Kiinteistöhallintajärjestelmän hankinta

Vihdin kunta on uusimassa kiinteistöhallintajärjestelmää. Hankinnan tavoitteena on Vihdin kunnan omistamien ja hallinnoimien kiinteistöjen, rakennusten ja tilojen hallintaa sekä sisäistä ja ulkoista vuokrausta tehokkaasti ja monipuolisesti palveleva tietojärjestelmä. Järjestelmä hankitaan SaaS-palveluna. Nykyisellään hankintayksikön käytössä on Haahtela-kehitys Oy:n toimittama Haahtela Kiinteistötieto-tietojärjestelmä. Hankittava kokonaisuus tarkentuu hankintavaiheessa neuvotellen. Järjestelmän keskeisiä toiminteita ovat mm. · tilojen, kohteiden ja rakennuskannan hallinta · asiakasrekisteri, sisäiset ja ulkoiset asiakkaat · vuokrasopimusten hallinta ja laskutus · budjetointi · raportointi · dokumenttien hallinta · integraatiot (mm. taloushallinto, kiinteistönhoito) Kiinteistöhallintajärjestelmän tulee sisältää vähintään seuraavat palvelukokonaisuudet · tukipalvelut, järjestelmän ylläpidon ja päivitykset · järjestelmän kehittämisen · järjestelmän migraation ja konversiot uuteen järjestelmään · koulutukset Järjestelmän käyttäjiä ovat pääosin tilaajan hallinnon sekä yllä- ja kunnossapidon asiantuntijat (n. 6 hlö) sekä mahdolliset asiakkaat asiakaskäyttöliittymän kautta. Kohteita on seuraavasti: · Rakennuksia noin 70 kpl. · Sisäisiä vuokrasopimuksia n. 135 kpl. · Ulkoisia vuokrasopimuksia n. 45 kpl. · Sisäänvuokratut kohteet n. 10 kpl. · Kohteiden alle tallennettuja liitetiedostoja n. 3500 kpl. Järjestelmän tulee olla kokonaispalvelu, joka sisältää kaikki vaatimuksissa määritetyt ominaisuudet mahdollisimman yhtenäisen ja päätelaiteriippumattoman selainkäyttöliittymän kautta, huomioiden tietosuoja, tietoturvallisuus ja voimassa oleva lainsäädäntö ja muut määräykset. Käyttöliittymän tulee olla suomenkielinen. Järjestelmän tulee olla kokonaisuudessaan käytettävissä julkisen tietoverkon kautta. Hankinnan sopimusehdot perustuvat julkisen hallinnon hankintojen yleisiin sopimusehtoihin. Hankinta tehdään toistaiseksi voimassa olevana irtisanomisehdoin. Järjestelmän on oltava toiminnassa viimeistään 1.6.2026. Tarkempi aikataulu käydään hankintaneuvottelussa lävitse. Osana hankintaneuvotteluja käydään lävitse järjestelmän keskeiset ominaisuudet.Menettelyn pääpiirteetHankintamenettelyn kuvaus Kilpailutus suoritetaan kansallisena hankintana tilaajan määrittelemällä hankintamallilla, jossa neuvotellaan hankittavasta kokonaisuudesta ja sopimusehdoista. Neuvottelun tarkoituksena on laatia lopullinen tarjouspyyntö. Alustava neuvotteluagenda, jota voidaan tarpeen mukaan tarkentaa neuvotteluiden kuluessa: 1. Neuvottelu: toimituskokonaisuus 2. Neuvottelu: demo / käytettävyyden arviointi 3. Kirjallisesti: sopimusehtojen läpikäynti 4. Kirjallisesti: alustava projektisuunnitelma käyttöönottoprojektista Ilmoittautumisen yhteydessä tarjoajan tulee toimittaa hankintayksikölle tarjottavasta kokonaisuudesta hankintaneuvotteluja tukevaa materiaalia. Materiaalista tulee selvitä vähintään tarjottavan järjestelmän yleiskuvaus ja toiminnallisuudet. Kaikki ilmoittautuneet, jotka täyttävät soveltuvuusehdot kutsutaan mukaan neuvotteluihin. Neuvottelut pyritään käymään 7.1.2026-15.2.2026 välisenä aikana. Neuvotteluajankohdat sovitaan 18.-19.12.2025. Neuvottelut käydään etäyhteydellä ja tarvittaessa niitä täydennetään kirjallisesti sähköpostilla. Neuvotteluiden aikana toimittajalla tulee olla käytössään tulevaa tarjousta vastaava toimiva esittely-ympäristö. Neuvotteluiden kieli on suomi. Sopimustoimittajaksi valitaan yksi vertailussa eniten pisteitä saanut tarjoaja. Kilpailutuksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus (laatu 30–60 %, hinta 40–70 %).