Anskaffelse av SaaS-løsning for virksomhetsarkitektur og kvalitetsstyring

Om anbudet

Oppdragsbeskrivelse

Oslo kommune ved Plan- og bygningsetaten inviterer til begrenset anbudskonkurranse. Formålet med konkurransen er å inngå kontrakt for en SaaS-tjeneste til administrasjon av vårt helhetlige styringssystem som skal forvaltes av seksjon kvalitet. Tjenesten som skal anskaffes skal kunne tilrettelegge for å integrere både virksomhetsarkitektur, kvalitetsstyring, risikostyring og etterlevelse/avvikshåndtering. Oslo kommune er én av Norges største arbeidsgivere med ca. 50 000 ansatte og et årsbudsjett på ca. 90 milliarder kroner. Plan- og bygningsetaten har ansvaret for gjennomføring av kommunens arealforvaltning. Etaten gjennomførte i 2024 anskaffelser for cirka 120 millioner norske kroner.

Kontaktinformasjon

Kontakt navn

Linda Bredesen

Kontakt telefon

+47 21802180

Kontakt e-post

postmottak@pbe.oslo.kommune.no

Adresse

Vahls gate 1, 0187 Oslo

• Funksjonalitet, brukervennlighet og tjenestenivå

  40%

  Beskrivelse

  Funksjonalitet, brukervennlighet og tjenestenivå

• Totalpris

  30%

  Beskrivelse

  Totalpris

• Implementering, teknisk kvalitet og informasjonssikkerhet

  30%

  Beskrivelse

  Implementering, teknisk kvalitet og informasjonssikkerhet

• Miljøhensyn

  Beskrivelse

  Anskaffelsen gjelder en SaaS-løsning (Software as a Service) for virksomhetsarkitektur og kvalitetsstyring. Tjenesten er fullt ut skybasert og markedsundersøkelser viser at slik programvare leveres som en standardisert programvareløsning. Det er i utgangspunktet kjent at klima- og miljøbelastningen ved levering av skytjenester kan være betydelig. Dette skyldes eventuelt høyt energiforbruk, ikke-miljøvennlig kjøling og manglende gjenbruk av spillvarme i datasentre der skytjenesten hostes. Hovedregelen for anskaffelser er at oppdragsgiver skal vekte klima- og milljøhensyn med minimum 30 % jf. forskrift for offentlige anskaffelser (FOA) § 7-9 annet ledd. Formålet med bestemmelsen er at krav og kriterier etter denne bestemmelsen skal ha som «mål å redusere anskaffelsens samlede klimaavtrykk eller miljøbelastning» jf. FOA § 7-9 første ledd. Alternativt kan det stilles krav til klima- og miljø i anskaffelsens kravspesifikasjon, jf. FOA § 7-9 fjerde ledd, men kun dersom det er klart at det vil ha bedre klima- og miljøeffekt enn å vekte klima- og miljø med 30 %. Oppdragsgiver har vurdert anvendelse av tredje ledd i denne anskaffelsen. Oppdragsgiver har imidlertid hatt markedsundersøkelser publisert på Doffin/TED. Resultatene fra undersøkelsen indikerer at skytjenestemarkedet må anses som umodent. Skytjenesteleverandørene har liten kontroll og påvirkning på driften av datasentre der tjenesten hostes. Det er også vanskelig å dokumentere reell klimabelastning. Da relevante krav i kravspesifikasjonen ville vært knyttet til hosting hos underleverandører, anses det at slike krav overfor leverandøren ville blitt uforholdsmessig. Forskriftens § 7-9 femte ledd sier at oppdragsgiver kan unnlate å stille klima og miljøkrav dersom «anskaffelsen etter sin art har et klimaavtrykk og en miljøbelastning som er uvesentlig, og dette begrunnes i anskaffelsesdokumentene.» Vurdering: Tjenesten som skal anskaffes er en ren SaaS-løsning som finnes ferdigutviklet i markedet, der aktuelle løsninger hostes hos andre enn skytjenesteleverandøren. Lagring og prosessering gjøres i leverandørens eksisterende infrastruktur. Denne anskaffelsen utløser ikke utvidelser, særskilt maskinvare eller ny drift som genererer miljøbelastning. Anskaffelsen medfører ingen maskinvarekjøp, installasjon av fysiske komponenter, transport eller logistikk, og vil ha et minimalt ressursforbruk hos oppdragsgiver. Dermed skjer det ingen miljøbelastninger av betydning knyttet til produksjon, utskifting eller avhending av produkter i tilknytning til anskaffelsen. Tjenesten lagre en beskjeden datamengde på 300 GB. Dette tilsvarer et svært lavt energiforbruk i en moderne skyløsning og representerer et ubetydelig miljøbelastning og klimaavtrykk. Tatt i betraktning det lave datavolumet, mener Oppdragsgiver at anskaffelsen ikke vil påvirke energiforbruket på en målbar måte, endre valg av teknologi eller driftsmodell for leverandører eller gi gevinst i form av lavere utslipp eller mindre ressursbruk. Risikoen for å begrense konkurranse anses å være reell ved vekting av klima- og miljø med 30 %, uten at tildelingskriteriet i konkurransen vil bidra til reell miljøeffekt. Konklusjon: Plan- og bygningsetaten vurderer at anskaffelsen av SaaS-løsning for virksomhetsarkitektur og kvalitetsstyring har et uvesentlig klimaavtrykk og miljøbelastning, og at klima- og miljøkrav i denne konkurransen ikke vil ha faktisk effekt. Det vurderes derfor at vilkårene for unntak i FOA § 7-9 femte ledd er oppfylt.

• Firmaattest

  Beskrivelse

  Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak

  Dokumentasjonskrav

  Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert.

• Økonomisk og finansiell kapasitet

  Beskrivelse

  Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å kunne oppfylle kontrakten.

  Dokumentasjonskrav

  Foretakets siste årsregnskap inklusive noter, styrets årsberetning og revisjonsberetning, samt nyere opplysninger som har relevans for foretakets regnskapstall. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å innhente kredittvurdering på eget initiativ. Dersom leverandøren har saklig grunn (f. eks nystartet bedrift) til å ikke fremlegge den dokumentasjonen oppdragsgiver har krevd kan han dokumentere sin økonomiske og finansielle kapasitet med ethvert annet dokument som oppdragsgiver anser egnet.

• Aktsomhetsvurderinger

  Beskrivelse

  Leverandøren skal være egnet til å oppfylle kontraktskrav til aktsomhetsvurderinger for ansvarlig næringsliv, jf. vedlegg til kontrakten "Oslo kommunes seriøsitetsbestemmelser og krav til aktsomhetsvurderinger". Med dette menes at Leverandøren har implementert tiltak og systemer som brukes i Leverandørens arbeid for å ivareta grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, samt hindre miljøødeleggelser og korrupsjon.

  Dokumentasjonskrav

  En beskrivelse av Leverandørens systemer for å arbeide med aktsomhetsvurderinger i henhold til FNs veiledende prinsipper for næringsliv og menneskerettigheter (UNGP) og OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper. Dokumentasjonen skal inneholde: Formelle policy/retningslinjer som omfatter en forpliktelse om å etterleve krav til et ansvarlig næringsliv. Formelle policy/retningslinjer for ansvarlighet for underleverandører/ leverandørkjeden, (Supplier Code of Conduct). [Dette skal kun leveres hvis det benyttes underleverandører.] Beskrivelser av Leverandørens prosesser og rutiner for hvordan virksomheten jobber med aktsomhetsvurderinger.

Se hele utlysningen