Budgetopfølgningssystem

Krav til behov ved anskaffelse af budgetopfølgningssystem IdriftsættelseBudgetopfølgningssystemet skal være et færdigudviklet system, som er klar til idriftsættelse 1. januar 2027 med historiske data for 2024 og 2025, samt budgetter, disponeringer og forbrug for 2026. Hjørring Kommune ønsker ikke at deltage i udviklingen af et budgetopfølgningssystem.Integration med eksisterende systemerSystemet skal kunne integreres med alle nuværende økonomi- og lønsystemer på det kommunale marked.BrugergrænsefladeSystemet skal have en brugervenlig grænseflade på dansk, der er let at navigere i for både centrale og decentrale medarbejdere. Brugergrænsefladen skal give et overskueligt overblik over årets 12 måneder med angivelse af, hvad der er faktisk forbrug, og hvad der er forventet/disponeret forbrug. Samtidig skal tidligere indlagte forventninger/disponeret forbrug kunne ses.RapporteringSystemet skal kunne generere relevante rapporter, og skal kunne levere data til videre bearbejdning i Hjørring Kommunes BI værktøj samt Excel.SikkerhedSystemet skal opfylde de højeste sikkerhedsstandarder, herunder kryptering af data under overførsel og lagring, logge brugernes adgang samt understøtte forskellige adgangsgivende roller med både centralt og decentrale ansvarsområder.Adgangskontrol skal være baseret på ”single sign-on” adgangsstyring og skal kunne styres ud fra Hjørring Kommunes politiske og/eller administrative hierarki, så den enkelte bruger på en nem måde kan opsættes til et kontoområde, som udgør brugerens budgetansvar.SkalerbarhedSystemet skal være skalerbart for at kunne håndtere fremtidige udvidelser og øget datamængde samt tilpasses ændringer organisatorisk struktur og kontoplan.Udvikling, support og vedligeholdelseLeverandøren skal tilbyde danske support- og vedligeholdelsesaftaler, herunder regelmæssige opdateringer, fejlrettelser og funktionalitet i systemet i hele kontraktperioden. Betaling herfor skal være inkluderet i den årlige betaling.Funktionelle kravSystemet skal give et overskueligt og samlet overblik over faktisk forbrug, budget, lønforbrug, refusioner og simuleringer baseret på data fra økonomi- og lønsystem.Det skal være muligt via ”drill down”, at få vist detaljerede lønoplysninger på personniveau og på lønarter samt stamdata på hver medarbejder uden at skulle tilgå lønsystemet.Resultatet af et faktisk forbrug, simuleringer og disponeringer skal kunne give brugeren et forventet årsregnskab, som de – måned for måned – skal kunne sammenholde med deres forventede forbrug. Brugernes indberetninger af egne disponeringer og budgetreguleringer skal slå igennem med det samme i systemets overbliksbillede. Det skal ligeledes være muligt at tilknytte relevant dokumentation på egne disponeringer i form af mail, filer mv.Det forventede årsregnskab på alle niveauer skal kunne aggregeres op til et samlet forventet årsregnskab for hele kommunen.Systemet skal understøtte en dialog mellem de decentrale enheder og de centrale stabe via kommentarer og noter til de disponeringer og budgetreguleringer, som indberettes i systemet.Ledere med budgetansvar skal kunne gennemføre deres ledelsestilsyn i systemet både hvad angår budgetopfølgning, herunder forventet regnskab, bilagskontrol og personalerelaterede kontroller. Via links i systemet skal det være muligt nemt og hurtigt at få vist fakturaer fra økonomisystemet og således fx understøtte kontrol af automatiserede bilag. Omvendt skal det være muligt for lederne at indsætte relevante links til rapporter.Ledelsestilsynet skal give mulighed for udsendelse af brugerattestering på forskellige systemer.Det er vigtigt at også ledelsestilsynet understøtter dialog mellem decentrale ledere og de centrale stabe, herunder opfølgning på gennemførsel af kontrollerne.