Anskaffelse - Konsulenttjenester, Fremtidens arbeidsplasser, 2026

Om anbudet

Oppdragsbeskrivelse

Gjennom denne anskaffelsen ønsker oppdragsgiver å inngå avtale med en leverandør. Formålet med anskaffelsen er å innhente bistand til utvikling av et aktivitetsbasert arbeidsplasskonsept med tilhørende overordnede arealløsninger og konsepttegninger, samt å etablere et faglig grunnlag for beslutning om eventuell innføring, videre prosjektering og gjennomføring. Arbeidet skal resultere i et beslutningsgrunnlag som ivaretar organisatoriske, arbeidsmiljømessige og arealmessige mål for Ålesund rådhus. Beslutningsgrunnlag skal videre understøtte mål om en hensiktsmessig og effektiv arealutnyttelse, økt sambruk og samlokalisering av funksjoner der dette gir merverdi, gode arbeidsmiljøer, effektiv samhandling og en bærekraftig utvikling av rådhuset som arbeidsplass.  Merknader til avtalen: Oppdraget omfatter administrative arbeidsplasser og tilhørende fellesarealer i høyblokken og lavblokken, herunder kontorarbeidsplasser, møterom, resepsjon, servicetorg og relevante publikumsarealer. Oppdraget skal omfatte vurderinger av sambruk og samlokalisering av aktuelle funksjoner, forhåndsdefinert av oppdragsgiver innenfor oppdragets rammer. Tjenestesteder utenfor rådhuset omfattes ikke av oppdraget. Dersom det underveis oppstår behov for å vurdere tilgrensende arealer eller funksjoner for å sikre helhetlige løsninger, skal dette avklares med oppdragsgiver.Hovedtrekkene i prosedyrenÅpen tilbudskonkurranse

Kontaktinformasjon

Kontakt navn

Marton Leine

Kontakt telefon

+47 70 16 32 00

Kontakt e-post

marton.bjordal.leine@alesund.kommune.no

Adresse

Rådhuset Keiser Wilhelms gate 11, 6003 ÅLESUND

• Oppdragsforståelse og metodikk

  Beskrivelse

  Orientering: Punktlisten som følger av beskrivelsen av oppdragets fase 1 er ikke uttømmende, og oppdragsgiver ønsker forslag til gjennomføring innenfor de oppgitte rammene, med sikte på å oppnå en best mulig løsning. Leverandøren skal legge ved en beskrivelse av sin forståelse av oppdraget som minimum skal inneholde: * hvordan leverandøren vil løse oppdraget, dvs. tilnærming til arbeidsoppgaver, aktiviteter og arbeidsomfang knyttet til de ulike elementene i oppdraget. * forslag til opplegg for medvirkning for kommunens medarbeidere, berørte og andre relevante parter * hvordan oppdraget foreslås planlagt og gjennomført i samarbeid med oppdragsgiver, herunder fremdrift, samhandling og oppfølging * forslag til tentativ og overordnet fremdriftsplan med viktige milepæler, basert på at fase 1 ferdigstilles innen utgangen av andre kvartal 2027. Besvarelsen skal være på maks. 3 A4-sider. Besvarelsen skal ikke inneholde forside eller innholdsfortegnelse. Eventuelle sider etter side 3 vil ikke bli evaluert. Eventuelle lenker og lignende i besvarelsen vil ikke bli evaluert. Vi gjør oppmerksom på at eventuelle vedlegg ikke vil bli evaluert. Dersom leverandør ønsker at modeller eller annet supplerende materiale skal inngå i vurderingen, må dette tas inn i selve besvarelsen og omfattes av sidebegrensningen. Krav til skrifttype- og størrelse: * Skrifttype: Times new roman * Skriftstørrelse: 12 * Linjeavstand: 1,5

  Evalueringsmetode

  Dette tildelingskriteriet vurderes ut fra leverandørs beskrivelse av tildelingskriteriet. Ved evaluering vil det bli gjort en innkjøpsfaglig samlet vurdering av beskrevet løsning.

