Avainhallinnan ja lukituksen palvelut / VAV

Tulos

Tietoa tarjouksesta

Toimeksiannon kuvaus

Hankintayksikön tavoitteena on hankkia pitkäaikainen ja vastuullinen yhteistyökumppani Vantaalla sijaitsevien VAV:n omistamien asuin- sekä palvelukiinteistöjen avainhallinnan sekä lukituksen palveluihin. Hankinta on kuvattu tarkemmin hankintailmoituksen liitteinä olevissa dokumenteissa "Palvelukuvaus". Tarjoaja sitoutuu toimittamaan palvelun tarjouksessa ilmoittamillaan hinnoilla. Tilaaja edellyttää Tarjoajia tutustumaan huolellisesti kaikkiin hankintailmoituksen liitteisiin sekä sopimusehtoihin. Avainhallinnan sekä lukituksen palveluihin kuuluu mm. • avain- ja lukostojen hallintatyöt • lukituspalvelutyöt • mekaanisten ja elektromekaanisten lukitusten sarjanmuutos- ja ohjelmointityöt Tavoitteiden saavuttamisen edellytykset on kerrottu tarkemmin tarjouspyynnön ESPD-lomakkeella, hankinnan kohteen kriteerit -osiossa sekä hankintailmoituksen liitteissä. Hankintapäätöksen tekoperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus pisteytyksen mukaisesti, jossa maksimipisteet ovat 1400 pistettä. Pisteet jakautuvat seuraavasti: hinnan osalta maksimipisteet ovat 1000 pistettä ja laadun osalta maksimipisteet ovat 400 pistettä. Tilaaja painottaa ja korostaa avainhallinnan ja lukostojen ylläpidon, mekaanisten lukitusjärjestelmien sarjanvaihtokulujen ja elektronisissa sekä elektromekaanisissa järjestelmissä ohjelmointi- ja pääkäyttötöiden osuutta. Tilaaja ei sitoudu tarjouspyyntöasiakirjoissa esitettyihin arvioihin hankintamääristä. Laadulliset tekijät on pisteytetty ja ne vaikuttavat hankintapäätökseen. Laatua arvioidaan tarjouslomakkeella kahden (2) selvityksen perusteella, jotka arvioidaan anonyymisti perustuen tarjouslomakkeella esitettyihin kriteereihin. Vertailussa käytetään kahden kuoren menettelyä, jolloin laatupisteet arvioidaan ennen hintaa. Tarjoajan on annettava tarjous kaikista tarjouslomakkeen töistä. Mikäli Tarjoaja ei ole tarjonnut kaikkia tarjouslomakkeeseen eriteltyjä töitä, tulkitaan tarjous puutteelliseksi. Puutteellinen tarjous hylätään. Tarjoajan kannalta huomioitavaa on myös se, että tarjottujen töiden ja hintojen tulee sisältää kaikki tässä tarjouspyynnössä, hankintasopimusluonnoksessa ja palvelukuvauksessa määritellyt kriteerit. Palvelu toteutetaan tarjouspyynnön, palvelukuvauksen ja laatuvaatimusten mukaisesti. Tarjous tulee tarjoajia sitovaksi, kun Tilaaja on vastaanottanut tarjouksen. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella, selonottoneuvottelujen jälkeen. EU-kynnysarvon ylittävässä hankinnassa sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 vuorokauden kuluttua siitä, kun Tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen perusteluineen tiedoksi. Tarjoaja ei saa esittää esimerkiksi omissa tarjousasiakirjoissaan ehtoja, jotka vaikuttaisivat hankintasopimuksen sisältöön. Huoneistojen avaimia Tilaajalla on n. 44 500 kpl, joista osa on palvelutalojen ja hoiva-asuntojen avaimia. Muita avaimia, esim. autohallien, kerhohuoneiden, pesuloiden, asukas- ym. tilojen avaimia sekä ns. vahvoja avaimia (huolto- ja yleisavaimia), joista osa on huollon, siivouksen, urakoitsijoiden ja muiden yhteistyökumppaneiden käytössä, on n. 3 800 kpl. Tilaajan kokonaisavainmäärä on näin ollen n. 48 300 kpl. Autopaikkoja Tilaajalla on n. 9 800 kpl, joissa suurimmassa osassa on lukittava lämpötolppa (usein käytössä on poletti-avain, joka käy useimpiin lämpötolppiin). Muuttoja on kuukausittain n. 80-120 asunnossa. Lukostot uusitaan vuosittain n. 6-15 kiinteistössä (erillisen kilpailutuksen kautta). Yksittäisiä avaintilauksia on n. 300 kpl ja uudelleensarjoituksia n. 300 kpl vuosittain. Sopimuskauden tavoitealkamisajankohta on 23.4.2025 ja sopimus on voimassa toistaiseksi, kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla. Tilaajan ensimmäinen mahdollinen irtisanomisajan alkamisen ajankohta on 1.6.2026, ja Toimittajan ensimmäinen mahdollinen irtisanomisajan alkamisen ajankohta on 1.6.2027.Menettelyn pääpiirteetHankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007) sekä lakia täydentävää asetusta (614/2007) sekä hankintadirektiiviä. Mikäli yksikään saaduista tarjouksista ei vastaa tarjouspyyntöä Tilaajan edellyttämällä tavalla, taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei Tilaaja voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia, Tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan. Tarjouksen tekemisestä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta Tarjoajille korvausta. Hankintayksikkö pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. EU-kynnysarvon ylittävässä hankinnassa sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 vuorokauden kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen perusteluineen tiedoksi.

