OAS - Oppvekstadministrativt system Lillehammer Øyer og Gausdal

Om anbudet

Oppdragsbeskrivelse

Lillehammer, Øyer og Gausdal kommuner gjennomfører en felles anskaffelse av oppvekstadministrative løsninger for kommunenes tjenester innen barnehage, grunnskole med SFO, pedagogisk-psykologisk tjeneste (PPT) og voksenopplæring. Anskaffelsen gjennomføres i samarbeid med kommunenes felles IKT-leverandør IKOMM AS, som bistår med merkantil gjennomføring og prosjektledelse. Oppvekstområdet i de tre kommunene utgjør samlet et omfattende og samfunnskritisk tjenesteområde med betydelig kompleksitet og store krav til effektiv samhandling, informasjonssikkerhet og langsiktig utvikling av løsningene. Kommunene har til sammen om lag 41 000 innbyggere og et oppvekstområde bestående av kommunale og private barnehager, grunnskoler, SFO, PPT-tjenester og voksenopplæring. Anskaffelsen gjennomføres som en konkurranse med forhandling etter forskriftens del III (EØS-kunngjøring) og baseres på SSA-L med tilhørende bilag. Kommunene har valgt en modulær anskaffelsesstrategi for å legge til rette for best mulig kombinasjon av funksjonalitet, kvalitet, brukervennlighet og videreutvikling innen de ulike fagområdene. Anskaffelsen deles derfor inn i følgende delavtaler: * Delavtale 1 – Barnehageadministrasjon * Delavtale 2 – Grunnskole og SFO * Delavtale 3 – PPT * Delavtale 4 – Voksenopplæring Leverandører kan gi tilbud på én, flere eller alle delavtalene. Hver delavtale vil bli evaluert, vurdert og tildelt individuelt. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å inngå avtale med én eller flere leverandører. Kommunene ønsker samtidig å sikre en helhetlig og fremtidsrettet løsningsarkitektur på tvers av delavtalene. Integrasjoner, grensesnitt og samhandling mellom løsningene vil derfor være et sentralt tema i konkurransen. Leverandørene skal beskrive hvordan løsningene understøtter samhandling mellom delavtalene, samt integrasjon mot øvrig kommunal systemportefølje og relevante nasjonale felleskomponenter. Det er utarbeidet egne kravdokumenter (Bilag 1) for hver av de 4 delavtalene i tillegg til kravområder som er felles. Kravene vil beskrive funksjonelle, tekniske og integrasjonsmessige behov innen de enkelte fagområdene. Kommunene legger stor vekt på informasjonssikkerhet, personvern og leverandørenes evne til langsiktig videreutvikling av løsningene. Løsningene skal understøtte behandling av sensitive personopplysninger knyttet til barn, elever og brukere av tjenestene, og samtidig legge til rette for effektive og brukervennlige arbeidsprosesser for ansatte, foresatte og administrasjon. Anskaffelsen skal bidra til modernisering og videreutvikling av kommunenes digitale oppveksttjenester, med mål om økt kvalitet, bedre samhandling og mer effektive administrative prosesser over tid

