Digital procurement system for Sykehusinnkjøp HF - Qualification

Om anbudet

Oppdragsbeskrivelse

About the contracting authoritySykehusinnkjøp HF, a health trust (HF), is one of Norway's largest purchasing centrals and manages a procurement portfolio with an annual value of approximately NOK 57.3 billion. The health trust runs over 1,000 sourcing processes per year, which are regulated by Norwegian and EU public procurement laws. In addition, Sykehusinnkjøp manages approximately 6,500 contracts, 22.000 supplier relations and roughly 160.000 active catalogue products and services. Purpose and scopeThe purpose of this competition is to acquire and implement a new procurement suite/-ecosystem for Sykehusinnkjøp HF as a purchasing central including access for users from the four health regions. The new suite/ecosystem will replace the existing sourcing and contract management systems Mercell MSS and Contiki, some internally developed tools, and introduce new procurement functionality to improve focus, productivity, and consistency. Sykehusinnkjøp HF needs a modern cloud-based procurement platform that to a greater degree automates, digitizes, and streamlines our procurement business processes. In addition 32 customers in the health regions will have options of the duration of the framework agreement. The new procurement suite/ecosystem should therefore cover all the following functional areas as these are strongly interrelated: Category management In-take and portfolio planning and management Risk management Integration to retrieve spend data from existing spend tool. Option on new spend tool. Savings- and value creation Requirements management Sourcing processes Catalogue management Contract management Supplier relation management (SRM) and sustainability (ESG) The enhanced digital procurement ecosystem should cover the functional needs of purchasing central and be perceived as a seamless and efficient tool by its internal and external users. As stated initially, many of our procurement activities are done in close cooperation with personnel from the regional health trusts and our contractors. Sykehusinnkjøp HF has a vision of having an end-to-end digital “procurement” chain where data is easily and transparently exchanged in the digital ecosystem and with the ERP-systems and data warehouse solutions in the health regions. In that context, the Once-only principle is important. Information should only be collected and stored once and then shared onwards as required and approved. The ownership and control of Sykehusinnkjøp data includes not only the ability to access, create, modify, package, derive benefit from or remove data, but also the right to share data and assign privileges to others. At the end of the day, the complete digital procurement suite/ecosystem should lead to a more intelligent work approach that is more logical, easier to use and more efficient than today’s solutions for all users. ValueIn total, the procurement has an estimated value of 55-90 MNOK if the all the options are exercised over a period of 4 years. The maximum value of the framework agreement is estimated to 130 MNOK over the same period and includes procurement, implementation and maintenance for Sykehusinnkjøp HF and all optional customers.Hovedtrekkene i prosedyrenAbout the contracting authoritySykehusinnkjøp HF, a health trust (HF), is one of Norway's largest purchasing centrals and manages a procurement portfolio with an annual value of approximately NOK 57.3 billion. The health trust runs over 1,000 sourcing processes per year, which are regulated by Norwegian and EU public procurement laws. In addition, Sykehusinnkjøp manages approximately 6,500 contracts, 22.000 supplier relations and roughly 160.000 active catalogue products and services. Purpose and scopeThe purpose of this competition is to acquire and implement a new procurement suite/-ecosystem for Sykehusinnkjøp HF as a purchasing central including access for users from the four health regions. The new suite/ecosystem will replace the existing sourcing and contract management systems Mercell MSS and Contiki, some internally developed tools, and introduce new procurement functionality to improve focus, productivity, and consistency. Sykehusinnkjøp HF needs a modern cloud-based procurement platform that to a greater degree automates, digitizes, and streamlines our procurement business processes. In addition 32 customers in the health regions will have options of the duration of the framework agreement. The new procurement suite/ecosystem should therefore cover all the following functional areas as these are strongly interrelated: Category management In-take and portfolio planning and management Risk management Integration to retrieve spend data from existing spend tool. Option on new spend tool. Savings- and value creation Requirements management Sourcing processes Catalogue management Contract management Supplier relation management (SRM) and sustainability (ESG) The enhanced digital procurement ecosystem should cover the functional needs of purchasing central and be perceived as a seamless and efficient tool by its internal and external users. As stated initially, many of our procurement activities are done in close cooperation with personnel from the regional health trusts and our contractors. Sykehusinnkjøp HF has a vision of having an end-to-end digital “procurement” chain where data is easily and transparently exchanged in the digital ecosystem and with the ERP-systems and data warehouse solutions in the health regions. In that context, the Once-only principle is important. Information should only be collected and stored once and then shared onwards as required and approved. The ownership and control of Sykehusinnkjøp data includes not only the ability to access, create, modify, package, derive benefit from or remove data, but also the right to share data and assign privileges to others. At the end of the day, the complete digital procurement suite/ecosystem should lead to a more intelligent work approach that is more logical, easier to use and more efficient than today’s solutions for all users. ValueIn total, the procurement has an estimated value of 55-90 MNOK if the all the options are exercised over a period of 4 years. The maximum value of the framework agreement is estimated to 130 MNOK over the same period and includes procurement, implementation and maintenance for Sykehusinnkjøp HF and all optional customers.

