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Deutschland: Ausschreibungen/Freie Universität Berlin/Beschaffung und Einführung einer digitalen Lösung für E-Procurement-Prozesse

  1. Wettbewerbsbekanntmachung veröffentlicht

    Oct 6, 9:04 AMOctober 6, 2026 9:04 AM

  2. Änderung in Wettbewerb

    Oct 27, 4:49 AMOctober 27, 2026 4:49 AM

  3. Teilnahmefrist

    Nov 12, 10:00 AMNovember 12, 2026 10:00 AM

  4. Aufforderung zur Angebotsabgabe

    Nov 19, 11:00 PMNovember 19, 2026 11:00 PM

  5. Angebotsfrist

    Kommt mit der Einladung

Brief

Beschaffung und Einführung einer digitalen Lösung für E-Procurement-Prozesse

Teilnahmefrist
Nov 12,Noch 6 Tage
Zuschlag
Nutzerfreundlichkeit und Ergonomie 15 % und 3 weitere
Verfahrensart
Mit VerhandlungZwei Stufen
Vertrag
Einkauf von Waren

Brief

Die Freie Universität Berlin sucht eine E-Procurement-Lösung einschließlich Bereitstellung, Einführung und Betrieb sowie ERP-Anbindung, Datenmigration, Schulung, Support und Weiterentwicklung; der Leistungsort ist Berlin. Gefordert sind Referenzen aus den letzten fünf Jahren, die eine bidirektionale SAP-ERP-Anbindung mit aktiver Nutzung von SAP MM und SAP PSM samt automatisierter Budget- und Verfügbarkeitsprüfung sowie eine externe Kataloganbindung über OCI oder cXML belegen. Positiv bewertet werden zudem Erfahrungen im öffentlichen oder Hochschulbereich, mit komplexer Budgetlogik und Multi-Mandanten-Lösungen sowie geeignete Hosting- und Integrationsmodelle und ein hoher Standardsoftwareanteil. Die Zuschlagswertung gewichtet die Gesamtkosten (TCO) mit 50 %, Nutzerfreundlichkeit mit 15 %, die Erfüllung funktionaler und technischer Anforderungen mit 15 %, Projektmethodik und Pilotierung mit 10 % sowie Kompetenz und Erfahrung des Projektteams mit 10 %.

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Qualifikationsanforderungen

  • Beschreibung

    Der Bewerber hat zum Nachweis seiner technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit geeignete Referenzprojekte aus den letzten fünf (5) Jahren einzureichen. Mindestens ein Referenzprojekt mit erfolgreicher bidirektionaler Anbindung an ein SAP-ERP-System unter aktiver Nutzung der Module SAP MM sowie SAP PSM (Public Sector Management) inklusive automatisierter Budget- und Verfügbarkeitsprüfung vor Bestellauslösung. Die Fachanforderung 'SAP PSM- & MM-Integration' ist vollständig in einem Referenzprojekt nachzuweisen.

    Dokumentationsanforderung

    Geeignete Referenzprojekte aus den letzten fünf (5) Jahren sind einzureichen.

    Quelle

    Keine Quelle in den Unterlagen gefunden. Prüfe die Anforderung anhand der Vergabeunterlagen.

  • Beschreibung

    Der Bewerber hat zum Nachweis seiner technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit geeignete Referenzprojekte aus den letzten fünf (5) Jahren einzureichen. Mindestens ein Referenzprojekt mit erfolgreicher Anbindung externer Katalogsysteme über die OCI-Schnittstelle (Open Catalog Interface oder cXML).

    Dokumentationsanforderung

    Geeignete Referenzprojekte aus den letzten fünf (5) Jahren sind einzureichen.

    Quelle

    Keine Quelle in den Unterlagen gefunden. Prüfe die Anforderung anhand der Vergabeunterlagen.

  • Beschreibung

    Mindestens ein Referenzprojekt im öffentlichen Sektor, bei Hochschulen oder Forschungseinrichtungen mit komplexer Budget- und Kontierungslogik (z.B. Drittmittel, Fonds, Finanzstellen, PSP-Elemente).

    Dokumentationsanforderung

    Geeignete Referenzprojekte sind einzureichen.

    Quelle

    Keine Quelle in den Unterlagen gefunden. Prüfe die Anforderung anhand der Vergabeunterlagen.

  • Beschreibung

    Sofern nachgewiesen wird, dass eine oder mehrere der eingereichten Referenzen als Multi-Mandanten- bzw. Verbundlösung für mehrere rechtlich eigenständige Organisationen umgesetzt wurden, wird dies im Rahmen der Eignungsprüfung positiv bewertet.

    Dokumentationsanforderung

    Geeignete Referenzprojekte sind einzureichen.

    Quelle

    Keine Quelle in den Unterlagen gefunden. Prüfe die Anforderung anhand der Vergabeunterlagen.

