Kaakkois-Suomen Tieto Oy: Mobiililaitteiden ja työasemien sekä näyttöjen ja yhteensopivien tarvikkeiden ja palvelujen hankinta

Hankinnan kohteena ovat vaatimusten mukaiset Mobiililaitteet ja Työasemat sekä Näytöt (myös "Laite” tai ”Laitteet”) sekä Laitteisiin yhteensopivat tarvikkeet (”Tarvikkeet”), jotka Kaakkois-Suomen Tieto (”Tilaaja”) hankkii itsensä ja tarjouspyynnön liitteessä lueteltujen Tilaajan asiakkaiden (”Asiakas”) henkilöstön (”Käyttäjä”) käyttöön. Asiakkaat on kerrottu tarjouspyynnön liitteessä 10.3 "Tilaajan asiakkaat". Työasemat ja Työasemasta, Näytöstä ja Tarvikkeista koostuvat Työasemakokoonpanot tulevat Tilaajan rahoitusyhtiön omistukseen. Mobiililaitteet hankitaan Tilaajan tai Asiakkaiden omistukseen. Tarvikkeet tulevat Tilaajan tai Asiakkaan omistukseen, mikäli Tarvikkeet hankitaan erillisellä tilauksella. Tilaajan Asiakkaat edellyttävät, että Palvelut tulee olla saatavilla myös toimipisteistä Kouvolan ja Kotkan seudulla. Asiakkaidensa edellytyksen synnyttämän tarpeen vuoksi hankintayksikkö on asettanut toimipisteitä koskevia vaatimuksia siten, kuin hankinta-asiakirjoissa on tarkemmin kuvattu. Toimipisteillä hankintayksikkö pyrkii myös vähentämään osaltaan varsinaisten toimitus määriä ja siten vähentämään toimituksista aiheutuvaa pakkaamistarvetta ja siten pakkaamisroskan kertymistä ja näin turvaamaan osaltaan, että Palvelusta syntyvät hiilidioksidijalanjälki pysyisi mahdollisimman pienenä. Tilaajan asiakkaat korostavat käyttökokemuksen merkitystä ja edellyttävät, että hankittavat Tuotteet ovat helppokäyttöisiä ja Tuotteet ovat keskenään mahdollisimman yhteensopivia. Tarjoajalla tulee olla valmius toimittaa Tuotteita heti Kattosopimuksen tekemisen jälkeen. Tavoitteena on, että sopimus allekirjoitetaan 1.3.2024. Tilaaja voi aloittaa Laitteiden, Tarvikkeiden ja Palvelujen tilaukset samalla hetkellä, jotka Toimittaja toimittaa Kattosopimuksen ehtojen mukaisesti. Ennen Toimittajan tilausjärjestelmän käyttöönottoa tilaukset tehdään tarkemmin Kattosopimuksen tekemisen hetkellä sovittavalla vaihtoehtoisella tavalla. Tuotteet ja Palvelut hinnoitellaan erikseen. Tuotteista, Palveluista sekä Lisäpalveluista maksettavien hintojen tulee sisältää kaikki Toimittajan kustannukset, jotka sille aiheutuu sopimuksen mukaisista velvoitteista. Tuotteet ja Työasemien Optiot sekä näitä koskevat vaatimukset on kuvattu tarjouspyynnön liitteessä 2 ”Tekniset vaatimukset”. Tilaaja voi lisätä Työasemakohtaiseen tilauksiin Optioina ominaisuuksia/komponentteja, jotka eivät sisälly Työaseman vähimmäisvaatimuksiin. Palvelupaketit sisältävät Palvelua sisältäen ainakin seuraavat vaatimusten mukaiset suoritteet: - Asiakaspalvelu sovitun Palvelutason mukaisena Palveluaikana Tilaajalle ja Käyttäjille Kouvolassa ja Kotkassa sijaitsevissa Toimittajan toimipisteissä, sekä puhelimitse ja sähköpostitse - Sopimuskauden aikainen Ohjausryhmätyöskentely - Raportointi - Tuotteita koskevien tapahtumien kirjaaminen Toimittajan Toiminnanohjausjärjestelmään - Toimitusaikojen toteutumisen varmistamiseksi perustettava Toimittajan