Yhteystiedot

Yhteyshenkilö

Antti Tikkanen

Yhteyshenkilön puhelin

+358 105058220

Yhteyssähköposti

antti.tikkanen@vav.fi

Osoite

Veturikuja 7, 01300 Vantaa

• Hinta

  71%

  Kuvaus

  Maksimivertailupisteet 1000 p.

• Laatu

  29%

  Kuvaus

  Maksimivertailupisteet 400 p.

• Liikevaihto

  Kuvaus

  Tarjoajan keskimääräinen vuotuinen liikevaihto sopimuksen kattamalla liiketoiminta-alalla kahdelta viime vuodelta on 2000000,00 €.

• Alihankinta

  Kuvaus

  JYSE 2014 ehdoista poiketen Tarjoajalla ei ole oikeutta teettää Sopimukseen kuuluvia tehtäviä alihankkijalla ilman Tilaajan etukäteen antamaa nimenomaista kirjallista suostumusta, tai vaihtaa tarjouskilpailussa ilmoittamaansa alihankkijaa sopimuksen voimassa ollessa ilman Tilaajan suostumusta. Tarjoaja vastaa Tilaajalle Tilaajan hyväksymien alihankkijoiden työstä kuin omastaan ja alihankkijoiden tulee täyttää tarjouspyynnössä, Sopimuksessa ja sen liitteissä Toimittajalle asetetut kelpoisuus ja soveltuvuusvaatimukset. Tilaajalla on oikeus vaatia Tarjoajaa vaihtamaan tietyn alihankkijan, jos alihankkijaa rasittaa hankintalain (1397/2016) 80 §:ssä tarkoitettu pakollinen poissulkemisperuste tai 81 §:ssä tarkoitettu harkinnanvarainen poissulkemisperuste, vaikka peruste olisi syntynyt vasta sopimussuhteen alkamisen jälkeen. Tilaajalla on vastaava oikeus, jos alihankkijan toiminta ei täytä tarjouspyynnössä ja / tai Palvelunkuvauksessa olevia kelpoisuus- tai soveltuvuusvaatimuksia taikka tilaajavastuulaissa (1233/2006) asetetut velvoitteet eivät alihankkijan osalta täyty. Tarjoaja sitouttaa Tilaajan hyväksymät alihankkijat noudattamaan Sopimuksessa ja Salassapitoa, henkilötietojen käsittelyä ja tietoturvaa koskevassa sitoumuksessa ja VAV-konsernin Yritysvastuuvaatimukset -liitteessä kerrottuja ehtoja Palveluksen sisältöön ja toteuttamiseen liittyen.

• Vahingoista

  Kuvaus

  Tarjouksissa on huomioitava, että jos Tarjoaja on aiheuttanut vahingon, joka korvataan Tilaajan ottamasta kiinteistön vakuutuksesta, on Tilaaja oikeutettu perimään Tarjoajalta vakuutuskorvauksesta vähennetyn omavastuuosuuden, joka tällä hetkellä on 20 000 €.

• Toimipiste

  Kuvaus

  Tilaaja edellyttää, että Tarjoajan toimipiste sijaitsee Suomessa.

• Vastuuvakuutus

  Kuvaus

  Tarjoajan on hankittava toimintaansa varten vastuuvakuutus, jonka tulee olla riittävä suhteessa palvelun tuottamiseen liittyviin riskeihin. Tarjoajan vastuuvakuutuksen tulee kattaa myös kolmannelle osapuolelle aiheutetut vahingot.

