Anskaffelse av reiselivstjenester for Trondheim mot 2030

Om anbudet

Oppdragsbeskrivelse

Trondheim kommune, heretter kalt Oppdragsgiver, inviterer til åpen anbudskonkurranse med forhandling i forbindelse med inngåelse av avtale om anskaffelse av reiselivstjenester for Trondheim mot 2030. Oppdragsgiver bidrar i dag med et tilskudd til Visit Trondheim for å selge, markedsføre, utvikle og merkevarebygge Trondheim som attraktivt reisemål, nasjonalt og internasjonalt. Oppdragsgiver forventer i 2026 å kjøpe inn reiselivstjenester for til sammen kr 2 865 000 eks. mva. I vilkårene for tilskuddet forventer Trondheim kommune at Visit Trondheim er en aktiv samarbeidspartner og bidragsyter i store arrangementer som Trondheim kommune er involvert i. Oppdragsgiveren skal nå inngå en løpende tjenesteavtale om kjøp av reiselivstjenester for Trondheim mot 2030 fra 01.01.2027. Oppdraget er inndelt i to hoveddeler:Salg og markedsføringDestinasjonsutvikling og merkevarebyggingHovedtrekkene i prosedyrenReiselivet er en viktig næring for Trondheim kommune, og oppdragsgiver har behov for bistand til reiselivstjenester. Bransjens betydning for byen er økende, og utviklingspotensialet vurderes som betydelig. Trondheim kommune tar ansvar for lokale reiselivstjenester fordi det anses å være en viktig investering for å bygge omdømmet til Trondheim som et attraktivt reisemål, nasjonalt og internasjonalt. Salg og markedsføringOppdragsgiver har som mål at Trondheim skal være en attraktiv destinasjon. Oppdraget skal bidra til salg og markedsføring av Trondheim som et attraktivt reisemål, med økt besøk innen ferie og fritidsreisende, forretningsturisme og arrangement, nasjonalt og internasjonalt. Generelt skal oppdraget bidra til en proaktiv rolle i forbindelse med salg og markedsføring av byens besøksnæring og ulike arrangementer, og spesielt skal det bidra til å selge og markedsføre Trondheim som historie- og kulturby med matopplevelser i verdensklasse mot Nasjonaljubileet 2030. Trondheim er i tillegg avhengig av markedsføring og synlighet av Teknologihovedstadens styrker for å søke, få og gjennomføre flere internasjonale kongresser, møter og andre større arrangementer mot 2030. God kunnskap om eksisterende markeder og produkter med et blikk for nye markeder og produkter er en forutsetning for å lykkes med arbeidet. Likeså er evnen til å tidlig fange opp og omsette nye trender til  mulige posisjoner og kunder. Profileringen skal ikke baseres på antakelser, men på sanntidsdata, trendanalyser og strategisk digital tilstedeværelse. Destinasjonen Trondheim skal være til stede i salgsmøter, salgsarrangement og messer med relevante turoperatører og relevante reisebyråer i de største markedene til Trondheim, nasjonalt og internasjonalt. Dette krever innsikt i nasjonale og internasjonale “business to business”-markeder. I sosiale kanaler skal reisemålet ha bred digital synlighet og målrettede digitale kampanjer med unike og gode historier fra Trondheim. Kontinuerlig søkemotoroptimalisering (SEO) og søkemotormarkedsføring (SEM), vil bidra til å sikre Trondheims synlighet i AI-baserte søkemotorer og digitale assistenter, og  sørge for at Trondheim er godt representert ved bruk av AI og “Search Generative Experiences” (SGE). SGE leverer i større grad skreddersydde AI-svar som betyr at leverandøren må være bevisst innholdsproduksjon, optimalisering og brukeropplevelse i tråd med SGE. Det skal være en plan for innholdsproduksjonen knyttet til annonsering og profilering av Trondheim i sosiale medier og på andre plattformer, tilpasset ulike målgrupper i tråd med fokus på SEO, SEM og SGE, nasjonalt og internasjonalt. Destinasjonsselskapet skal ha en lokal vertskapsrolle for besøkende som kommer til reisemålet, og drive turistkontor. Destinasjonsutvikling og merkevarebyggingTrondheim som destinasjon er mer enn kommunen eller et destinasjonsselskap. Det omfatter summen av aktører som utgjør Trondheim som et reisemål. Oppdragsgiver har som mål å jobbe strategisk og systematisk for at Trondheim skal bli et attraktivt og bærekraftig reisemål gjennom omdømmebygging og utvikling av opplevelsesnæringene i byen. Oppdraget skal bidra til en nettverksarena for produktutvikling og samarbeid for profesjonalisering av byens reiseliv og opplevelser. Aktørene må tilby relevante reiselivsprodukter og opplevelser for å medvirke til vekst og utvikling av Trondheim som reisemål for ferie, fritid og forretningsturisme. Oppdraget kan løses gjennom å invitere de mest relevante turoperatører og -agenter til Trondheim, og bruke besøkene til å sette turoperatører og produkteiere sammen for å meisle ut nye opplevelsesprodukter eller justere nåværende produkter. Målet er å gi aktørene innsikt om de viktigste markedene og å bygge forståelse og kunnskap om det byen har å by på. Gjennom pressearbeid, visningsturer og en felles profilering av Trondheim skal oppdraget bidra til at reiselivsnæringen og offentlige aktører drar i samme retning med en helhetlig historiefortelling som sikrer en ønsket posisjon og merkevare som et attraktiv nasjonalt og internasjonalt reisemål, som skaper verdier for innbyggere, næringsliv og besøkende. Trondheim kan oppnå merket “Bærekraftig reisemål” fra Innovasjon Norge. I et arbeid med å oppnå merket for bærekraftig reisemål kan leverandøren få et særskilt ansvar for å initiere samarbeid på tvers i reiselivsnæringen og mobilisere aktørene slik at næringen utvikler seg i et bærekraftig spor i tråd med internasjonale krav og standarder. Frivillig sektor er en spesifikk målgruppe leverandøren skal samarbeide med i destinasjonsutviklingen. Dette er spesielt viktig for avvikling av store arrangementer og for å bygge identitet fram mot Nasjonaljubileet i 2030. Leverandøren forventes å holde seg oppdatert på gjeldende trender, lover og føringer nasjonalt og internasjonalt som kan være av betydning for reiselivet. Leverandøren må evne å ha dialog og samarbeid med både lokale, regionale, nasjonale og internasjonale reiselivsnettverk, klynger, organisasjoner og aktører innen privat og offentlig sektor.