  • Beschreibung

    Für die eingereichten Referenzprojekte hat der Bewerber ergänzend darzustellen, wie die jeweilige E-Procurement-Lösung architektonisch umgesetzt wurde und in welchem Umfang die erforderlichen Funktionalitäten durch Standardsoftware abgedeckt wurden bzw. Customizing oder Erweiterungsentwicklungen erforderlich waren. Die Angaben werden im Rahmen der qualitativen Eignungsbewertung hinsichtlich der nachgewiesenen Erfahrung des Bewerbers mit einer möglichst hohen Standardabdeckung und einem angemessenen Einsatz von Customizing bzw. Erweiterungsentwicklungen berücksichtigt.

    Dokumentationsanforderung

    Eine ergänzende Darstellung der Lösungsarchitektur und Standardabdeckung für die eingereichten Referenzprojekte ist einzureichen. Der Umfang der ergänzenden Darstellung soll insgesamt fünf (5) DIN-A4-Seiten nicht überschreiten.

    Quelle

    Keine Quelle in den Unterlagen gefunden. Prüfe die Anforderung anhand der Vergabeunterlagen.

  • Beschreibung

    Für die eingereichten Referenzprojekte hat der Bewerber das jeweils realisierte Betriebs- und Hostingmodell (z. B. SaaS, Public/Private Cloud, Hybrid oder On-Premises) darzustellen. Die Angaben werden im Rahmen der qualitativen Eignungsbewertung hinsichtlich der nachgewiesenen Erfahrung des Bewerbers mit geeigneten Betriebs- und Hostingmodellen berücksichtigt.

    Dokumentationsanforderung

    Eine ergänzende Darstellung des Betriebs- und Hostingmodells für die eingereichten Referenzprojekte ist einzureichen. Der Umfang der ergänzenden Darstellung soll insgesamt fünf (5) DIN-A4-Seiten nicht überschreiten.

    Quelle

    Keine Quelle in den Unterlagen gefunden. Prüfe die Anforderung anhand der Vergabeunterlagen.

  • Beschreibung

    Für die eingereichten Referenzprojekte hat der Bewerber das jeweils realisierte Integrations- und Schnittstellenmodell, insbesondere die Anbindung an bestehende ERP- bzw. SAP-Systeme, darzustellen. Die Angaben werden im Rahmen der qualitativen Eignungsbewertung hinsichtlich der nachgewiesenen Erfahrung des Bewerbers mit komplexen Integrations- und Schnittstellenarchitekturen berücksichtigt.

    Dokumentationsanforderung

    Eine ergänzende Darstellung des Integrations- und Schnittstellenmodells für die eingereichten Referenzprojekte ist einzureichen. Der Umfang der ergänzenden Darstellung soll insgesamt fünf (5) DIN-A4-Seiten nicht überschreiten.

    Quelle

    Keine Quelle in den Unterlagen gefunden. Prüfe die Anforderung anhand der Vergabeunterlagen.

Zuschlagskriterien

  • Beschreibung

    Gesamtbetriebskosten (TCO) bestehend aus Implementierungsaufwand, Lizenzen-Gebühren, Betrieb, Wartung und Support, Kosten des jeweiligen Betriebsmodells.

    Quelle

    Keine Quelle in den Unterlagen gefunden. Prüfe die Gewichtung anhand der Vergabeunterlagen.

  • Beschreibung

    Intuitive Bedienbarkeit der Benutzeroberfläche für Gelegenheitsanforderer, Barrierefreiheit, Übersichtlichkeit des Warenkorbs und Transparenz im Genehmigungsstatus.

    Quelle

    Keine Quelle in den Unterlagen gefunden. Prüfe die Gewichtung anhand der Vergabeunterlagen.

  • Beschreibung

    Abdeckungsgrad des Referenzprozesses im Standard (u. a. 25.000 € BANF-Ausschleusung, PPOMA-Ersatzlogik, preisanfragegestützte Prozesse) sowie Qualität der Schnittstellenarchitektur.

    Quelle

    Keine Quelle in den Unterlagen gefunden. Prüfe die Gewichtung anhand der Vergabeunterlagen.

  • Beschreibung

    Plausibilität des Termin- und Einführungsplans zur Einhaltung des Go-Live am 01.11.2027 (ab Kick-off Mitte Februar 2027), Qualität des Risikomanagements für den Parallelbetrieb sowie Durchführbarkeit des Pilotbetriebs.

    Quelle

    Keine Quelle in den Unterlagen gefunden. Prüfe die Gewichtung anhand der Vergabeunterlagen.

  • Beschreibung

    Qualifikation und Branchenerfahrung der benannten Berater und Entwickler in Hochschul- oder öffentlichen ERP-Projekten.

    Quelle

    Keine Quelle in den Unterlagen gefunden. Prüfe die Gewichtung anhand der Vergabeunterlagen.

Frühere Gewinner

  • Gegen wen treten Sie an?

    Die Anbieter, die ähnliche Aufträge bei Freie Universität Berlin gewonnen haben

Aus der Bekanntmachung

  • Bereitstellung, Einführung und Betrieb einer E-Procurement-Lösung einschließlich ERP-Anbindung, Migration, Schulung, Support und Weiterentwicklung.

  • Kontakt

    Referat II C - Zentraler Einkaufvergabe@fu-berlin.de
  • Typ
    Wettbewerb · Präqualifikation
  • Ort
    Berlin
  • Hauptcode
    Softwarepaket für das Beschaffungswesen
    48490000

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