Digital løsning for registrering av renhold og avvik

Om anbudet

Oppdragsbeskrivelse

Bakgrunn Troms fylkeskommune (TFK) forvalter en bygningsmasse på 218 000 m², bestående av blant annet skoler, idrettsanlegg, tannklinikker, arbeidsplasser og øvrige fylkeskommunale bygg. Renholdstjenestene utføres av om lag 130 renholdere organisert i team, med fokus på fleksible arbeidsformer, effektiv ressursutnyttelse og kvalitet i tjenesteleveransen. Fylkeskommunen har behov for en mer ensartet, digital og dokumenterbar oppfølging av renhold på tvers av bygg, rom og områder. Dagens løsninger gir ikke tilstrekkelig støtte for registrering og oppfølging av utført arbeid, avvik og kvalitetsmålinger. Det er derfor behov for en løsning som gjør det enkelt for renholdere å registrere utført arbeid og melde inn forhold som påvirker renholdet, eksempelvis rom som ikke kan rengjøres, avvik eller manglende gjennomføring av periodisk renhold. Samtidig har fylkeskommunen behov for bedre oversikt og styringsinformasjon. Ledere skal kunne følge status per bygg, område og rom, identifisere områder som ikke er rengjort og få et bedre grunnlag for planlegging av kapasitet, ressursbruk og fraværshåndtering. Renholdskvaliteten skal kunne måles og dokumenteres i henhold til NS-INSTA 800. TFK ønsker løsninger som gir god støtte til kvalitetsoppfølging, rapportering og analyse, og som bidrar til økt brukervennlighet, bedre beslutningsgrunnlag og mer effektiv drift. Anskaffelsen gjennomføres for å etablere en fremtidsrettet digital løsning som gir bedre oversikt, mer ensartet praksis, bedre dokumentasjon og mer effektiv håndtering av avvik, kvalitetsoppfølging og ressursplanlegging. Beskrivelse av oppdraget Oppdraget omfatter levering, etablering, drift og support av et digitalt renholdssystem for Troms fylkeskommune. Løsningen skal gi oversikt over renhold per bygg, rom og område, og kunne benyttes av renholdere, vikarer, ledere, administratorer og driftsansvarlige der arbeidet utføres. Systemet skal støtte planlegging, gjennomføring, dokumentasjon og oppfølging av renholdstjenestene. Løsningen skal blant annet: Gi enkel registrering av utført renhold, status og avvik. Støtte registrering og oppfølging av periodisk renhold. Gi oversikt over rom og områder som ikke er rengjort eller hvor avvik er registrert. Støtte kvalitetsmålinger og dokumentasjon i henhold til NS-INSTA 800. Tilby rapporter og styringsinformasjon som understøtter oppfølging, dokumentasjon, analyse og ressursplanlegging. Støtte både kortsiktig og langsiktig planlegging av oppgaver og ressurser. Kunne integreres med eksisterende og fremtidige FDV-systemer, samt legge til rette for fremtidige integrasjoner mot øvrige støttesystemer, inkludert mulighet for fremtidig bruk av sensorteknologi, for eksempel dispensere, avfallshåndtering, maskiner og roboter. Leveransen skal omfatte nødvendig etablering og konfigurering av bygg- og romstruktur, brukerroller og tilgangsstyring, samt opplæring, brukerstøtte og administrativ bistand i forbindelse med innføring og bruk av løsningen. TFK ønsker en brukervennlig og visuelt orientert løsning som legger til rette for effektiv drift, god kvalitetskontroll og fremtidig utvikling av renholdstjenestene. Nærmere krav til funksjonalitet, tekniske forhold, sikkerhet, personvern, integrasjoner og tjenestenivå fremgår av kravspesifikasjon.Hovedtrekkene i prosedyrenAlle interesserte leverandører kan levere tilbud gjennom Hyyr. Konkurransen har ingen prekvalifiseringsfase. Tilbudene evalueres direkte, og det er ikke adgang til dialog eller forhandlinger utover mindre avklaringer og korrigeringer av tilbudene. Leverandøren oppfordres på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter i kommunikasjonsmodulen i Hyyr.

Kontaktinformasjon

Kontakt navn

Troms Fylkeskommune

Kontakt telefon

+47 77788000

Kontakt e-post

postmottak@tromsfylke.no

Adresse

Strandvegen 13, 9007 TROMSØ

• Pris

  15%

  Beskrivelse

  Under dette kriteriet vurderes tilknyttet prisskjema.