Kontaktinformasjon

Kontakt navn

Bernt Refsahl

Kontakt telefon

+47 61050605

Kontakt e-post

post@ikomm.no

Adresse

Fakkelgården, Vormstuguvegen 40, 2624 LILLEHAMMER

• Oppfyllelse av funksjonelle og tekniske krav

  40%

  Beskrivelse

  Oppfyllelse av funksjonelle og tekniske krav

• Løsningens egnethet for bruker og prosess

  25%

  Beskrivelse

  Løsningens egnethet for bruker og prosess

• Tjenester for etablering, drift og vedlikehold

  15%

  Beskrivelse

  Tjenester for etablering, drift og vedlikehold

• Pris

  20%

  Beskrivelse

  Pris

• Miljøkrav og miljøvekting

  Beskrivelse

  Det er gjort en vurdering av miljøkrav og miljøvekting i anskaffelsen i henhold til anskaffelsesregelverket og LOA § 5. Anskaffelsen gjelder en standardisert programvaretjeneste/SaaS-løsning hvor miljøbelastningen i hovedsak er indirekte og i begrenset grad påvirkes gjennom selve konkurransen eller evalueringen av tilbudene. Det er vurdert at miljøkrav i denne anskaffelsen ikke vil ha tilstrekkelig reell styringseffekt eller være egnet til å skille tilbudene på en objektiv og konkurranserelevant måte. Anskaffelsen er derfor i stedet innrettet mot forhold som vurderes å ha størst betydning for måloppnåelse og samfunnsnytte, herunder funksjonalitet, sikkerhet, integrasjoner, tjenestekvalitet, livsløpskostnader og bærekraftig drift gjennom skybaserte standardløsninger. På denne bakgrunn er det vurdert som forholdsmessig og faglig begrunnet å ikke benytte miljø som eget tildelingskriterium i denne konkurransen.

• Firmaattest

  Beskrivelse

  Leverandøren skal være lovlig etablert foretak og registrert i foretaksregister, faglig register eller handelsregister i den staten leverandøren er etablert.

  Dokumentasjonskrav

  Norske leverandører skal levere firmaattest fra Brønnøysundregistrene. Utenlandske leverandører skal levere tilsvarende dokumentasjon fra offentlig foretaksregister i etableringslandet.

• Kredittvurdering

  Beskrivelse

  Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre kontrakten for den eller de delavtalene leverandøren søker kvalifisering for. Leverandøren skal være kredittverdig uten krav til sikkerhetsstillelse

  Dokumentasjonskrav

  Leverandøren skal levere kredittrating eller kredittvurdering fra anerkjent kredittopplysningsvirksomhet basert på siste tilgjengelige regnskapstall. Oppdragsgiver kan i tillegg innhente eller be om årsregnskap, noter, revisjonsberetning og annen relevant økonomisk dokumentasjon. For nystartede selskaper eller leverandører der kredittvurdering ikke gir tilstrekkelig grunnlag, kan leverandøren dokumentere økonomisk kapasitet på annen egnet måte, for eksempel ved morselskapsgaranti, bankgaranti eller annen forpliktende dokumentasjon. Den virksomheten leverandøren støtter seg på, må selv dokumentere at den oppfyller kravet.

• Referanseprosjekter

  Beskrivelse

  Leverandøren skal ha relevant erfaring fra leveranser av oppvekstadministrative løsninger eller tilsvarende fagsystemer med sammenlignbar kompleksitet. Erfaring fra norske kommuner eller annen offentlig sektor vil bli tillagt særlig vekt.

  Dokumentasjonskrav

  Leverandøren skal oppgi minimum tre og maksimum fem relevante referanseprosjekter fra de siste fem årene. Referansene skal minimum angi: * kunde/oppdragsgiver * kontaktperson hos referansekunden * kontraktsperiode * omfang og verdi, dersom dette kan oppgis * hvilke delområder/moduler som ble levert * antall brukere/kommuner eller tilsvarende omfang * leverandørens rolle i leveransen * etablering/migrering * integrasjoner * drift, support og videreutvikling Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å kontakte referansene og til å innhente egne erfaringer fra relevante leveranser.

• Teknisk og faglig kapasitet

  Beskrivelse

  Leverandøren skal ha tilstrekkelig teknisk og faglig kapasitet til å etablere, drifte, supportere, vedlikeholde og videreutvikle løsningene gjennom avtaleperioden.

  Dokumentasjonskrav

  Leverandøren skal beskrive: * organisasjon og bemanning * relevante fagmiljøer * implementeringsteam * support- og forvaltningsorganisasjon * utviklingsmiljø/produktteam * nøkkelkompetanse * kapasitet for de delavtalene leverandøren søker kvalifisering for

• Kapasitet til videreutvikling og produkt-roadmap

  Beskrivelse

  Leverandøren skal dokumentere aktiv og systematisk videreutvikling av løsningene, samt kapasitet til langsiktig produktutvikling i avtaleperioden.