Puskurivarasto sisältäen Puskurivaraston ylläpidon ja hallinnoinnin - Laitteiden esiasennukset sekä tarroituksen - Tietojen siirrot Käyttäjän käytössä olevasta Laitteesta Toimittajan toimittamaan Laitteeseen - Toimituspalvelun sisältäen muun muassa Tuotteiden toimituksen Tilaajalle/Käyttäjälle sekä Laitteiden käyttökuntoon saattamisen, Näyttöjen asennukset olemassa oleviin telineisiin, Tarvikkeiden asennukset ja oheislaitteiden kytkennät ja käyttöopastuksen - Noutopalvelun sisältäen Asiakkaalta/Käyttäjältä noudetun Laitteen toimituksen Tilaajan Vaihtolaitevarastoon - Toimittajan Laiterekisterin, Tuotteiden liittäminen Laiterekisteriin sekä kaiken Laiterekisterin ylläpidon sekä hallinnoinnin - Huoltopalvelut - Tuotteiden Takuun ja takuukorjaukset Tilaaja voi hankkia erillistilauksilla Lisäpalveluna yksittäisiä Palvelupakettien sisältämiä suoritteita sekä takuun ulkopuolista Laitteiden viankorjausta. Lisäpalveluksi katsotaan myös muun muassa näyttötelineiden asennustyö ja Lisätyövoimapalvelu, joka sisältää Tilaajan oikeuden saada Toimittajalta asiantuntijoita ns. kiireavuksi tilapäiseen, enintään kahden viikon tarpeeseen. Lisätyövoimapalvelu on kuvattu tarkemmin liitteessä 3 Palveluihin liittyvät vaatimukset. Lisäpalveluita ovat myös Toimittajan Laitevakuutus, jollaisen Tilaaja voi hankkia Asiakkaansa tarpeen mukaan. Hankinnan kohde ja hankinnan kohdetta koskevat vaatimukset on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnössä ja sen liitteissä. Koekäytön ehdot on kuvattu tarkemmin hankintailmoituksen kohdassa Hankintamenettelyn tarkemmat tiedot ja KOEKÄYTTÖ. ENNAKOIDUT HANKINTAMÄÄRÄT Tarjouspyynnön Hintaliitteessä käytetyt kertoimet ovat Tilaajan arvio tulevista hankintamääristä yhden vuoden ajalta neljän vuoden keskimääräisestä hankintamääräarviosta laskettuna. Tilaaja on tehnyt arvionsa tulevista hankintamääristä ostohistoriansa perusteella. Arvion mukaan hankintamäärissä ei ole tapahtumassa muutoksia tulevan sopimuskauden aikana. Arvioidut hankintamäärät eivät kuitenkaan ole lupaus tietystä vähimmäishankintamääristä eikä Tilaaja sitoudu hankkimaan sopimuksen perusteella mitään vähimmäismäärää Tuotteita tai Palveluja. PUITEJÄRJESTELYN KUVAUS Kilpailutuksen perusteella perustetaan hankintalain 42 §:n tarkoittama puitejärjestely, johon valitaan yksi toimittaja jolta Tilaaja tekee tilaukset. Tilaaja voi sopimuskauden aikana pyytää valittua toimittajaa täydentämään tarjoustaan, mikäli Asiakkaalla on suojattavia turvallisuusintressejä, jotka asettavat erityisiä vaatimuksia Laitteita koskeville vaatimuksille. Mikäli valittu toimittaja ei kykene vastaamaan asetettuihin erityisiin vaatimuksiin ja täydentämään tarjoustaan, Tilaajalla on oikeus hankkia erityisvaatimukset täyttävät Laitteet ja näitä koskevat Palvelut kolmansilta osapuolilta kilpailutettavan sopimuksen estämättä.Puitejärjestelyn yhteenlaskettu hankintojen enimmäisarvo sopimuskauden ajalle on 19.000.000,00 euroa. Mikäli hankintojen euromääräinen enimmäisarvo täyttyy sopimuskauden aikana, sopimus lakkaa ja/tai Tilaaja lopettaa hankintojen tekemisen.