• Kvalitet

  25%

  Beskrivelse

  Leverandøren sitt svar på krav 2.8. Under dette kriteriet vurderes: se evalueringsskjema som er vedlagt krav.

• Demonstrasjon av system

  60%

  Beskrivelse

  Krav 3.5, 3.8, 3.16, 5.3, 10.1 og 10.2. Tilbyder skal levere en skriftlig besvarelse og demonstrere hvordan kravene understøttes i løsningen, jf. vedlagt evalueringsskjema. Oppdragsgiver ønsker også tilgang til løsningen via testbruker for verifisering av utvalgt funksjonalitet. Vurderingen baseres på: skriftlig besvarelse, demonstrert funksjonalitet og arbeidsprosesser, erfaringer fra testing med testbruker. Det settes av inntil 2 timer til demonstrasjon per tilbud. Demonstrasjonstidspunkt avtales med den enkelte tilbyder. Oppdragsgiver ønsker gjennomføring i uke 41.

• Klima og miljø

  Beskrivelse

  Anskaffelsen vil være omfattet av anskaffelsesforskriftens bestemmelser om plikt til å vekte klima og miljøhensyn på 30 %. Anskaffelsesforskriften § 7-9 har som formål at det skal stilles krav og/eller kriterier som reduserer anskaffelsens samlede klimaavtrykk eller miljøbelastning. Den nye digitale løsningen for registereing av renhold og avvik vil ha et klimaavtrykk og føre til miljøbelastning, både direkte og indirekte ved: - Utbygging av serverparker/datasentre - Bruk av energi i serverparker/datasenter både til produksjon av data, sending av data og til kjølesystemer - Håndtering av elektronisk avfall og resirkulering - Ressursbruk for datalagring og prosessorkraft DFØ har vurdert klimaintensitet og sentrale miljøbelastninger for innkjøpskategorier på overordnet nivå (CPV-kode på hovednivå) og sammenstilt vurderingene i deres Klima- og miljørisikoliste, ref. Klima- og miljørisikolisten | Anskaffelser.no. Listen oppgir for de aktuelle CPV-kodene i denne anskaffelsen: - 48 Programvare og informasjonssystemer - 72 Datatjenester: rådgivning, programvareutvikling, internett og systemstøtte - 79 Forretningstjenester; lov, reklame, rådgivning, ansettelse, trykking og sikkerhet ...at samtlige har en lav estimert klimaintensitet. Lav klimaintensitet innebærer mindre enn 20 tonn CO2-ekvivalenter per millioner kroner. Utvikling av programvare er en tjeneste som normalt sett inneholder elementer som kun har en marginal betydning for klima- og miljø, og dermed etter sin art har et klimaavtrykk og en miljøbelastning som er uvesentlig. Arten av anskaffelsen er utvikling av programvare, hvor hovedytelsen er leverandørens arbeidsinnsats. Det er ikke behov for-/stilles heller ingen krav til fysiske reiser/reiseaktivitet mellom TFK og leverandør i løpet av kontraktsperioden. Det direkte klimaavtrykket som følge av anskaffelsen antas derfor å være av beskjeden karakter. Dersom en hensyntar underleverandøren- og programvareprodusentkjedene, ser vi imidlertid at det kan oppstå klimaavtrykk og miljøbelastning knyttet til drift av datasentre. TFK har liten kjennskap til en objektiv målestokk for å kunne evaluere drift av datasenter. Vi har i markedskartlegging fått kjennskap til at det ikke er store forskjeller mellom leverandørene på dette punktet og det vurderes derfor til å ikke være egnet til å skille leverandørene som et tildelingskriterium. Resultatet av klima- og miljøkartleggingen er at anskaffelsen vurderes til å ha et klimaavtrykk og en miljøbelastning som er uvesentlig, jf. FOA §7-9 (5). TFK vil på bakgrunn av sin klima- og miljøkartlegging benytte unntaksbestemmelsen i FOA §7-9 femte ledd, da anskaffelsen er vurdert til å ha et klimaavtrykk og en miljøbelastning som er uvesentlig.

Fant ingen kvalifikasjonskrav i konkurransekunngjøringen.

Se hele utlysningen