Anskaffelse av kjøp av postmottak og skanning av dokumenter til Navs fagarkiv

Om anbudet

Oppdragsbeskrivelse

Formålet med denne anskaffelsen er å sikre at Nav har en driftssikker og effektiv skanningsløsning for fagarkivet, som kommuniserer med de underforliggende systemene i Nav. Skanningsløsningen skal sørge for at mottatt dokumentasjon kan arkiveres og tilgjengeliggjøres for saksbehandling snarest mulig. Skanning av fagpost anses som virksomhetskritisk fordi feil og forsinkelser vil påvirke saksbehandling og utbetalinger til brukere. Det stilles derfor høye krav til produksjonskapasitet, daglige leveranser, effektivitet, sikkerhet og kvalitet i løsningen. Avtalen skal ha en varighet på 6 år fra signering. Oppdragsgiver har opsjon på forlengelse av avtalen i ytterligere 1 + 1 år.Hovedtrekkene i prosedyrenTjenestene som inngår i anskaffelsen er:Mottak, åpning og sortering av postKvalitetssikring og preparering for skanningSkanning av mottatte dokumenterMaskinell tolkning av metadata for dokumentet og/eller deler av dokumentinnholdet, enten i form av strekkoder eller maskinskriftManuell inntasting av informasjon der strekkode eller maskinskrift er uleseligProduksjon av overleveringsfiler, bestående av skannede dokumenter og tilhørende metadataDiverse tjenester knyttet til avvikshåndtering ved feilskanning og liknendeOppbevaring av papiroriginaler i sikkerhetsarkivMakuleringNav gjør oppmerksom på at det følger av arkivloven § 9 at fysisk arkiv skal være i Norge.

Kontaktinformasjon

Kontakt navn

Fatmi Alhasan

Kontakt telefon

00

Kontakt e-post

fatmi.alhasan@nav.no

Adresse

Postboks 354, 8601 Mo i Rana

• Kvalitet

  60%

  Beskrivelse

  Kvalitet

• Pris

  40%

  Beskrivelse

  Pris

• Kvalitet – uvesentlig klimaavtrykk og miljøbelastning

  Beskrivelse

  Begrunnelse for bruk av FOA § 7-9 (5) Anskaffelsesforskriften § 7-9 er en relativt ny regel, som fastsetter plikt til å ta klima- og miljøhensyn i offentlige anskaffelser. Iht. anskaffelsesforskriften § 7-9 (5) vil forpliktelsen til å stille krav eller tildelingskriterier etter bestemmelsen ikke gjelde dersom anskaffelsen etter sin art har et klimaavtrykk og en miljøbelastning som er uvesentlig. «Etter sin art» betyr at det ikke vil være den konkrete anskaffelsens klimaavtrykk og miljøbelastning som er relevant for vurderingen, men derimot klimaavtrykket og miljøbelastningen til arten av det som skal anskaffes. Begrepet art betyr her altså den vare- eller tjenestekategorien en skal anskaffe innenfor. Med «uvesentlig» må forstås et klimaavtrykk og en miljøbelastning som har marginal betydning. Uvesentlig klimaavtrykk og miljøbelastning må vurderes på generelt grunnlag for kategorien, og vurderingen påvirkes ikke av de faktiske forholdene eller volumet til den konkrete anskaffelse. Anskaffelsen gjelder postmottak og skanning av dokumenter til Navs fagarkiv. Det er en tjenesteanskaffelse, hvor formålet er å sikre en driftssikker og effektiv skanningsløsning for Navs fagarkiv. Tjenesten omfatter blant annet mottak, åpning og sortering av post, skanning av store dokumentvolumer, metadatahåndtering, avvikshåndtering, sikker lagring av papiroriginaler og makulering. Tjenesten er virksomhetskritisk for saksbehandling og utbetalinger til Navs brukere. De vesentligste innsatsfaktorene i avtalen er menneskene som jobber med tjenestene, og programvaren de jobber med. Det sentrale i denne anskaffelsen er dermed de menneskelige ressursene og deres innsats for å sikre høy produksjonskapasitet, kvalitet, sikkerhet, sporbarhet og daglige leveranser innenfor strenge tidsfrister. DFØ har gjort en overordnet kartlegging av anskaffelser som etter sin art kan vurderes å ha uvesentlig klimaavtrykk og miljøbelastning, og gjennomgått alle anskaffelser som ble gjennomført i 2022 registrert på 14 CPV-koder som er vurdert å ha lav klimaintensitet. Basert på denne gjennomgangen har de typer anskaffelser som går igjen og som har en typisk lav klimaintensitet blitt identifisert, samtidig som det er gjort kvalitative vurderinger knyttet til andre former for miljøbelastninger. Resultatet av vurderingene er en liste over tjenesteanskaffelser som etter sin art er vurdert å ha et klimaavtrykk og miljøbelastning som er uvesentlig. For disse anskaffelseskategoriene kjøper man typisk menneskelige ressurser som timearbeid eller oppdrag, hvor det eventuelle klimaavtrykket og miljøbelastningen ofte vil ligge utenfor hva som kan knyttes til anskaffelsens art. Hovedkategorien som denne anskaffelsen gjelder er dokumenthåndteringstjenester, CPV-kode 72512000. Anskaffelsens art må dermed anses å være dokumenthåndteringstjenester. Denne arten tjeneste er etter vår vurdering i stor grad sammenlignbar med de typene anskaffelser som DFØ har vurdert å ha uvesentlig klimaavtrykk og miljøbelastning, ettersom det er de menneskelige ressursene som er den vesentligste innsatsfaktoren i anskaffelsen. Leverandøren vil i svært begrenset grad kunne påvirke klima og miljø ved utførelsen av tjenesten, og i alle tilfeller vil klimaavtrykket og miljøbelastningen være marginal. Etter vår vurdering vil for øvrig også miljøpåvirkningen fra skannerne som benyttes i avtalen kun ha et marginalt klimaavtrykk og miljøbelastning. Nav har med bakgrunn i ovennevnte vurdert at unntaksbestemmelsen i anskaffelsesforskriftens § 7-9 (5) kommer til anvendelse, da anskaffelsen etter sin art vurderes å ha et klimaavtrykk og en miljøbelastning som er uvesentlig. Nav er derfor i denne anskaffelsen unntatt forpliktelsene til å vekte klima- og miljøhensyn med 30 %, eller å stille klima- og miljøkrav i kravspesifikasjonen. Selv om Nav vurderer at anskaffelsens art har et klimaavtrykk og en miljøbelastning som er uvesentlig, har vi likevel valgt å vektlegge de miljøhensyn vi anser å ha tilknytning til den aktuelle tjenesten. Det vil si hvordan leverandøren ivaretar miljøhensyn i forbindelse med tjenesteproduksjonen, f.eks. makulering/destruksjon av arkivdokumentene.

Fant ingen kvalifikasjonskrav i konkurransekunngjøringen.

Se hele utlysningen