  Dokumentasjonskrav

  Leverandøren skal beskrive: * overordnet produktstrategi * roadmap for de neste 3–5 årene * utviklingsmetodikk * release-modell * hvordan lov- og regelverksendringer håndteres * hvordan kunder involveres i prioritering av videreutvikling * utviklingskapasitet og organisering av produktutviklingen

• Informasjonssikkerhet

  Beskrivelse

  Leverandøren skal ha etablert styringssystem, rutiner og tekniske/organisatoriske tiltak for informasjonssikkerhet som er egnet for behandling av sensitive personopplysninger i kommunal oppvekstsektor

  Dokumentasjonskrav

  Leverandøren skal fremlegge gyldig ISO/IEC 27001-sertifikat eller tilsvarende dokumentasjon. Dersom sertifisering ikke foreligger, skal leverandøren dokumentere styringssystem og rutiner for informasjonssikkerhet, herunder: * risikostyring * tilgangsstyring * logging * hendelseshåndtering * sårbarhetshåndtering * sikker utvikling * beredskap og kontinuitet

• Personvern og databehandling

  Beskrivelse

  Leverandøren skal ha rutiner og dokumentert modenhet for etterlevelse av personvernregelverket, herunder håndtering av databehandleransvar, innebygd personvern og behandling av opplysninger om barn og elever.

  Dokumentasjonskrav

  Leverandøren skal beskrive: * personvernstyring * databehandlerrolle * rutiner for behandlingsprotokoller * bistand til DPIA/personvernkonsekvensvurdering * avvikshåndtering * sletting og innsyn * logging * bruk av underleverandører * overføring av personopplysninger, herunder eventuell behandling utenfor Norge/EØS ISO/IEC 27701 eller tilsvarende dokumentasjon kan vedlegges dersom leverandøren har dette.

• Kvalitetsstyring

  Beskrivelse

  Leverandøren skal ha etablert kvalitetssystem som sikrer systematisk arbeid med leveransekvalitet, avvik, endringshåndtering, kundetilfredshet og kontinuerlig forbedring.

  Dokumentasjonskrav

  Leverandøren skal fremlegge ISO 9001-sertifikat eller tilsvarende dokumentasjon. Dersom sertifisering ikke foreligger, kan leverandøren dokumentere kvalitetssystem gjennom kvalitetshåndbok, prosessbeskrivelser, avviksrutiner, endringsrutiner eller annen relevant dokumentasjon.

• Miljøledelse

  Beskrivelse

  Leverandøren skal ha rutiner eller system for miljøledelse som er relevant for leveransen.

  Dokumentasjonskrav

  Leverandøren skal fremlegge ISO 14001, Miljøfyrtårn, EMAS eller tilsvarende dokumentasjon. Dersom sertifisering ikke foreligger, kan leverandøren dokumentere interne miljømål, rutiner og tiltak.

• Norsk språk og leveranseapparat

  Beskrivelse

  Leverandøren skal kunne levere prosjektgjennomføring, support, opplæring, kundedialog og kontraktsoppfølging på norsk.

  Leverandøren skal ha etablert kapasitet i Norge eller kunne dokumentere tilsvarende forpliktende leveranseapparat for norsk kundedialog og support.

  Dokumentasjonskrav

  Leverandøren skal beskrive: * norsk kundeteam * supportfunksjon * opplæringsressurser * språkkompetanse * tilgjengelighet for prosjektgjennomføring og kundemøter * eventuell bruk av norsk partner eller underleverandør Dersom leverandøren baserer seg på andre foretak for å oppfylle kravet, skal dette dokumenteres med forpliktelseserklæring.

• Implementeringskapasitet

  Beskrivelse

  Leverandøren skal ha kapasitet og metodikk for å gjennomføre etablering, migrering, opplæring og overgang til drift i en kommunal kontekst.

  Dokumentasjonskrav

  Leverandøren skal beskrive: * implementeringsmetodikk * typisk prosjektorganisering * nøkkelroller * kapasitet i etableringsfasen * erfaring med migrering fra eksisterende løsninger * opplæringsopplegg * overgang til drift og forvaltning

Se hele utlysningen