• Verkkolaskutus

  Kuvaus

  Tilaaja edellyttää Tarjoajalta valmiuksia sähköiseen laskutukseen.

• Asiointikieli

  Kuvaus

  Kaikki suullinen ja kirjallinen asiointi tapahtuu suomen kielellä. Toimittaja on velvollinen huolehtimaan, että työkohteissa työskentelevistä vähintään yhdellä työntekijällä on hyvä suomen kielen taito. Tähän sopimukseen nimetyillä vastuu- ja varavastuuhenkilöltä edellytetään sujuvaa suomen kielen taitoa.

• Referenssiprojektit

  Kuvaus

  Tilaaja edellyttää, että Tarjoaja on toiminut ja toteuttanut lukitus-, avainhallinta- ja lukostojärjestelmien töitä kolmen viimeisen vuoden aikana avain- ja lukituspalveluiden puitesopimustoimittajana vuokra-asuntojen omistajille, joiden asuntosalkkujen yhteenlaskettu koko on ollut vähintään 1 000 asuntoa. Tarjoaja esittää referenssinsä viimeistään selonottoneuvottelussa.

• Tilaajavastuulain velvoitteet

  Kuvaus

  Tarjoajan tulee joko kuulua Vastuu Group/Luotettava kumppani -ohjelmaan, tai jos se ei kuulu edellä mainittuun ohjelmaan, tarjoajan tulee toimittaa tilaajalle ennen sopimuksen tekemistä tilaajavastuulain mukaiset selvitykset: 1. Ennakkoperintärekisteriote 2. Todistukset verojen ja eläkevakuutusmaksujen maksamisesta 3. Selvitys vastuuvakuutuksista 4. Kaupparekisteriote 5. Selvitys käytettävästä työehtosopimuksesta 6. Selvitys tapaturmavakuutuksesta 7. Selvitys työttömyysvakuutusmaksun suorittamisesta. Tarjoaja vakuuttaa pystyvänsä täyttämään tilaajavastuulain mukaiset edellytykset ja toimittamaan vaaditut dokumentit tilaajalle ennen sopimuksen allekirjoitusta.

• Toimipisteen vuoronumerojärjestelmän vaade

  Kuvaus

  Tilaaja edellyttää, että Tarjoajan toimipisteellä/toimipisteillä on Tilaajan asukkaita ja kumppaneita varten vuoronumerojärjestelmä käytössä avainten luovutuksiin-/palautuksiin. Mikäli vuoronumerojärjestelmää ei ole tällä hetkellä käytössä, edellyttää Tilaaja, että se otetaan käyttöön viimeistään 30.9.2025

• Toimipisteen sijainti

  Kuvaus

  Tilaaja edellyttää, että Tarjoajan toimipiste sijaitsee kilometrin säteellä juna-asemasta välillä Malmi-Korso tai Myyrmäki-Vantaanlaakso. HUOM: Tilaajalta voi löytyä vuokrattavaa Tarjoajalle sopivaa liiketilaa Vantaan Tikkurilasta tai Myyrmäestä. Lisätiedot: antti.tikkanen@vav.fi

• Kaupparekisteriote

  Kuvaus

  Tarjoaja on merkitty asiaankuuluviin sijoittautumisjäsenvaltionsa pitämiin ammattirekistereihin: Se on merkitty sijoittautumisjäsenvaltion pitämään, direktiivin 2014/24/EU liitteessä XI kuvattuun ammattirekisteriin; tietyistä jäsenvaltioista tulevien tarjoajien täytyy mahdollisesti täyttää muita samassa liitteessä säädettyjä vaatimuksia.

• Kaupparekisteriote

  Kuvaus

  Tarjoaja on merkitty asiaankuuluviin sijoittautumisjäsenvaltionsa pitämiin kaupparekistereihin: Se on merkitty sijoittautumisjäsenvaltion pitämään, direktiivin 2014/24/EU liitteessä XI kuvattuun ammattirekisteriin; tietyistä jäsenvaltioista tulevien tarjoajien täytyy mahdollisesti täyttää muita samassa liitteessä säädettyjä vaatimuksia.

• Perehdytys

  Kuvaus

  Tarjoaja vastaa kohteissa työskentelevien henkilöiden asiaankuuluvasta ja tehtävien vaatimustason edellyttämästä perehdyttämisestä koko sopimuskauden ajan.

• Auditointimahdollisuus

  Kuvaus

  Tilaajan edustaja voi halutessaan tulla auditoimaan tarjoajan palvelun käytänteet. Tarjoaja sitoutuu mahdollistamaan tämän yhteistyössä.

