Om anbudet

Oppdragsbeskrivelse

Oslo kommune har behov for en skybasert (SaaS) løsning som kan gi systemstøtte for nedenstående hovedfunksjoner for både dagtidsansatte og turnusarbeider. a)      Funksjon for registrering og godkjenning av tid og fravær b)     Funksjon for etterlevelse av lov- og avtaleverk c)      Funksjon for arbeidstidsplanlegging d)     Funksjon for styring, beslutningsstøtte og rapportering   Løsningen skal dekke behovene til alle kommunenes virksomheter og tjenesteområder, med unntak av pedagogisk personell (Utdanningsetaten/skoler). Løsningens hovedfunksjoner bør kunne tas i bruk av kommunens nye bydeler per 1. januar 2028, jf. vedtatt bydelsreform.   Det er behov for en løsning som er sikker, fleksibel og skalerbar. Med dette menes bl.a. en løsning som: * kan hente og bruke masterdata og annen ønskelig data fra kommunenes interne systemer * strukturer data, slik de kan samstilles og gjenbrukes, samt utveksles på tvers av systemer og applikasjoner * benytter kunstig intelligens, regelmotorer og tilsvarende former for automatisering for å forbedre funksjonalitet, brukeropplevelse og effektivitet i arbeidsprosesser.  * gir ansatte og ledere en sømløs vei inn til tidsregistrering og arbeidsplanlegging med enkel navigasjon og arbeidsflyt og stor grad av selvbetjening * har smidig arkitektur for håndtering av endringer i kommunens organisasjon, lov- og avtaleverk samt teknologiske utvikling i markedet

Kontaktinformasjon

Kontakt navn

Ebbe Hoel Sørensen

Kontakt telefon

+47 21802180

Kontakt e-post

postmottak@okf.oslo.kommune.no

Adresse

Grensesvingen 6, 0663 OSLO

• Totalpris for avtalens varighet

  25%

  Beskrivelse

  Totalpris for avtalens varighet

• Funksjonell kravspesifikasjon

  20%

  Beskrivelse

  Funksjonell kravspesifikasjon

• Kravspesifikasjon for brukeropplevelse

  30%

  Beskrivelse

  Kravspesifikasjon for brukeropplevelse

• Teknisk kravspesifikasjon

  5%

  Beskrivelse

  Teknisk kravspesifikasjon

• Kravspesifikasjon for etablering og opplæring

  10%

  Beskrivelse

  Kravspesifikasjon for etablering og opplæring

• Kravspesifikasjon for tjenestenivå

  10%

  Beskrivelse

  Kravspesifikasjon for tjenestenivå

• Klima- og miljøkrav

  Beskrivelse

  Behovet oppdragsgiver ønsker dekket er et system for tidsregistrering og arbeidsplaner som primært er en tjenesteanskaffelse (SaaS) som bl.a. skal sikre at Oslo kommune kan etterleve lov- og avtaleverk. Anskaffelsen omfatter i meget begrenset grad reisevirksomhet og vil kun finne sted ved ev. fysisk konsulentbistand fra valgte leverandør. Et direkte klimaavtrykk som følge av anskaffelsen antas derfor å være av beskjeden karakter. Dersom en hensyntar underleverandørkjedene, kan det oppstå mulige klimaavtrykk og miljøbelastning knyttet til drift av datasenter. Tjenesteleverandørens innflytelse over dette energiforbruket og den eventuelle miljøbelastningen er imidlertid svært begrenset, og gjør det formålsløst for Oslo kommune å vektlegge eller stille krav i kravspesifikasjonen til overnevnte i denne anskaffelsen. På bakgrunn av dette vurderes anskaffelsen etter sin art å ha uvesentlig klimaavtrykk og miljøbelastning, og faller dermed inn under unntaksregelen i FOA § 7-9 (5)

• Firmaattest

  Beskrivelse

  Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak.

  Dokumentasjonskrav

  Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert.

• Økonomisk og finansiell kapasitet

  Beskrivelse

  Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å kunne oppfylle kontrakten.

  Dokumentasjonskrav

  Oppdragsgiver vil innhente kredittvurdering fra Experian på eget initiativ. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å innhente foretakets siste årsregnskap inklusive noter, styrets årsberetning og revisjonsberetning, samt nyere opplysninger som har relevans for foretakets regnskapstall.

• Styringssystem for informasjonssikkerhet

  Beskrivelse

  Leverandøren skal ha et styringssystem for informasjonssikkerhet som tilfredsstiller kravene i ISO 27001 eller tilsvarende. Styringssystemet skal omfatte alle aktiviteter som bidrar til Kundens leveranse.

  Dokumentasjonskrav

  Attest for firmaets informasjonssikkerhetssystem utstedt av uavhengige organer som bekrefter at leverandøren oppfyller visse kvalitetssikringsstandarder, eksempelvis ISO 27001:2022. Dersom leverandøren ikke er sertifisert: Innholdsfortegnelsen til informasjonssikkerhetssystemet samt angivelse av hvilke standarder eller regelverk som er lagt til grunn og hvor ofte informasjonssikkerhetssystemet blir revidert.

• Referanseprosjekter

  Beskrivelse

  Leverandøren skal ha tilstrekkelig relevant erfaring. Ved vurdering av leverandørens erfaring vil det legges vekt på levering, implementering og drift av løsning som har tilsvarende formål og som har tilstrekkelig overføringsverdi i forhold til kompleksitet. Med tilsvarende formål menes tidsregistrering og arbeidsplanlegging for både turnus- og dagtidsansatte. Med kompleksitet menes omfang av brukere/tjenesteområder og integrasjoner (eksempelvis til interne systemer som HR, Lønn, Kompetanseregistre og tilsvarende).

  Dokumentasjonskrav

  Utdypende beskrivelse av de viktigste leveranser de siste tre år, herunder opplysninger om kontraktens verdi/tidspunkt for levering, navn på oppdragsgiver samt en beskrivelse av oppdragets formål og overføringsverdi.

Se hele utlysningen