  Ved evalueringen vil det særlig bli lagt vekt på:

  • i hvilken grad besvarelsen viser god forståelse av oppdraget, herunder formål, rammer og sentrale problemstillinger
  • i hvilken grad foreslått tilnærming til arbeidsoppgaver, aktiviteter og arbeidsomfang fremstår som relevant, hensiktsmessig og gjennomførbar
  • i hvilken grad foreslått opplegg for medvirkning er egnet til å sikre involvering av kommunens medarbeidere, berørte og andre relevante parter
  • i hvilken grad beskrivelsen av samarbeid med oppdragsgiver, herunder samhandling, oppfølging og fremdrift, fremstår som tydelig og realistisk
  • i hvilken grad foreslått fremdriftsplan og milepæler er realistiske og godt tilpasset forutsetningen om at fase 1 skal ferdigstilles innen utgangen av andre kvartal 2027

• Kompetanse, erfaring og ressurser

  Beskrivelse

  Orientering: Leverandørens besvarelse skal som minimum inneholde: * beskrivelse av tilbudte nøkkelpersoner, herunder deres rolle i oppdraget, kompetanse og relevante erfaring * beskrivelse av det tilbudte teamet og hvordan teamet samlet er sammensatt for å dekke oppdragets behov * referanseoppdrag for tilbudte nøkkelpersoner og/eller tilbudt team, herunder oppdrag med tilsvarende omfang, størrelse og kompleksitet der dette er relevant Oppdragsgiver planlegger å gjennomføre intervju/presentasjon av aktuelle nøkkelpersoner i form av digitalt møte på Microsoft Teams. Invitasjon sendes ut så snart som mulig etter tilbudsfristens utløp. Nødvendige kontaktdetaljer (e-postadresse) til tilbudte nøkkelpersoner må fremgå av tilbudet. Dersom leverandør planlegger å bruke et team for å løse oppdraget er det tilstrekkelig at teamleder eller den personen som vil ha mest kontakt med oppdragsgiver stiller til intervjuet. Besvarelsen skal være på maks. 4 A4-sider. Besvarelsen skal ikke inneholde forside eller innholdsfortegnelse. Eventuelle sider etter side 4 vil ikke bli evaluert. Eventuelle lenker og lignende i besvarelsen vil ikke bli evaluert. Vi gjør oppmerksom på at eventuelle vedlegg ikke vil bli evaluert. Eventuelle CV'er inngår ikke i sidebegrensningen. Krav til skrifttype- og størrelse: * Skrifttype: Times new roman * Skriftstørrelse: 12 * Linjeavstand: 1,5

  Evalueringsmetode

  Dette tildelingskriteriet vurderes ut fra leverandørs beskrivelse av tildelingskriteriet, samt intervju gjennomført i evalueringsfasen. Ved evaluering vil det bli gjort en innkjøpsfaglig samlet vurdering av beskrevet løsning.

  Ved evaluering vil det særlig bli lagt vekt på:

  • relevans og omfang i tilbudte nøkkelpersoners erfaring fra gjennomføring av komplekse prosjekter, herunder utvikling av arbeidsplasskonsepter og arealprosesser i større kontormiljøer
  • relevans i erfaring fra oppdrag i offentlig sektor, herunder i hvilken grad erfaringen har overføringsverdi til det aktuelle oppdraget.
  • sammensetningen av tilbudt team, herunder hvordan teamet samlet dekker oppdragets behov

• Pris

  Beskrivelse

  Orientering: Leverandør skal i kostnadsberegningen fylle ut vedlagt prisskjema, og levere som vedlegg til tilbudet i Excel-format. Alle felter i vedlagte prisskjema merket med gult skal fylles ut. Manglende utfylling av prisfelt vil kunne medføre vanskeligheter med å kunne vurdere tilbudet, og tilbudet vil da kunne bli avvist. Alle priser er i NOK, ekskl. mva., inkludert alle direkte eller indirekte utgifter og avgifter som kan tenkes påløpt i forbindelse med leveransen. Møter, transport- og reisekostnader skal inngå i prisen. Ordregebyr og fakturagebyr er å regne som utgifter. Prisene skal inneholde alle kostnader for kunde som inngår i denne konkurransen. Kostnader som leverandør vet vil tilkomme, men som ikke er spesifikt angitt i tilbudet, vil oppfattes som inkludert i de oppgitte kostnadene.

  Evalueringsmetode

  Totalsum fra prisskjema legges til grunn i evalueringen av pris.

• Skatteattest

  Beskrivelse

  Leverandør må ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift i henhold til lovbestemmelsene og leverandør skal ikke ha vesentlige restanser. Eventuelle restanser eller andre misligheter må kunne begrunnes. Dette kravet gjelder kun for norske leverandører.

  Dokumentasjonskrav

  Leverandør skal dokumentere kravet gjennom attesten "Opplysninger om skatt og avgift". Attesten skal være av typen "RF-1507", og ikke "RF-1316". Leverandør bestiller slik attest på Skatteetaten på vegne av sin virksomhet. Leverandør bes om å vedlegge attesten i tilbudet eller ettersende den på forespørsel. Skatteattesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for å levere tilbud. Les om attesten her: https://www.skatteetaten.no/skjema/opplysninger-om-skatt-og-avgift/

Se hele utlysningen