Om anbudet

Oppdragsbeskrivelse

Bakgrunn og formål Dagens avtale går ut i oktober 2026 og det er behov for ny avtale. Formålet med rammeavtalen er å sikre Innlandet fylkeskommune en helhetlig og kostnadseffektiv løsning for anskaffelse, levering og forvaltning av elev-PC-er til videregående opplæring. Løsningen skal støtte læreplanverket og digitale læringsprosesser på en måte som gir elevene stabile, funksjonelle og pedagogisk relevante arbeidsverktøy gjennom hele skoleløpet. Elevene beholder pc’en etter endt skolegang. Det planlegges å inngå parallelle rammeavtaler med 3 leverandører (forutsatt at det er minst 3 tilbud som kan aksepteres). De tre tilbyderne som har det beste forholdet mellom pris og kvalitet, jf. tildelingskriteriene, vil bli valgt som leverandører. Vinner av konkurransen på rammeavtalen, får kontrakt for levering 2027. Deretter blir det gjennomført mini-konkurranse hvert år. Dersom det kun er 1 tilbud som aksepteres, vil rammeavtalens varighet begrenses til ett år, dvs. levering 2027. Rammeavtalen skal gi forutsigbarhet i både pris og kvalitet, samtidig som den legger til rette for fleksibilitet ved teknologiske endringer og tilpasninger i undervisningsbehov. God logistikk, høy leveringspresisjon og enkel håndtering for skolene er sentralt, slik at elevene får tilgang til utstyret til riktig tid og med minimal administrativ belastning for fylkeskommunen. Avtalen skal sikre en enhetlig, effektiv og sporbar prosess for innmelding, behandling og avslutning av alle saker knyttet til elev‑PC (reklamasjoner, forsikring, garanti, reparasjon/utskiftning) slik at skolene og IKT‑personell har forutsigbare svartider, reparasjonstider og tydelig status i hele sakens livsløp. Maskinene skal på leveransen for 2027 leveres med operativsystem MS Windows 11 Pro Education eller nyere, da dette er nødvendig for å sikre kompatibilitet med oppdragsgivers eksisterende systemportefølje og forvaltning. I løpet av avtaleperioden kan det oppstå behov for anskaffelse av klienter basert på andre operativsystemer, herunder Apple Mac. Leverandør skal kunne tilby relevante produkter i tråd med dette dersom behov oppstår.Hovedtrekkene i prosedyrenAnskaffelsen gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 17. juni 2016 nr. 73 (LOA), og forskrift om offentlige anskaffelser av 12. august 2016 nr. 974 (FOA), del I og III. Denne anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse, jf. FOA § 13-1 (1). I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle, og derfor ikke mulighet til å endre tilbudet etter tilbudsfristen. Leverandører oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette dokumentet. Åpen anbudskonkurranse er en anskaffelsesprosedyre som tillater alle interesserte Leverandører å gi tilbud. Det planlegges å inngå parallelle rammeavtaler med 3 leverandører (forutsatt at det er minst 3 tilbud som kan aksepteres). De tre tilbyderne som har det beste forholdet mellom pris og kvalitet, jf. tildelingskriteriene, vil bli valgt som leverandører på rammeavtalen. Vinner av konkurransen på rammeavtalen, får kontrakt for levering 2027. Deretter blir det gjennomført mini-konkurranse hvert år. Dersom det kun er 1 tilbud som aksepteres, vil rammeavtalens varighet begrenses til ett år, dvs. levering 2027.

Kontaktinformasjon

Kontakt navn

Innlandet fylkeskommune

Kontakt telefon

+47 62 00 08 80

Kontakt e-post

post@innlandetfylke.no

Adresse

Parkgata 64, 2317 HAMAR

• Portal-løsning

  10%

  Beskrivelse

  Oppdragsgiver vil vektlegge i hvilken grad leverandørens portal legger til rette for en god effektiv, oversiktlig og brukervennlig håndtering av saker knyttet til elev-PC-er. Det vil særlig legges vekt på: Tydelig og strukturert kommunikasjon i sakene, med klart ansvar og oppfølging, at innmelder mottar bekreftelse og løpende statusoppdateringer, god og oppdatert oversikt over status på egne saker, hensiktsmessig filtrering og søk (minst på status og sakstype), brukervennlighet, herunder intuitiv oppbygning og tilpasning for ikke-tekniske brukere, tilgjengelighet, herunder støtte for bruk på ulike enheter (mobiltilpasning), mulighet for oversikt, rapportering og uttrekk av relevante data.