Kontaktinformasjon

Kontakt navn

Roar Næss

Kontakt telefon

+47 72540000

Kontakt e-post

roar.nass@trondheim.kommune.no

Adresse

Munkegata 1, 7013 TRONDHEIM

• Kvalitet og oppdragsforståelse

  50%

  Beskrivelse

  Hva er det viktigste som vurderes med henhold til kvalitet: leverandørens forståelse av utfordringer og muligheter for reiselivet i Trondheim leverandørens forståelse av oppdraget, herunder leverandørens forslag og beskrivelse av metodikk for måloppnåelse leverandørens grad av lokalkunnskap og nettverk blant reiselivsaktører i Trondheim leverandørens erfaring og kompetanse leverandørens organisering og effektivitet i interne prosesser leverandørens digitale løsninger leverandørens innovative løsninger leverandørens samarbeid lokalt og regionalt leverandørens kvalitetssikring

• Miljø

  30%

  Beskrivelse

  Hva det viktigste som vurderes med henhold til miljø: leverandørens bidra til at Trondheim kan bli et bærekraftig reisemål leverandørens forslag til gjennomføring av bærekraftige arrangement leverandøren skal fremme sirkulære løsninger og delingsøkonomi i reiselivet leverandøren skal bidra til miljøvennlig distribusjon

• Pris

  20%

  Beskrivelse

  Pris i dagens avtale er til informasjon og Leverandøren må selv tilby en pris ut fra hva de mener er riktig i forhold til kvalitetskravene. Prisen som vurderes er eksklusive mva.

• Firmaattest

  Beskrivelse

  Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak, registrert i et foretaksregister eller et handelsregister i medlemsstaten som leverandøren er etablert i. Som beskrevet i bilag XI til direktiv 2014/24/EU; leverandører fra visse medlemsstater kan være nødt til å oppfylle andre krav i nevnte bilag.

  Dokumentasjonskrav

  Dokumenteres ved firmaattest eller tilsvarende.

• Kredittvurdering

  Beskrivelse

  Leverandøren skal ha økonomisk og finansiell kapasitet til å utføre oppdraget og skal være kredittverdig. Kredittverdig mot sikkerhet aksepteres ikke. For nyoppstarta leverandører er A/N tilstrekkelig.

  Dokumentasjonskrav

  Kredittvurdering av leverandøren som ikke er eldre enn 6 mnd. regnet fra utløpet av tilbudsfristen. Vurderingen skal basere seg på sist kjente regnskapstall med angivelse av hvordan kredittvurderingen har utviklet seg siste tre år. Resultatet av kredittvurderingen skal fremkomme som en gradert verdi (bokstav eller tall) mot en definert skala. Nyoppstarta leverandører må dokumentere økonomisk kapasitet til gjennomføring av oppdraget ved annen type dokumentasjon, som f.eks. regnskapstall og bankgaranti.

• Kvalitetssikrings-/kvalitetsstyringssystem

  Beskrivelse

  Leverandøren skal ha et fungerende kvalitetssikrings-/kvalitetsstyringssystem.

  Dokumentasjonskrav

  Beskrivelse av leverandørens kvalitetssikrings-/kvalitetsstyringstiltak.

• System for styring og sporing av leveransekjeden

  Beskrivelse

  Leverandøren skal ha et system for styring og sporing av leveransekjeden.

  Dokumentasjonskrav

  Beskrivelse av leverandørens system for styring og sporing av leveransekjeden.

• Miljøledelsessystem

  Beskrivelse

  Leverandøren skal ha system og rutiner for å redusere de viktigste miljøbelastningene fra sin virksomhet og skal benytte miljøledelsestiltak gjennom avtaleperioden. Det stilles derfor krav til at virksomheten har et miljøstyringssystem, som for eksempel Miljøfyrtårn, EMAS, ISO 14001 eller tilsvarende. Dersom hele virksomheten er miljømerket med type-1 miljømerke, som Svanemerket eller tilsvarende, godkjennes også dette.

  Dokumentasjonskrav

  Tilbyder skal fylle ut vedlagte Egenerklæring for miljø, samt legge ved eventuelt sertifikat på miljøstyringssystem.

Se hele utlysningen