltava englanniksi. SOPIMUSKAUSI Sopimuskauden kesto on 2 vuotta (2027-2028) + optio vuodelle 2029. Optio otetaan käyttöön vain tarpeen mukaan. Optio on mahdollista ottaa käyttöön kokonaan tai kuukausi kerrallaan. Option mahdollisesta käyttöönotosta ilmoitetaan kirjallisesti viimeistään kahta (2) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. HANKINNAN LAAJUUS Hankinnan arvioitu arvo on noin 180 000 euroa (alv 0 %) sisältäen optiokauden vuodelle 2029 sekä palvelumaksun, lisätehtävät, valinnaiset palvelut (optiot) sekä enintään 10 000 euroa vuodessa pieniin toimintakuluihin. Hankinta ylittää julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetussa laissa (1397/2016) säädetyn kansallisen kynnysarvon, mutta jää alle EU-kynnysarvon. Tarjoajaa pyydetään huomioimaan, että tarjousten jättöaika on ilmoitettu Suomen ajassa. ****************************** Business Finland Oy (hereinafter referred to as "Business Finland/BF/Contracting Entity") invites your tender for the Visit Finland UK market representative in accordance with this call for tenders and its annexes for the years 2027-2028 (option for year 2029). The subject of the procurement is to support Visit Finland´s B2B presence in the UK market. Visit Finland seeks for support for building and maintaining the relationships with the travel trade network relevant to Finnish travel trade and especially focusing on building Finland’s awareness as a summer destination among the UK travel trade audience. The selected partner will work as the market representative for Visit Finland in the UK and therefore has the responsibility for maintaining the overall presence of Finland in relevant travel trade platforms. The Supplier shall act as the primary point of contact for the UK travel trade market on behalf of Visit Finland. The Supplier is expected to maintain frequent, proactive, and continuous engagement with key distribution channels, tour operators, travel agents, OTAs, airline partners, and other relevant travel trade stakeholders in the UK market. The Supplier shall actively identify market opportunities, maintain strong industry relationships, and facilitate effective communication between Visit Finland and UK travel trade partners. Visit Finland currently does not have a representative in the UK, but the market has previously been managed from Finland. The goal is to find an external service provider for the UK market starting January 1, 2027. In the event of any conflict, inconsistency, or discrepancy between the Finnish-language and English-language versions of the procurement documents, the English-language version shall prevail. A more detailed description of the procurement object can be found in Appendix 1 of the Call for Tenders. The materials are primarily available only in English. All tender documents must be in English. CONTRACT PERIOD The contract period is 2 years (2027-2028) + option for year 2029. The option will only be used as needed. Visit Finland may exercise the option period either in full or in part, on a month-by-month basis. Any possible use of the option will be notified in writing no later than two (2) months before the end of the contract period. SCOPE OF THE PROCUREMENT The estimated value of the procurement is approximately 180,000 euros (VAT 0 %) including an option period for the year 2029, as well as service fees, additional tasks, optional services (options), and up to 10,000 euros per year for minor operating expenses. Please note that the deadline for submitting tenders is stated in Finnish time.Menettelyn pääpiirteetBELOW IN ENGLISH Hankintamenettely toteutetaan vaiheittain. Vaiheet ovat pääpiirteittäin seuraavanlaiset: 1. Tarjousten avaus ja tarjoajien kelpoisuuden tarkastus 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 3. Tarjousten vertailu 4. Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen 5. Hankintasopimuksen tekeminen tarjouskilpailun voittaneen tarjoajan kanssa Business Finlandilla on kuitenkin oikeus perustellusta syystä olla hyväksymättä mitään tehdyistä tarjouksista. Mikäli Business Finland ei voi tehdä sopimusta tarjouskilpailun voittaneen palveluntarjoajan kanssa, voi se tarvittaessa tehdä sopimuksen tarjouskilpailussa seuraavaksi sijoittuneen kanssa. Hankintaa ei ole jaettu osiin, koska nyt kyseessä oleva hankinta muodostaa tarkoituksenmukaisen kokonaisuuden. ********************** The procurement procedure is carried out in stages. The stages are broadly as follows: 1. Opening of tenders and verification of the eligibility of tenderers 2. Verification of the conformity of tenders with the call for tenders 3. Comparison of tenders 4. Making the procurement decision and notifying it 5. Conclusion of the procurement contract with the successful tenderer However, Business Finland has the right to reject any of the tenders submitted for a justified reason. If Business Finland cannot conclude a contract with the supplier that won the tender, it may, if necessary, conclude a contract with the next-placed supplier in the tender. The procurement has not been divided into parts, as the procurement in question constitutes a suitable whole.