• Kvalitet på tjenesten

  20%

  Beskrivelse

  Håndtering av kvalitetsavvik: Basert på besvarelse av case 1, vil oppdragsgiver vurdere leverandørens evne til å håndtere større kvalitetsavvik i leveranser, herunder systematiske feil som påvirker flere enheter. Oppdragsgiver vil evaluere kapasitet og gjennomføringsevne knyttet til identifisering, håndtering, utbedring/erstatning, kommunikasjon og forebygging av avvik. Forsikring: Basert på besvarelse av case 2, vil oppdragsgiver vurdere: I hvilken grad tilbudt løsning sikrer rask og forutsigbar håndtering av saker, hvordan forsikringssaker håndteres for å minimere administrativ belastning hos oppdragsgiver, grad av sporbarhet, dokumentasjon og etterprøvbarhet i saksbehandlingen. Reparasjon: Basert på besvarelse av case 3, vil oppdragsgiver vurdere leverandørens evne til å sikre rask og effektiv håndtering av reparasjonssaker slik at elevene opprettholder kontinuerlig tilgang til fungerende utstyr. Support: Oppdragsgiver vil vurdere i hvilken grad leverandørens brukerstøtteapparat sikrer kompetent, tilgjengelig og effektiv håndtering av henvendelser knyttet til leveransen. Det vil særlig legges vekt på: Kompetanse og erfaring hos kontaktpersoner (dokumentert ved CV), tilgjengelighet og organisering av faste kontaktpersoner på avtalen, hensiktsmessige og brukervennlige supportkanaler, tydelig ansvarsfordeling i støtte- og leveranseprosesser, klare og effektive eskaleringsrutiner, evne til å levere forutsigbar responstid på henvendelser.

• Pris

  70%

  Beskrivelse

  Priser fylles inn i vedlegg. Alle gule felter må fylles ut. Prisene skal inkludere alle kostnader for leveranse iht. kravspesifikasjon og tilbudet, herunder tilleggstjenester som portal-løsning, frakt, toll, fakturagebyr, gebyr og avgifter.

• Klima og miljø

  Beskrivelse

  I denne anskaffelsen er det oppdragsgivers vurdering at det er klart at klima- og miljøkrav i kravspesifikasjonen vil gi en bedre klima- og miljøeffekt enn tildelingskriterier. Klima- og miljøbelastningen av anskaffelsen er vurdert å komme fra: 1. Produksjon og bruk av PC-er 2. Transport 3. Avfall. Det er stilt krav om levetid på batteri, reparasjonsmulighet, garanti på produkter, robusthet, miljømerking, og overholdelse av norsk og europeisk regelverk om klima- og miljøvennlige produkter. Ved å stille disse kravene reduseres behov for produksjon av PCer, samt at klima- og miljøbelastningen fra produksjon og bruk av de leverte PCene reduseres. Det er stilt krav om euro standard på tunge kjøretøy og nullutslipp for lette kjøretøy. Ved å stille disse kravene reduseres klimagassutslippet ved transport. Det er stilt krav som sikrer at materialer i produktene og emballasje kan resirkuleres. Ved å stille disse kravene reduseres klima- og miljøbelastningen fra avfall. Elevene beholder PC etter endt skolegang. Dette sikrer at PCene brukes ut sin levetid som reduserer behovet for at eleven må kjøpe ny PC og er bakgrunnen til at det ikke er mulig å stille krav til avhending mv. Dette er også bakgrunnen for at oppdragsgiver ikke har behov for å stille ytterligere krav til levetid. Kravene er stilt på høyt nivå i forhold til hva markedet kan levere. Ved å ha tildelingskriterium om de samme forholdene vil en risikere at en leverandør som har dårligere oppnåelse vinner konkurransen med bakgrunn i de øvrige tildelingskriteriene. Oppdragsgiver benytter seg på denne bakgrunn av lov om offentlige anskaffelser § 5b andre ledd tredje punktum.

Fant ingen kvalifikasjonskrav i konkurransekunngjøringen.

Se hele utlysningen