• Henkilöresurssit

  Kuvaus

  Tarjoajalla tulee olla riittävät henkilöstöresurssit ja varahenkilöjärjestelmä, jolla varmistutaan siitä, että tuotettavat palvelut tuotetaan sopimuksen sisällön mukaisesti eivätkä ne keskeydy missään olosuhteissa. Tarjoaja vakuuttaa tarjousta jättäessään, että sillä on riittävät henkilöresurssit ja varahenkilöjärjestelmä. Tarjoaja hyväksyy tämän ehdon ja huomioi sen tarjouksessaan.

• Kiinteisöhallintajärjestelmän käyttö

  Kuvaus

  Tarjoajalla tulee olla valmius sähköisten tilausten vastaanottoon ja hallinnointiin. Tarjoaja saa käyttöönsä järjestelmän tunnukset (Tampuuri), joiden avulla Tarjoaja hallinnoi tilauksia reaaliaikaisesti. Tilaaja vastaa järjestelmän koulutuksesta, niin, että Tarjoaja saa tarvittavan opastuksen järjestelmään.

• Laadunvarmistussuunnitelma

  Kuvaus

  Tarjoajalta edellytetään laadunvarmistussuunnitelma. Laadunvarmistussuunnitelman tavoitteena on ohjailla prosessien, työsuoritusten ja työvaiheiden kulkua sekä varmistaa Tilaajan asettamien tekijöiden ja tavoitteiden toteutuminen.

• Tietoturva

  Kuvaus

  Tarjoaja sitoutuu allekirjoittamaan Tilaajan määrittelemät ehdot. Ehdot perustuva tietosuoja-asetukseen sekä henkilötietolakiin.

• Yritysvastuuvaatimukset

  Kuvaus

  Tarjoaja sitoutuu noudattamaan kaikessa toiminnassaan Tilaajan yritysvastuuvaatimuksia, jotka ovat tämän hankintailmoituksen liitetiedostoissa.

• Pätevyys

  Kuvaus

  Tarjoajan henkilöstöllä, joka tulee tekemään töitä Tilaajan omistamissa kiinteistöissä, tulee olla suoritettuna: 1) työnjohto / esihenkilö - vähintään lukitus- ja turvajärjestelmäasentajan tutkinto ja/tai turvallisuusalan tutkinto ja/tai alalle soveltuva AMK-tutkinto ja/tai EU-alueen sisällä suoritettu lukitus-/avainhallinta-/turvajärjestelmien työnjohto / erikoistumiseen soveltuva tutkinto. Lisäksi vaadimme nuhteetonta ja rikosrekisteritöntä taustaa ja kolmen vuoden alan työkokemusta. 2) ryhmän muut työntekijät - lukitus- ja turvajärjestelmäasentajan ja/tai vartiointialan sopivat koulutukset joko parhaillaan kesken tai suoritettuna sekä nuhteeton ja rikosrekisteritön tausta. Tarjoajan tulee hyväksyttää avainhallinta- ja lukituspalvelutyötä tekevät henkilöt Tilaajalla ennen töiden aloittamista. Tarjoaja huolehtii henkilöstönsä ammattitaidosta päivityskoulutuksilla.

• Turvallisuus

  Kuvaus

  Kaikilla työntekijöillä on voimassa oleva työturvallisuuskortti sekä viranomaisen myöntämä turvasuojakortti. Tarjoaja nimeää työturvallisuudesta vastaavan henkilön ja ylläpitää työturvallisuusasioita koko sopimuskauden ajan.

• Yhdyshenkilö

  Kuvaus

  Tarjoajan tulee nimetä tilaajalle yhdyshenkilö, joka vastaa kokonaisuudessaan sopimuksen sopimuksenmukaisuudesta sekä vastaanottaa ja käsittelee mahdolliset palautteet ja reklamaatiot. Yhdyshenkilöllä ja hänen varahenkilöllään tulee olla vähintään kolmen vuoden kokemus vastaavanlaisista työtehtävistä.

• Vastuullisuusselvitys

  Kuvaus

  Tarjoaja laatii vapaamuotoisen vastuullisuusselvityksen Tarjoajan toiminnan vastuullisuudesta. Tarjoaja esittää selvityksen mahdollisissa selonottoneuvotteluissa.

• Turvallisuusalan elinkeinolupa

  Kuvaus

  Tilaaja edellyttää, että Tarjoajan yrityksellä on voimassaoleva turvallisuusalan elinkeinolupa, jonka on myöntänyt poliisihallitus.

Katso koko ilmoitus