Kontaktinformasjon

Kontakt navn

Postmottak Sykehusinnkjøp

Kontakt telefon

+47 78950700

Kontakt e-post

post@sykehusinnkjop.no

Adresse

Postboks 40, 9811 VADSØ

• Quality

• Pris

• Økonomisk og finansiell kapasitet

  Beskrivelse

  Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre kontrakten. Dette inkluderer å fremlegge årsregnskap for de to siste årene med noter og revisjonsberetning. Hvis det er mer enn seks måneder siden siste årsregnskap, skal det også fremlegges resultatregnskap og balanse for de siste seks månedene. Hvis leverandøren har en saklig grunn til ikke å fremlegge den etterspurte dokumentasjonen, kan den økonomiske og finansielle kapasiteten dokumenteres på annen måte, for eksempel med en garantierklæring fra morselskap eller bankgaranti. Ved bruk av morselskapets garanti, bes det om dokumentasjon på at morselskapet er i stand til å overta datterselskapets økonomiske og finansielle kontraktsforpliktelser.

  Dokumentasjonskrav

  Årsregnskap for de to siste årene med noter og revisjonsberetning. Hvis det er mer enn seks måneder siden siste årsregnskap, skal det også fremlegges resultatregnskap og balanse for de siste seks månedene. Hvis leverandøren har en saklig grunn til ikke å fremlegge den etterspurte dokumentasjonen, kan den økonomiske og finansielle kapasiteten dokumenteres på annen måte, for eksempel med en garantierklæring fra morselskap eller bankgaranti. Ved bruk av morselskapets garanti, bes det om dokumentasjon på at morselskapet er i stand til å overta datterselskapets økonomiske og finansielle kontraktsforpliktelser. Oppdragsgiver vil bestille en ratingrapport fra Dun & Bradstreet for å verifisere leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet.

• Firmaattest

  Beskrivelse

  Leverandøren skal være registrert i et foretaksregister eller et handelsregister i medlemsstaten der leverandøren er etablert. Leverandører fra visse medlemsstater kan være nødt til å oppfylle andre krav i bilag XI til direktiv 2014/24/EU.

  Dokumentasjonskrav

  Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: Dokumentasjon på at selskapet er registrert i foretaksregister, faglig register eller et handelsregister i staten der leverandøren er etablert.

• Referanseprosjekter

  Beskrivelse

  Leverandøren skal ha relevant erfaring i henhold til områdene spesifisert i seksjon 1.2 i konkurransereglene. Leverandøren må besitte tilstrekkelig kapasitet til å oppfylle kontraktsforpliktelsene, inkludert erfaring med å levere en løsning som dekker områdene spesifisert i seksjon 1.2. I vurderingen vil oppdragsgiver legge vekt på relevans, omfang og kompleksitet av tidligere leveranser.

  Dokumentasjonskrav

  En oversikt over opptil tre (3) av de viktigste og mest relevante leveransene av lignende løsninger de siste tre (3) årene, inkludert informasjon om omfang/verdi, leveringstidspunkt, samt navn på kunden. Bruk malen i Vedlegg 2, med tittelen «Svarskjema tekniske og faglige kvalifikasjoner».

• Kapasitet til å gjennomføre kontrakt

  Beskrivelse

  Leverandøren skal ha god kapasitet knyttet til gjennomføringen av kontrakten. Dette inkluderer utvikling, testing, support og vedlikehold, prosjektledelse, implementering og opplæring. I vurderingen vil oppdragsgiver legge vekt på kapasitet i forhold til omfanget og størrelsen på denne konkurransen.

  Dokumentasjonskrav

  Antall ressurser: Gjennomsnittlig antall årsverk de siste 2 årene (hele virksomheten). Antall årsverk relevant for denne leveransen: prosjektledelse, implementering, produktutvikling, testing, support og vedlikehold. Eventuelle ytterligere planer for bemanningsjustering hvis leverandøren tildeles kontrakt. En beskrivelse av teknisk personell eller tekniske enheter, spesielt de som er ansvarlige for kvalitetskontroll, som leverandøren råder over til å utføre kontrakten. I tillegg bes leverandøren om å beskrive hvor stor del av kontrakten, og hvilke deler, som er planlagt satt bort til underleverandør(er). Bruk malen i Vedlegg 2, med tittelen «Svarskjema tekniske og faglige kvalifikasjoner».

Se hele utlysningen