Ernærings- og Forplejningssystem (EFS)

Udbud af Ernærings- og forplejningssystem (EFS) til Region Syddanmark. Kontrakten vedrører Levering af implementering, support, vedligeholdelse, drift, licens (enterpriselicens) af Løsningen som nævnt i Kontrakten. Ordregiver har et eksisterende Ernærings- og Forplejningssystem (EFS), som anvendes af Ordregivers sygehuses køkkener til køkkenproduktionen. Udbuddet vedrører indkøb af et nyt EFS til Ordregiver. Den udbudte løsning skal erstatte Ordregivers eksisterende Ernærings- og Forplejningssystem. Som en del af et nyt system ønsker Ordregiver bl.a. særlig fokus på tilføjelse af en ernæringsintegration, så der skabes overblik over patientens aktuelle ernæringsstatus i EPJ SYD. Denne integration vil give betydelige arbejdsgangbesparelser i klinikken. Det er ligeledes bestemt hos Ordregiver, at der skal være ét fælles system for varestamdata, som EFS skal integreres til. Anskaffelsen skal sikre et EFS, der kan anvendes af alle relevante køkkener hos Ordregiver, hvilket omfatter sygehuskøkkener og køkkener i private sygehuse herunder gigthospital, hospices og socialområdet tilknyttet Ordregiver. Leverandøren skal planlægge og gennemføre leverance af et EFS, der opfylder Ordregivers krav. Systemet skal have relevante integrationer til udvalgte it-systemer hos Ordregivers systemlandskab. Leverandøren skal endvidere levere vedligholdelse, drift og support af Systemet. Ordregiver tilvejebringer selv Driftsmiljøet. Den udbudte genstand beskrives nærmere i Kontrakten og tilhørende bilag, herunder Bilag 3 Leverancebeskrivelse, der indeholder en uddybende beskrivelse af kravene til den udbudte løsning. Leverancen gennemføres i henhold til Ordregivers krav, hvilket bl.a. fremgår af Bilag 1 Tidsplan, Bilag 4 Dokumentation og Bilag 14 Prøver. Krav om leverance af tilknyttede Ydelser fremgår bl.a. af Bilag 5 Vedligeholdelse og Support. Region Syddanmark har ca. 25.000 ansatte og der er ca. 1,2 mio. indbyggere, hvoraf en stor andel hvert år er i kontakt med regionens sygehuse, og dermed potentielle brugere af løsningen. Kontrakten er betinget af, at Regionsrådet for Region Syddanmark godkender Kontrakten. Såfremt Regionsrådet ikke godkender Kontrakten, bortfalder Kontrakten jf. Kontraktens punkt 33 Bevillingsmæssige forbehold, og Leverandøren kan fakturere den andel af arbejdet som er udført, jf. Bilag 12 Vederlag og betalingsplan. Udkast til Kontrakten og tilhørende bilag beskriver de udbudte ydelser, herunder mindstekrav (MK) og konkurrencekrav (KK). Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at Tilbudsgiver skal opfylde samtlige krav kategoriseret som mindstekrav (MK). Mindstekravene (MK) er ikke en del af tilbudsevalueringem og skal ikke besvares. Mindstekrav (MK) skal opfyldes seneste ved Overtagelsesdagen, medmindre andet er forudsat eller angivet som en del af det enkelte MK. Konkurrencekrav (KK) kan besvares af Tilbudsgiver. Behov formuleret som et konkurrencekrav er ikke mindstekrav, men er Ordregivers ønske om en bestemt egenskab eller et bestemt vilkår. Konkurrencekrav angiver krav, hvor Tilbudsgiver på en nærmere angivet måde har beskrevet, hvordan kravet opfyldes. Option (O) skal besvares af Tilbudsgiver. Behov formuleret som en Option er ikke mindstekrav, men er Ordregivers ønske om en bestemt egenskab eller et bestemt vilkår. Optioner skal opfyldes. Prissætning skal afgives i Bilag 12.1 Beregning af tilbudspris under Fane 3 ”Bilag 12”. Ved manglende besvarelse har ordregiver pligt til at forkaste tilbuddet. En oversigt over det samlede udbudsmateriale er vist i Udbudsbetingelsernes punkt 3 – Udbudsmateriale. I Udbudsbetingelsernes punkt 17 Tjekliste for Tilbudsgiver er der desuden en tjekliste, som viser hvilke dokumenter Tilbudsgiver skal besvare.Hovedtræk i procedurenUdbuddet gennemføres som et offentligt udbud, hvilket indebærer, at enhver økonomisk aktør kan afgive tilbud.