D365-ohjelmistopalvelukokonaisuuden hankinta Satakunnan hyvinvointialueelle

Hankinnan kohteena on D365- ohjelmistopalvelukokonaisuus (Sarastia365 Talous) Satakunnan hyvinvointialueelle. Hankinta kattaa talouden, materiaalinhallinnan ja huollon toiminnanohjausjärjestelmäkokonaisuuden sekä sen liitännäisjärjestelmien hankinnan. Alkuperäinen hankinta on tehty sidosyksikköhankintana Sarastia Oy:ltä (2360731–5), hankintasopimus on allekirjoitettu 22.8.2022. Sopimus on ollut määräaikaisena voimassa vuoden alkamisajankohdasta, ja tämän jälkeen sopimus on jatkunut toistaiseksi voimassa olevana, kuuden kuukauden irtisanomisajalla. Sopimuksen solmimisen jälkeen Sarastia Oy on vaihtanut nimensä Numera Palvelut Oy:ksi 1.9.2024. Numera Palvelut Oy on myynyt liiketoimintakaupalla talous- ja palkkapalvelunsa Administer Oyj:lle, joka rekisteröi nimekseen Sarastia Oy:n (3558984–7) 26.3.2026. Liiketoimintakauppa on saatettu päätökseen 31.3.2026 ja liiketoiminta on siirretty uuteen Sarastia- yhtiöön 1.4.2026. Satakunnan hyvinvointialue omisti aiemmasta Sarastia Oy:stä vain 0,75 %, joten hyvinvointialueella ei ole ollut vähemmistöomistajana tosiasiallista mahdollisuutta vaikuttaa kauppojen toteutumiseen. Hyvinvointialue on kevään ja kesän aikana käynyt neuvotteluja Administer Oyj:n kanssa sekä selvittänyt juridista asemaansa liiketoimintakaupan voimaan tulon jälkeen. Muun muassa liiketoimintakaupan vuoksi hankintaa ei voida enää jatkaa sidosyksikköhankintana. Hankittavan järjestelmän elinkaareksi on arvioitu 10 vuotta. Julkisia hankintoja säätelevän hankintalain keskeisenä tavoitteena on tehostaa julkisten varojen käyttöä sekä edistää taloudellisesti kestävien hankintojen tekemistä. Ohjelmistopalvelun räätälöinti Satakunnan hyvinvointialueen tarpeisiin on aiheuttanut hyvinvointialueelle merkittäviä kustannuksia ja vienyt järjestelmätoimittajalta aikaa. Hankinnan alkuperäiseksi elinkaaren arvoksi laskettuna kymmenelle (10) vuodelle on arvioitu 25 miljoonaa euroa, josta perustamisvaiheen kustannukset ovat olleet noin 6,2 miljoonaa euroa. Koska Satakunnan hyvinvointialue ei ole enää sidosyksikkösuhteessa Sarastia Oy:hyn, tulee hankinta kilpailuttaa uudelleen. Tämän takia nykyistä sopimusta on tarpeen jatkaa Sarastia Oy:n (3558984–7) kanssa 31.12.2029 asti tai kunnes korvaava järjestelmähankinta ja sen käyttöönottoprojekti on saatettu päätökseen. Hankintaprosessin arvioidaan kestävän noin 9kk, sisältäen järjestelmän esimäärittelyt ja käyttöönottoprojektin pituudeksi arvioidaan noin 12kk. Mikäli kilpailutuksen tuloksena valittu järjestelmä otetaan käyttöön ennen 31.12.2029, noudatetaan tällä päätöksellä jatkettavan hankintasopimuksen irtisanomisehtoja. Uuden kilpailutuksen valmistelu on aloitettu, mutta johtuen kokonaisuuden laajuudesta ja järjestelmän merkittävyydestä hyvinvointialueen toiminnalle kilpailutus ja sen valmistelu vaatii tavanomaista kilpailutusprosessia enemmän aikaa. Järjestelmän merkittävyydestä ja laajuudesta johtuen siirtymä uuteen järjestelmään on toteutettava hallitusti. Nykyisen sopimuksen jatkaminen on EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta. Hankinta toteutetaan suorahankintana, koska teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan; lisäedellytyksenä on, että järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole, eikä kilpailun puuttuminen johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta. Tällä hetkellä käytössä olevan palvelu- ja järjestelmäkokonaisuuden siirtäminen toiselle toimijalle ei ole toteutettavissa välittömästi ilman merkittäviä riskejä muun muassa hyvinvointialueen lakisääteisten palveluiden jatkuvuudelle ja tietoturvalle. Lisäksi sopimuksen jatkaminen on ehdottoman välttämätöntä uuden kilpailutuksen toteutuksen ajaksi, eikä säädettyjä määräaikoja voida noudattaa hankintayksiköstä riippumattomasta, ennalta arvaamattomasta syystä aiheutuneen äärimmäisen kiireen vuoksi. (Hankintalaki 1397/2016, 40 §) Hankintayksikkö on selvittänyt myös mahdollisuutta tuottaa toiminta jatkossa omana toimintana. Nykyisellä toimittajalla on kuitenkin hallussaan järjestelmän immateriaalioikeudet, joten tällä hetkellä vain kyseinen toimittaja voi toteuttaa ohjelmistopalvelukokonaisuuden. Järjestelmän keskeytymätön toiminta ja siten hankinta määräajaksi on välttämätöntä, jotta hyvinvointialue voi toteuttaa lakisääteisiä tehtäviään. Hankinnasta julkaistaan suorahankintailmoitus ennen hankintasopimuksen tekemistä. Päätös on sen vuoksi ehdollinen ja hankinta voidaan toteuttaa, mikäli suorahankintailmoituksesta ei valiteta. Hankintayksikkö voi julkaista vapaaehtoisesti Euroopan unionin virallisessa lehdessä ilmoituksen aiotusta suorahankinnasta ennen hankintasopimuksen tekemistä. Mikäli asiasta ei valiteta 14 päivän kuluessa, suorahankinnasta tulee lainvoimainen, eikä hankintasopimuksen sitovuuteen voida enää muutoksenhaulla puuttua. Suorahankintailmoituksen perusteluista on ilmettävä selkeästi ja yksiselitteisesti syyt, joiden vuoksi hankintayksikkö on katsonut voivansa tehdä hankintasopimuksen ilman hankintailmoitusta. Ilmeisen puutteellinen tai virheellinen suorahankintailmoitus voi kuitenkin aiheuttaa hankintapäätöksen kumoamisen ja tehdyn sopimuksen toteamisen pätemättömäksi myös jälkikäteen.