Helsingin kaupungilta avustuksia saavien kohteiden tarkastaminen

Hankinnan kohteena on kaupungilta avustusta saavien kohteiden tarkastukset. Tarkastuksilla varmistetaan, että avustuksia saaneet järjestöt, yritykset, yhteisöt, työryhmät tai yksityishenkilöt noudattavat avustusten käytössä avustuspäätöksiä, niihin liittyviä ehtoja sekä voimassa olevia ohjeita. Lisäksi tarkastuksissa arvioidaan mahdollisuuksien mukaan avustuksen saajien hyvän hallintotavan toteutumista sekä toiminnan laadullisten kriteerien täyttymistä. Tarkastukset perustuvat aineiston läpikäyntiin, jota täydennetään tarvittaessa avainhenkilöhaastatteluilla. Valvonnan tulee tuottaa riittävä varmuus avustuksen käytöstä suhteessa avustuksen suuruuteen ja luonteeseen kaikissa avustuslajeissa. Jokaisesta tarkastuksesta laaditaan avustuksensaajakohtainen tilinpidon ja avustuksen käytön tarkastusraportti. Raportit käydään läpi avustuksensaajien kanssa ja niitä voidaan hyödyntää myös kehittämistoimenpiteiden suunnittelussa, sillä tarkastusten yhteydessä voidaan antaa suosituksia avustettavan toiminnan ja hallinnon kehittämiseksi. Kaupunki toimittaa tarkastajalle tarvittavat tausta-aineistot, mutta palveluntuottaja vastaa tarkastusten käytännön toteutuksesta, aikatauluttamisesta ja yhteydenpidosta tarkastuskohteisiin. Työhön sisältyvistä palavereista sovitaan tarkastusten yhteydessä. Palvelu edellyttää senior-tason asiantuntijoita, jotka hallitsevat sekä taloudellisen tarkastamisen että järjestöjen ja muiden avustuksensaajien toimintaympäristön riittävän laajasti. Hankinnasta muodostetaan puitejärjestely, johon valitaan kolme toimittajaa. Puitesopimus on tarkoitettu koko kaupungin yhteiseksi, ja sitä voivat hyödyntää keskushallinnon lisäksi myös toimialat. Tavoitteena on turvata kaupungille yhdenmukainen, laadukas ja asiantunteva tarkastuspalvelu koko avustuskentän valvontaan. Sopimuksella katetaan kaikkien avustuslajien tarkastuksia, ja tarkastettavien avustusten kokoluokka vaihtelee noin 1 000–1 000 000 euron välillä. Tarkastusten kohdentaminen ja vuosittainen määrä voivat vaihdella toimialoittain, mutta kaupunki tavoittelee yhdenmukaista tarkastuskokonaisuutta, joka tukee avustustoiminnan läpinäkyvyyttä, oikeellisuutta ja hyvää hallintotapaa koko kaupungin tasolla. Puitesopimuskausi on neljä vuotta, ja sen arvioitu kokonaisarvo on noin 700 000 euroa. Tarkastuksia tehdään arviolta noin 50 avustuskohteeseen vuodessa. Helsingin kaupunki ei sitoudu vuosittaisiin tilausmääriin.Menettelyn pääpiirteetTässä hankinnassa käytetään avointa menettelyä. Tarjoajien tulee toimittaa tarjoukset määräaikaan mennessä tämän tarjouspyynnön vaatimusten mukaisesti. Tarjoajien soveltuvuus ja tarjousten tarjouspyynnönmukaisuus tarkastetaan tämän tarjouspyynnön ehtojen mukaisesti. Tarjousten vertailu tehdään tämän tarjouspyynnön vertailuperusteiden mukaisesti. Tarjouspyynnön ehdoissa esitetyt selvitykset ja todistukset pyydetään ennen hankintapäätöksen tekoa tarjoajalta, joka vertailun ja alustavan soveltuvuusarvioinnin perusteella näyttää tulevan valituksi. Hankintapäätös muutoksenhakuosoituksineen lähetetään kaikille tarjoajille tiedoksi. Ennen tarjousten toimittamisen määräaikaa on mahdollista esittää tarjouspalvelun kautta kysymyksiä, ja näihin kysymyksiin annetut vastaukset tulee ottaa huomioon tarjousta annettaessa tämän tarjouspyynnön vaatimuksia täsmentävinä vaatimuksina.